Rauhalan blogi
  • Etusivu
  • Blogi
  • 5 vinkkiä yhdistyksen taloudenpitoon digitaalisen taloushallinnon avulla
11.5.2017 10:28:28

5 vinkkiä yhdistyksen taloudenpitoon digitaalisen taloushallinnon avulla

Yhdistyksen taloushallinnon perusteet vastuista ja tehtävänjaosta löytyvät yhdistyksen säännöistä ja yhdistyslaista. Vaikka taloudenpito yhdistyksissä noudattaakin suurilta osin samaa kaavaa kuin yrityksissä, yhdistysten taloushallinto sisältää monia erikoispiirteitä, jotka vaativat erityistä huomiota. Tahdonkin tässä artikkelissa hieman valottaa yhdistyksen taloudenpitoon liittyviä haasteita ja tuoda uudenlaisia näkemyksiä ja vinkkejä taloushallinnon helpottamiseksi yhdistyksissä.

Monimutkaisten tulo- ja menoerien paletti                       

Yhdistysten toimintaideana on tarjota palveluja jäsenilleen ja sidosryhmilleen. Yhdistyksen tarkoitus ei ole tuottaa voittoa, vaan rahoittaa varainhankinnalla ja avustuksilla toimintasuunnitelman mukaista toimintaa. Yhdistyksillä menon ja tulon välinen yhteys on usein epäselvempää, kuin yrityksillä, johtuen esimerkiksi vastikkeettomista tuloista ja menoista. Tositteesta on käytävä, ilmi miten saatu tulo tai maksettu meno liittyy yhdistyksen toimintaan. Tällöin helpottaa toiminto, jolla kuitista tai selvityksestä voidaan ottaa kuva esimerkiksi kännykällä ja liittää se tositteen liitteeksi. 

Toimintasuunnitelmaa tukeva budjetointi on tehtävä tarkasti usein tilien sijasta laskentakohteille asti, jotta eri toimintojen tai projektien toimintaa pystytään paremmin arvioimaan. Monipuolinen raportointi yhdistyksissä onkin kriittisen tärkeää, jotta varojen oikeat käyttökohteet voidaan todentaa jäsenille ja erilaisten avustusten myöntäjille asti.  

Yhdistyksen varainhankinnassa jäsenmaksut tuottavat usein suuren osan yhdistyksen tuloeristä. Yhdistyksen toimintaa rahoitetaan myös kannatustuotteilla ja esimerkiksi lehden julkaisusta saatavilla tuloilla. Varainhankinta on osa yhdistyksen toimintaa. Yhdistykset voivat anoa toimintaansa ja erilaisiin projekteihin avustusta esimerkiksi Veikkaukselta, valtiolta, Kelalta ja toisinaan myös EU:lta. Jotta yhdistys saa avustuksia toimintansa tueksi, rahoittajalle tulee tehdä selkeät laskelmat siitä, mihin saatuja avustuksia on käytetty ja ovatko ne myös ajallisesti kohdistuneet oikein. Myös jälkikäteen on oltava helposti todettavissa, että avustus on todella käytetty suunnitellusti. Mikäli tätä todennusta ei voida tehdä, rahoittaja voi pahimmassa tapauksessa vetää avustuksen takaisin.   

Omat lukunsa perinteisen meno- ja tuloerien hallinnan lisäksi ovat myös kirjanpito, tilinpäätös, raportointi, budjetointi ja jäsenyhdistysten laskutus, jotka kaikki eroavat tavalla tai toisella yritysmaailman toimintatavoista. Yhdistyksen talousvastaavan tulee siis olla tietoinen monenlaisista erikoisuuksista taloushallintoon liittyen, eivätkä hyvät vinkit varmasti mene hukkaan.   

Digitaalinen taloushallinto on hyödyllinen apuri myös yhdistyksille 

Myös yhdistysten on hyvä hyödyntää digitaalista taloushallintoa, samalla tavoin kuin yritystenkin. Olemme toimittaneet useita taloushallinnon ratkaisuja yhdistyksille, ja palaute on ollut erinomaista. Tunnemme yhdistyspuolen haasteet hyvin, ja tiedämme, että digitaalinen taloushallinto on suureksi avuksi yhdistysten taloushallinnossa. Digitaalisen taloushallinnon avulla yhdistyksen talous pysyy hallinnassa, mutta digitaalisuuden avulla voidaan tuottaa myös aitoa lisäarvoa toimintaan. 

Seuraavaksi tarjoan muutamia ajatuksia liittyen erityisesti digitaaliseen taloushallintoon yhdistyksissä.  

Raportointi 

Yhdistyksen talousraportoinnin tulee vastata moniin erilaisiin tarpeisiin. Toinen rahoittaja vaatii tietynlaista raportointia, toinen toista. Raportoinnin tulisi siis olla mahdollisimman joustavaa ja tilanteesta riippuen myös nopeasti muokattavaa. Toisinaan yhdistykset kokevat, että heillä tulisi olla kaksi kirjanpitoa: ”oikea kirjanpito” ja rahoittajille tehtävää raportointia varten oleva kirjanpito. Tämä on äärimmäisen aikaa vievää ja turhauttavaa. Myös säädökset, lait ja vaatimukset muuttuvat nopeasti, joskus jopa takautuvasti! Yhtäkkiä raportointi vuoden alusta onkin tehtävä täysin eri perustein kuin se on alun perin tehty, jolloin järjestelmän joustavat raportointimahdollisuudet säästävät paljolta turhalta työltä.   

Hyvä taloushallinto-ohjelmisto mahdollistaa joustavuuden ja muokattavuuden myös yhdistyksen raportoinnissa. Kun laskentaperusteet rakennetaan kerralla kuntoon ja prosessi saadaan selkeäksi, jälkikäteen tehtävät muokkaukset raportteihin tai kirjanpitoon hoituvat helposti itse toteuttaen tai asiantuntijoiden avustuksella. Hyvän järjestelmän avulla kustannuspaikkojen perustaminen ja raporttien rakentaminen on yksinkertaista ja säästää jopa satoja työtunteja manuaaliseen toimintatapaan verrattuna.  

Laskentakohteet

Yhdistyksille on usein tarpeen monipuoliset ja joustavat laskentakohteet, jotta tilikarttaa ei tarvitse laajentaa turhan massiiviseksi. Budjetointiin ja seurantaan tarvitaan eri laskentakohteita tai kustannuspaikkoja, joita pitää pystyä yhdistämään toisiinsa toiminnan tai organisaation mukaan. Tarvitaan myös laskentakohteita erilaisille projekteille tai hankkeille, jotta niiden tulot ja menot voidaan kohdistaa ja helposti selvittää jälkikäteen. Kustannuspaikat eivät siis riitä yhdistyksen kustannusten seurantaan ja hallintaan, vaan niissä usein tarvitaan projektiluontoista tai toimintoperusteista kustannuslaskentaa. 

Yhdistykselle hyödyllisintä yleensä on, mikäli erilaiset menot ja kirjanpidon viennit voitaisiin kohdentaa suoraan tietylle hankkeelle tai projektille, ja valmiit raportit saataisiin sähköisessä muodossa ulos järjestelmästä. Nykyaikaisissa digitaalisissa järjestelmissä voidaan raporteilta porautua laskun kuvalle asti ja tiedot säilyvät järjestelmissä. Näin pitkissäkin projekteissa voidaan tulostaa raportit suoraan järjestelmästä sähköisesti eri osapuolille. Yleiskulut on voitava vyöryttää toiminnoille tai laskentakohteille, jotta toimintaa voidaan seurata kuukausittain oikeilla luvuilla. 

Toisaalta taas nykyaikaiseen järjestelmään voidaan luoda muitakin laskentatunnisteita kuin vain kustannuspaikkoja, ja kaikilta kohteilta saadaan kuitenkin yhtä lailla raportit ja budjetit ulos. Esimerkiksi yhdistyksen leiri- tai virkistystoimintaa on kätevää seurata projektimallilla. Koko leiritoiminta voi toimia omana kustannuspaikkanaan ja eri projekteilla seurataan eri leirejä ja niiden tulosta. Tällöin yksittäinen leiri ei sekoita koko leiritoiminnan laskentaa, ja toisaalta raportointi leirin mahdolliselle rahoittajalle helpottuu huomattavasti, kun tositetasolla voidaan osoittaa tiettyjen kulujen kuuluvuus kyseiselle leirille. Tämä tuo myös jäljitettävyyttä ja parantaa toiminnan läpinäkyvyyttä.   

Arvonlisäverotus 

Yhdistys on arvonlisäverollinen sellaisesta toiminnasta, jota pidetään tuloverolain mukaisesti veronalaisena elinkeinotulona. Usein vain osa yhdistyksen toiminnasta on arvonlisäverollista ja eri toimintojen verollisuus voi olla vaikea hahmottaa ja muistaa kirjatessa, siksi järjestelmän hyvät tilijakomahdollisuudet tukevat laskentaa. Tilijaot on pystyttävä ulottamaan laskentakohteille asti. Suuremmissa yhdistyksissä on erilaiset laskentakohteet monipuolisesti käytössä, ettei tilejä tarvitse perustaa erikseen arvonlisäveroverolliselle toiminnalle. Yhdistyksiä saattaa usein koskea myös tavaroiden ja palveluiden oman käytön arvonlisäverollisuus, kulujen oikaisu, joka arvonlisäveroilmoituksella ilmoitetaan ja suoritetaan myynnin verona. 

Hyvän järjestelmän avulla arvolisäverojen laskeminen ja kirjaaminen on yksinkertaista, kun arvonlisäverokannat automaattisääntöineen ja tilijakoja hyödyntämällä merkitään kerralla kuntoon. Arvonlisävero on aina ajan tasalla laskentakohteille asti, ei ole enää mitään erillisiä ajoja arvonlisäveron laskentaan. Ilmoitukset tehdään suoraan ohjelmasta sähköisesti.

Kirjanpito 

Yhdistysten kirjanpitokäytännössä on tiettyjä erityispiirteitä verrattuna muiden yhtiömuotojen kirjanpitoon. Useimmiten ne liittyvät tuloslaskelman ja taseen muotoon, rahastoihin, avustustuottoihin, varainhankintaan ja lahjoituksiin. Yhdistykset eroavat muista yhtiömuodoista erityisesti tuloslaskelmaan kirjattavien tulojen ja menojen osalta. 

Yhdistyksen tuloslaskelman kaava on erilainen, sillä se sisältää neljä eri osa-aluetta. Ne koostuvat yhdistyksen varsinaisesta toiminnasta, varainhankinnasta, sijoitus- ja rahoitustoiminnasta sekä satunnaisista eristä. Jos yhdistyksen toiminta on laajaa ja monipuolista, tuloslaskelman tilikartta saattaa olla pitkä ja vaikeasti tulkittavissa. Laskentakohteilla voidaan erilaista toimintaa eritellä ja näin tilikartasta saadaan lyhyempi.  

Hyvässä järjestelmässä on myös porautumismahdollisuus, joka auttaa merkittävästi täsmäytyksissä ja kokonaisuuden hallinnassa. Porautuvuudella tarkoitetaan sitä, että esimerkiksi tuloslaskelmasta päästään porautumaan tiettyihin riveihin tai lukuihin ja niistä tarpeen mukaan laskun kuvaan asti. Näin pystytään näkemään, mistä tämä luku muodostuu. Tuloslaskelman riviltä voidaan siis päätyä aina yksittäiseen ostolaskuun ja sen liitteisiin saakka. Porautuvuus helpottaa täsmäytystä ja säästää turhan paperin tulostamiselta.  

Nykyaikaisissa digitaalisissa järjestelmissä on pankkiohjelma järjestelmän sisällä. Näin tilioteautomatiikka toimii ja nopeuttaa ja helpottaa varsinaisen kirjanpidon kirjaamista, tiliöinti tehdään suoraan tiliotteelle ja tapahtumat ovat kirjanpidossa ilman siirtoja. 

Laskutus 

Yhdistysten laskutus on monipuolista. Jäsenmaksulaskutuksen lisäksi laskutetaan kannatustuotteita ja toimintaa, kuten esimerkiksi leirejä, tapahtumia ja jäsenlehtiä. Jäsenmaksulaskutukseen ja niiden seurantaan on olemassa järjestelmiä, jotka on toteutettu juuri tätä toimintaa varten. Tällöin on tärkeää, että ne voidaan integroida helposti ja kustannustehokkaasti taloushallinnon järjestelmään. Näissä toimialakohtaisissa järjestelmissä voi olla oma myyntireskontransa tai jäsenmaksu- ja lehtilaskut voidaan tuoda samaan myyntireskontraan seurattavaksi muiden saamisten kanssa.  Myös liitteiden liittäminen laskuille on hyvin helppoa digitaalisella taloushallinto-ohjelmalla. Esimerkiksi kuitista otetaan vain kuva ja liitetään se oikealle laskulle. Tällöin rahoittajalle on helppo todentaa tositekohtaisesti, mihin avustuksen kautta tulleet varat on käytetty.  

Sähköinen laskutus on nykypäivää lähtevät laskut sitten yksityishenkilöille tai yrityksille/yhteisöille. Sähköiset lähetyskanavat ovat talousohjelmien sisällä, joten niiden käyttöönotto on nopeaa ja kustannustehokasta.

Lisätietoa aiheesta 

Kiinnostuitko yhdistyksen taloudenpidon helpottamisesta digitaalisen taloushallinnon avulla? Lataa oppaamme digitaalisesta taloushallinnosta tai ota yhteyttä! Kerron mielelläni lisää aiheesta ja autan mahdollisissa kysymyksissäsi. 

Takaisin blogiin