Jos yrityksen toivotaan menestyvän ja pärjäävän kilpailussa, on varmistuttava siitä, että käytössä on kaikki mahdollinen, relevantti tieto yrityksen toiminnasta. Edelläkävijöitä ja markkinajohtajia harvoin syntyy pelkän mutu-tuntuman pohjalta. Jotta saat oikeaa, ajantasaista tietoa, tarvitset hyviä työkaluja ja toimiva ERP-järjestelmä on tässä avainasemassa. Miksi siis tekohengittäisit toimimatonta järjestelmää?
Päästä irti ERP-muistelmista
Valitettavan monet yritykset sinnittelevät vanhanaikaisen tai toimimattoman toiminnanohjausjärjestelmän eli ERP:n kanssa. ERP-järjestelmät ovat useissa yrityksissä olleet niitä ensimmäisiä, massiivisia IT-projekteja, joihin on käytetty valtavasti resursseja ja joista ei ole välttämättä jäänyt niitä positiivisimpia muistoja. Monilla on huonoja kokemuksia ERP-käyttöönotoista tai niiden tuloksina saaduista, toimimattomista järjestelmistä.
Toiminnanohjausjärjestelmän vaihtaminen on kieltämättä monia yrityksiä askarruttava projekti ja aiheuttaa erilaisia mielipiteitä. Toimintaympäristö on kuitenkin muuttunut niin valtavasti, että harva 10 tai 5 vuotta sitten rakennettu järjestelmä vastaa vielä nykypäivänkin tarpeisiin. Toisinaan vaihto on välttämätöntä, mikäli yritys mielii pysyä kilpailukykyisenä.
Milloin ERP-järjestelmän vaihtoa tai uusimista on syytä harkita?
Vanhaan järjestelmään ei ole syytä tyytyä, mikäli se ei enää palvele tämän päivän tarpeita. Pohdi rehellisesti, saatko nykyisestä järjestelmästänne kaiken haluamasi irti? Onko ilmennyt tilanteita, joissa järjestelmä tuottaa päänvaivaa tai hankaloittaa toimintaa? Onko tilanteita, joissa turhaudut järjestelmän toimimattomuuteen tai hitauteen? Tai kun et vain yksinkertaisesti saa järjestelmästä ulos haluamaasi tietoa? Tehdäänkö yrityksessänne paljon manuaalia toimintoja, kun muuttuneet toimintatavat eivät sovellu ERP-järjestelmään?
Usein vaihtoa mietitään myös siinä vaiheessa, kun vanhan järjestelmän päivitys ja ylläpito loppuvat tai järjestelmä ei enää mukaudu nykypäivän prosesseihin. Tällöin vaihto on lähestulkoon välttämätön.
Totuus kuitenkin on, että vanhat ERP-järjestelmät ovat raskaita ja vaivalloisia. Niiden käyttö on usein vaikeaa, vaatii paljon perehtymistä ja kirjauksien tekeminen vie aikaa. Itse järjestelmät vievät todella paljon tallennustilaa ja vaativat usein erillisiä palvelimia tai tietovarastoja toimiakseen. Näistä aiheutuu myös huomaamattomia kustannuksia, samoin manuaalisestä työstä, jota tehdään huomaamatta usein enemmän ja enemmän.
Kaiken tämän lisäksi teknologian keskellä kasvanut nuorempi sukupolvi on tottunut käyttämään intuitiivisia, käyttäjäystävällisiä ja nopeita ohjelmistoja ja järjestelmiä, jolloin vanhojen ERP-järjestelmien käyttö on uusille työntekijöille tuskallista. Vaikka työnantajamielikuvan kohottaminen ei olisikaan kriittistä, järjestelmien käyttämättömyys aiheuttaa myös todellisia ongelmia. Pahimmassa tapauksessa kirjauksia jätetään jopa tekemättä niiden vaivalloisuuden vuoksi!
Vaihtamisen tarvetta on siis syytä pohtia laajemmiltin, kuin vain "Toimiiko se?". Joskus vaihtamisen tulisi lähteä puhtaasti uudistumisen ja kilpailukyvyn nostamisen tarpeesta: halutaan nykyaikainen järjestelmä, joka palvelee yrityksen prosesseja paremmin. Nykyaikaiset ERP-järjestelmät on saatavilla helposti muokattavina pilvipalveluina, jolloin niiden mukautuminen myös tulevaisuuden tarpeisiin on taattua.
ERP-järjestelmän käyttöönotto, mitä luvassa?
ERP-projektit olivat ennen vanhaan hyvin erilaisia kuin nykyään. Siinä missä vanhemmat, massiiviset ERPit saatiin tuottavaan käyttöön vasta monien kuukausien, jopa vuosien päästä, modernit ERPit on mahdollista saada osaksi tuottavaa työtä jopa muutamissa viikoissa. Nykyaikaiset ERPit saadaan käyttöön huomattavasti nopeammin ja jouhevammin, ja projekti sitoo muutoinkin vähemmän resursseja. Kun järjestelmän vaihto tehdään huolellisesti, suunnitelmallisesti ja osaavan kumppanin avulla, prosessi hoituu kuin itsestään.
Älä siis tekohengitä vanhaa järjestelmää väkisin, vaan satsaa uuteen, parempaan ja nykyaikaisempaan. Investointi varmasti maksaa itsensä takaisin monin eri tavoin –sekä ajallisesti että rahallisesti.
Millaisia uudet ERP-järjestelmät ovat?
Oletteko harkitsemassa ERP-järjestelmän vaihtoa tai valintaa? Siinä tapauksessa suosittelen sinua tutustumaan ERP-järjestelmän valinta -oppaaseemme, josta saat vinkkejä ja tietoutta oikeaoppiseen ERP-järjestelmän valintaan liittyen sekä lisätietoa nykyaikaisista järjestelmistä.
Olisiko muista blogeistamme apua?
-
Millainen on nykyaikainen ERP-järjestelmä? Sopisiko se yritykselleni?
- Onnistunut käyttöönotto takaa menestyksekkään ERP-projektin - 3 askelta onneen
Jätä meille yhteydenottopyyntö, niin katsotaan ERP tarpeitanne yhdessä
Takaisin blogiin
Rauhalan ohjelmistoratkaisujen aamuvirkku johtaja, joka kehittää, motivoi ja kuuntelee. Monenlaista projektia on meneillään niin työssä kuin vapaa-ajalla. Harrastaa perheen ja ystävien lisäksi monipuolisesti liikuntaa, matkailua, sienestystä ja puutarhaa.
