IT-infrastruktuurin ja IT-kaluston koetaan monesti olevan jopa ”pakollinen paha”. IT-asiat ovat niitä laitteistoon, työasemiin ja palvelimiin liittyvää, tylsääkin huttua, jota joku pahimmillaan hoitaa vain oman työnsä ohessa. Voitko sanoa olevasi tyytyväinen käyttämiesi IT-palveluiden toimintaan? Vastaavatko ne tarpeitasi?
Ensimmäisenä tietohallinnon ja IT:n rooli on hyvä selkeyttää. Tietohallinto vastaa IT-asioiden strategisesta ohjauksesta ja siitä, että IT tukee liiketoimintaa parhaalla mahdollisella tavalla. IT sitten toteuttaa tämän vision käytännössä.
Nykypäivänä IT ja tietohallinto ovat osa lähes joka yrityksen strategiaa, ja hyvä niin. Yrityksen IT-palveluiden standardit ovat nousseet hurjaa vauhtia, ja yhä useampi päättää vastata kasvaneeseen kilpailuun ulkoistamalla IT:n luotettavalle ulkopuoliselle kumppanille. Vaikka IT:n ulkoistaminen voidaan toteuttaa ja räätälöidä juuri yrityksen toiveiden mukaan, monet vielä empivät päätöstä. Miten ulkoistaminen on pitkällä tähtäimellä kannattavaa, ja millä tavoin se voidaan toteuttaa?
Ulkoista IT tarpeiden mukaisella tavalla
Vaihtoehtoja yrityksen IT:n ulkoistamiseen on useita – aina yksittäisen ohjelmiston ulkoistamisesta koko IT-palvelujen ulkoistamiseen. Usein ratkaisuna on joko täysimittainen tai osittainen ulkoistaminen.
Täysimittaisella ulkoistamisella tarkoitetaan käytännössä sitä, että IT-kumppani hallitsee kaikkea IT-asioihin ja -laitteistoon liittyvää. Yrityksellä ei siis ole omaa IT:tä lainkaan. Riippumatta siitä, onko kyse taustajärjestelmistä tai palvelimista, on kaikki IT kumppanin hoidettavana. Kun IT on ulkoistettu täysin, on erityisen tärkeää, että yhteistyö ulkoistetun kumppanin ja yrityksen välillä toimii saumattomasti. Usein kumppani on tiiviissä yhteistyössä esimerkiksi tietohallinnosta vastaavan henkilön kanssa, jotta IT pysyy perillä liiketoimintastrategiasta ja voi tarpeen tullen vastata muuttuviinkin tarpeisiin joustavasti. Täysimittainen ulkoistaminen on hyvä vaihtoehto, kun IT:n toimivuudesta ja varmuudesta halutaan olla 100% varmoja. Tällöin mikään ei mene ohi.
Osittaisella ulkoistamisella tarkoitetaan yksittäisen ohjelmiston tai ohjelmistokokonaisuuden ulkoistamista. Suurin osa yrityksistä on itse asiassa jo ulkoistanut osan IT-palveluistaan oman ydintoimintansa ulkopuolelle. Esimerkiksi IT on osittain jo ulkoistettu, kun yksittäinen palveluohjelmisto tai pilvipalvelu hankitaan kolmannelta osapuolelta. Tietoturvaakaan harvoin mielletään suoranaisesti IT-palveluiksi, mutta suurin osa yrityksistä hankkii sen ulkopuoliselta kumppanilta.
Kun ulkoistamista harkitaan, kannattaa huomioida, että vaikka palvelut olisi täysin ulkoistettu kumppanille, on vastuu strategisesta linjauksesta silti yrityksellä itsellään. Strategian toteuttaminen ja liiketoiminnan tavoitteisiin vastaaminen onnistuvat vaivatta, kun kumppanin ja yrityksen välillä vallitsee täysi luottamus molemmin puolin.
Miten IT:n ulkoistaminen käytännössä hyödyttää?
1. Vapaus: Yrityksesi saa vapauden keskittyä oleelliseen, eli omaan liiketoimintaan. Aikaa ei tarvitse varata aikaa vieviin IT-asioihin tai odotteluun, ja rutiinit helpottuvat.
2. Resurssisäästäminen: Koulutukseen ei tarvitse uhrata niin paljon aikaa tai rahaa. Teknologia muuttuu jatkuvalla syötöllä ja uusimpien tuulien perässä pysyminen vaatii todella hereillä oloa ja jatkuvaa koulutusta. Pelkästään tietoturva-asiat muuttuvat päivittäin ja jopa alan ammattilaisenkin on vaikea pysyä muutosten mukana, vielä vaikeampaa se on IT-asioita niin sanotusti ”otona” hoitavalle henkilölle.
3. Uutta näkemystä ja osaamista: Ulkopuolinen kumppani omaa uudenlaisia perspektiiviä ja näkemystä asioihin, ja kumppanin kautta voi tulla hyviä parannusehdotuksia toiminnan tehostamiseksi. Osaamistaso kasvaa, kun uudenlainen näkemys ja osaaminen tulevatkin talon ulkopuolelta. Pienetkin muutokset voivat parantaa yrityksen toimintaa huomattavasti.
4. Kustannustehokkuus: Kun ulkoistaminen tehdään oikein, saadaan pitkällä tähtäimellä runsaasti säästöjä. Henkilöresurssit ovat usein kalliimpi sijoitus, kuin kumppani – lisäksi ulkoistamalla saa toimintaan ennustettavuutta. Jos yrityksellä on yksi koulutettu ja pätevä IT-henkilö, joka tietää kaikesta kaiken vaikka unissaan, mitä tapahtuu, kun tämä päättää esimerkiksi vaihtaa työpaikkaa? Älä siis laita kaikkia munia yhteen koriin, vaan satsaa monipuoliseen osaamiseen.
5. Varmuus ja hyvin nukutut yöt: Jos yritys ei ulkoista IT-palveluita osaavalle kumppanille, on suuri riski siihen, että lopulta IT-palvelut tehdään niin sanotusti ”vasemmalla kädellä”. Aika ei yksinkertaisesti riitä kaikkien tapahtumien ja muutosten tarkkailuun, jos IT-asioihin ei ole vain niihin dedikoitua henkilöä. Riskienhallinta on helpompaa sellaisen kumppanin kanssa, joka pitää huolen ajankohtaisista muutoksista ja tapahtumista.
Lisätietoa aiheesta
Haluaisitko kysyä IT:n ulkoistamiseen liittyvistä asioista asiantuntijaltamme? Autamme sinua mielellämme kaikissa IT:hen ja tietohallintoon liittyvissä kysymyksissäsi. Voit soittaa suoraan minulle tai jättää yhteydenottopyynnön, niin palaamme asiaan. Yhteydenotto ei sidosinua mihinkään, kysy siis vapaasti!
Lataa myös oppaamme IT:n ja tietohallinnon ulkoistamisesta!
Liiketoimintajohtaja, joka johtaa konesali- ja käyttöpalveluiden yksikköä. Insinööripohjalta parantaa asiakkaiden maailmaa teknologian keinoin yhdessä ylivertaisen tiimin kanssa. Vapaa-ajalla löytää itsensä lähes päivittäin jäähallilta joko pelaamassa tai lapsia valmentamassa. Kesä kuluu mökillä veneillessä ja joskus voi jokunen kalakin tulla merestä kyytiin.
