On totta, että IT-projekteissa moni voi mennä vikaan. Monesti negatiiviset kokemukset peittoavat alleen ne onnistuneetkin projektit. Älä kuitenkaan vaivu synkkyyteen, sillä myös onnistuneita ERP-projekteja on olemassa, ja niitä on paljon! Halusimme tuoda esiin onnistuneen ERP-projektin ainekset, jotta näitä onnistuneita kokemuksia saadaan julki yhä enemmän.
Me Rauhalassa olemme sitoutuneet ja kirjanneet jopa arvoihimme sen, että asiakkaan IT-projektit toteutetaan aikataulussa ja budjetissa. Jaamme tässä artikkelissa kolme askelta, joita noudattamalla ERP- (tai mikä tahansa IT-) projekti saadaan vietyä onnistuneesti maaliin. Näitä vinkkejä noudatamme itsekin, joten tiedämme niiden toimivan!
1. Valmistautuminen ja tavoitteiden asettaminen
Lähde liikkeelle tavoitteista ja tarpeista. Mitkä työvaiheet tai toiminnot kaipaavat tehostamista? Millaiset ominaisuudet veisivät toimintaa eteenpäin tai toisivat sujuvuutta? Mitä järjestelmäuudistuksella tavoittelemme? Vaikka tarpeet ja tavoitteet on syytä määritellä tarkasti, on tässä kohtaa lupa lähestyä ongelmanratkaisua myös laatikon ulkopuolelta: millaista toiminta olisi parhaimmillaan? Mitä tehtäisiin toisin, jos mikään ei voisi estää teitä epäonnistumasta?
Vertaile järjestelmiä ja kartoita vaihtoehtoja. Tutkaile myös uusia ratkaisuja, esimerkiksi pilvipohjaisia ERP-järjestelmiä. Nykyaikaisimmat järjestelmät ovat hyvin mukautuvia myös tulevaisuuden tarpeisiin. Tutustu halutessasi ERP-järjestelmän valinnan oppaaseemme!
Muista osallistaa myös henkilöstö hankkeeseen mukaan jo alusta asti. Henkilöstöltä, eli uuden järjestelmän tulevilta käyttäjiltä voidaan saada tärkeää informaatiota järjestelmän tarpeita ja vaatimuksia ajatellen. Lisäksi, kun henkilöstö osallistetaan projektiin heti alusta asti, muutosvastarinta on todennäköisesti merkittävästi vähäisempää. Kysy ja kuuntele mielipiteitä!
Huolellinen valmistautuminen edellyttää tavoitteiden ohella myös realistisen aikataulun ja budjetin laatimista. Yksi yleisimmistä ERP-projektia häiritsevistä tekijöistä on liian optimistinen arvio projektin viemästä ajasta. Jo tarjousvaiheessa järjestelmätoimittajan olisi annettava rehellinen arvio siitä, kuinka kauan projektiin kuluu todellisuudessa aikaa - molemmilta osapuolilta. Ammattitaitoinen kumppani kykenee myös antamaan arvion kokonaiskustannuksista sekä pysymään sovitussa budjettitavoitteessa.
2. Sitoutuminen
Sitoutumisen puute on epärealistisen aikataulutuksen ohella toinen yleisimmistä ERP-projektien kompastuskivistä. Suhtaudu projektiin sen vaatimalla vakavuudella ja muista, että onnistunut ERP-projekti vie aikaa. Vaikka ERP-projektit eivät ole enää samankaltaisia, massiivisia projekteja kuin joskus muinoin, projektiin on uskallettava sitoa riittävästi resursseja.
Lisäksi, nimeä projektille omistaja. Ei riitä, että joku vie projektia eteenpäin oman työnsä ohessa. Kokemuksemme mukaan paras onnistumisprosentti on sellaisilla projekteilla, joissa toimii kokenut ja motivoitunut projektipäällikkö. Hyvä projektipäällikkö tietää tulevan järjestelmän käyttökohteista ja osaa ohjata projektia oikeaan suuntaan. Projektipäällikön vastuulla on myös asioiden vieminen eteenpäin yrityksen sisällä aikataulussa pysymiseksi.
Huolellinen valmistautuminen ja projektiin sitoutuminen takaavat, että myös mahdollisiin yllätyksiin voidaan reagoida panikoimatta, ja että projekti saavuttaa sille asetetut tavoitteet 100% varmasti. Tämä ei ole vain sananhelinää, vaan kokemuksen mukanaan tuomaa viisautta.
3. Riittävä koulutus ja oikean kumppanin valinta
Yksikään järjestelmä ei yksinään tuota hyötyjä, ellei sitä käytetä tarkoituksenmukaisella tavalla. Etenkin isojen ERP-hankkeiden kohdalla on huolehdittava siitä, että myös tulevaa järjestelmää käyttävä henkilöstö tietää uudistuksen tarpeen ja osaa käyttää järjestelmää mahdollisimman tehokkaasti.
Yksi keino yhdenmukaistaa ja tehostaa tiedonkulkua on järjestää esimerkiksi sisäisiä tiedotustilaisuuksia, joissa projektin merkityksellisyyttä avataan. Henkilöstölle on annettava mahdollisuus saada äänensä kuuluviin jo käyttöönottovaiheessa, jotta järjestelmän käyttöön myös sitoudutaan. Jos mahdollista, henkilöstölle on hyvä järjestää esimerkiksi käyttökoulutuksia tai tutustumismahdollisuus järjestelmään jo ennen sen varsinaista käyttöönottoa.
Järjestelmäprojektiin motivoitunut ja sitoutettu henkilöstö on etu, sillä he ovat oman työnsä parhaita asiantuntijoita ja tietävät parhaiten, kuinka toimintaa voisi tehostaa. Toimimattomat käytännöt on korvattava uusilla, jotta järjestelmä saadaan myös tuottamaan aitoa hyötyä, ja tässä henkilöstöllä voi olla merkittävä rooli.
Lisätietoa aiheesta
Mikäli haluat lukea tarkemmin onnistuneen ERP-käyttöönoton aineksista, tutustu aihetta käsittelevään oppaaseemme "Onnistunut ERP-järjestelmän käyttöönotto"!
Mikäli taas oikean järjestelmän valinta tuottaa päänvaivaa, myös tähän haasteeseen saat apuja oppaastamme "ERP-järjestelmän valinta".
Lukuiloa!
Takaisin blogiin
