Rauhalan blogi
  • Etusivu
  • Blogi
  • HR-järjestelmän takaisinmaksuajan määrittäminen
26.5.2017 14:46:05

HR-järjestelmän takaisinmaksuajan määrittäminen

HR-järjestelmän kohdalla takaisinmaksuaikaan vaikuttavat mielestäni hyvin monenlaiset, jopa tavallisista poikkeavat elementit, joita on syytä tarkastella järjestelmäinvestointia harkitessa. HR-järjestelmän takaisinmaksuaika voi olla jopa odotettua lyhyempi, jos laskennassa osataan huomioida oikeat asiat.

HR-järjestelmän takaisinmaksuaikaan vaikuttavat tekijät

HR-järjestelmän takaisinmaksuaikaan vaikuttavat perinteisen laskentatavan mukaisesti mm. työntekijöiden määrä, esimiesten määrä, työntekijöiden vaihtuvuusprosentti (%), uuden työntekijän aloitukseen liittyvien toimenpiteiden ja tehtävien määrä sekä HR-prosesseihin osallistuvien työntekijöiden keskipalkka. Tärkeimpien tekijöiden avulla voidaan laskea, kuinka paljon HR-järjestelmän avulla on mahdollista säästää työntunneissa.

Järjestelmän takaisinmaksuaika ei kuitenkaan ole suoranaisesti vain tämän laskukaavan mukainen, sillä siihen vaikuttaa ennen kaikkea HR:n nykyinen toimintatapa. Kaikissa organisaatioissa ei tehdä kaikkia asioita samalla tavalla, jolloin myös edellä esitetyt ”laskukaavan” mukaiset tekijät voivat vaihdella huomattavastikin. Jokaiselle organisaatiolle tai jopa HR-toiminnolle on laskettava takaisinmaksuaika ja tuotto investoinnille jopa erikseen, sillä tehtävät ja toimintatavat voivat olla hyvinkin erityyppiset.

HR-järjestelmän takaisinmaksuajan laskeminen

Yksinkertaisimmillaan HR-järjestelmän takaisinmaksuaikaa voi lähteä selvittämään nykyisten toimintatapojen ja tehtävien viemästä ajasta, ja vertaamalla saatuja lukuja siihen, miten nopeasti sama työ tehtäisiin järjestelmän avulla. Näiden välinen erotus on ensimmäinen hyöty, joka on rahallisestikin mitattavissa.

Aloittaa voi selvittämällä, kuinka paljon HR-vastaavat käyttävät aikaa mihinkin. Tarkan datan saamiseksi työajan kellottaminen on paikallaan, mutta ”mutu-tuntumakin” monesti riittää. Kuinka kauan esimerkiksi yksittäisen asian tarkastamiseen työsopimuksesta kuluu aikaa? Meneekö siihen 5min vai 20min? Tai kuinka kauan yksittäisen työntekijän pekkaspäivien määrän selvittäminen vie aikaa? Kuinka monesti päivässä, viikossa tai kuukaudessa tällaisia asioita selvitetään? Kuinka monelle työntekijälle?

Usein HR-vastaavien arki on hyvin pirstaloitunutta ja koostuu pienistä, toistuvista kokonaisuuksista. Esimerkiksi henkilötietojen ja –rekisterien ylläpito, taloushallinnon ja palkanlaskennan avustavat tehtävät sekä muut rutiininomaiset HR-prosessit näyttäytyvät yllättävän suuressa roolissa HR:n arkea, jolloin strategisempaan kehitystyöhön jää hyvin vähän aikaa. Kun nämä pienet ja ”nopeasti”, 5-10 minuutissa hoidettavat, yksittäiset työtehtävät ynnätään yhteen, tuloksena voikin olla jopa 80% HR:n työajasta. Voisiko rutiineja kuitenkin hoitaa tehokkaammin?

Esimerkiksi Sympan, Capgeminin ja Talentreen esimerkkilaskelman mukaan HR-järjestelmä voi säästää jopa 396 henkilötyöpäivää vuodessa, mikä tarkoittaa jopa 75 000 euron säästöä. Samalla tuottavuus nousee 6,8%/esimies. Tämä laskelma perustuu 250 henkilön organisaatioon, jossa on 25 esimiestä ja henkilöstön vaihtuvuus on 8%.

Kun HR-järjestelmä helpottaa monta rutiinityötä ja helpottaa HR-prosessien hallintaa läpi organisaation, HR-vastaavien aika voidaan käyttää paremmin, esimerkiksi strategisiin kehitystehtäviin muun organisaation johdon tukena.

Kiinnostuitko?

Täytä ROI-lomakkeelle yrityksesi tiedot, niin laskemme sinulle Sympa HR-järjestelmän takaisinmaksuajan.

Suosittelen myös tutustumaan HR-järjestelmän hankinta -pikaoppaaseemme! Opas on kattava tietopaketti HR-järjestelmän hankintaan, valintaan ja käyttöönottoon liittyvistä aiheista.

Voit myös ottaa suoraan minuun yhteyttä, niin keskustellaan aiheesta lisää!

Takaisin blogiin