”Suomen Punainen Risti ylläpitää vastaanottokeskuksia eri puolilla Suomea. Vastaanottokeskuksissa huolehditaan mm. turvapaikanhakijoiden ja tilapäistä suojelua hakevien tai saavien majoituksesta sekä välttämättömistä ja kiireellisistä sosiaali- ja terveyspalveluista. Vastaanottokeskuksissa asuvat turvapaikanhakijat sekä tilapäistä suojelua tarvitsevat, joiden turvapaikkahakemuksen käsittely on kesken tai jotka odottavat kuntaan muuttoa tai käännytystä. Henkilöille tarjotaan keskuksissa palvelut, joiden tarkoituksena on hyvinvoinnin ja toimeentulon turvaaminen.”
Olen Ari Kokko, toimin SPR Länsi-Suomen piirin, Seinäjoen kahden vastaanottokeskuksen johtajana. Asiakkaita keskuksissamme on n. 1600, määrä tulee nousemaan lähiaikoina n. 1800 henkilöön. Henkilökuntaa vastaanottokeskuksessa toimii tällä hetkellä 36 henkilöä. Henkilökunnan rekrytointi on vielä kesken ja kokonaisuudessaan keskuksissa tulee työskentelemään n. 60 henkilöä.
Järjestelmät ja niiden vaatima tietoturva
Ylläpidämme asiakasrekisteriä kaikista vastaanottokeskuksessa olevista henkilöistä maahanmuuttoviraston suuntaan. Toiminta on tarkoin säädeltyä ja tietoturvan on oltava kunnossa. Meillä tulee olla oikeanlaiset työvälineet järjestelmiä varten sekä toimivat verkkoyhteydet. Toimintamme turvaamiseksi IT-asiat tulee olla kunnossa.
IT-palveluiden tarve ja lähtötilanne
IT-palveluiden tarvetta lähdettiin miettimään hyvinkin nopealla aikataululla maaliskuun alussa 2022. Vastaanottokeskus oli saatava pystyyn nopeasti. Lähdimme liikkeelle tyhjästä. Teimme muutama vuosi sitten aiemmissa vastaanottokeskuksissa yhteistyötä Rauhalan kanssa ja nytkin oli luonnollista ottaa tuttuun kumppaniin yhteyttä. Rauhalassa oli meille entuudestaan tutut henkilöt ja prosessissa oli helppo lähteä toimimaan nopealla aikataululla. Olimme myös olleet Rauhalan tuottamiin palveluihin aiemmin hyvin tyytyväisiä.
Toiminnassamme on tapahtunut jatkuvaa muutosta ja laajenemista. On ollut ensiarvoisen tärkeää, että Rauhala OnCloudista on saanut asiantuntevan palvelun koskien koko IT-infraamme. Meille tulee uutta henkilökuntaa nopealla syklillä ja työvälineet tarvitaan nopeasti. Meille on tärkeää, että palvelua tuotetaan myös meillä paikan päällä, täällä keskuksissa. Meillä ei ole henkilökunnassamme IT-henkilöä, eikä näiden asioiden hoitamiseen ole omia resursseja. Tällöin on hyvin tärkeää, että olemme löytäneet meille hyvän kumppanin.
Kokemuksia käyttöönotosta
Kun uusi vastaanottokeskus perustettiin, tarvittiin paljon käytännön tekemistä; reitittimien siirtoa, uuden lähiverkon rakentamista, laitteiden asennusta, työpisteiden valmistelua. Uuden keskuksen IT-infraa laajennettiin OnCloudin osaamisella ja asiantuntemuksella. Suunniteltiin yhdessä ja tarpeemme kartoitettiin hyvin. Koemme tärkeäksi Rauhalan paikallisen tuntemuksen. Esimerkiksi Rauhalan ja vuokranantajamme välinen yhteistyö oli mutkatonta ja avointa. Kokonaisuudessaan olemme tyytyväisiä projektin käyttöönottoon.
Haasteet ja ongelmatilanteet
Eräässä ongelmatilanteessa selvitettiin kattavasti ongelman syytä ja mietittiin, kuinka se voitaisiin ratkaista parhaalla mahdollisella tavalla. Asiaa selvitettiin hyvin perinpohjaisesti. Vanhemmat kaapelit aiheuttivat tässä haastetta tiedonsiirtokykyyn. Vaikka ongelma ei suoranaisesti ratkennut, on helpottavaa, kun ongelmalle löytyi järkevä syy. Joskus asioille emme me itse voi mitään, eikä IT-palveluiden tuottajakaan. Mutta meille tärkeää on, että ne selvitetään loppuun saakka.
Rauhala OnCloudin asiantuntijuus
Rauhala OnCloudin asiantuntijuus näkyy jokapäiväisessä tekemisessä. Ongelmatilanteet on saatu selvitettyä nopeasti. Meille parhaimmat ratkaisut ja tarpeet on kartoitettu hyvin. Meitä on kuunneltu. Koen myös asiantuntijuuden siinä, ettei meille tehdä turhia käyntejä IT-asioissa, vaan osa hoituu näppärästi myös etänä.
Tuen tavoitettavuus on hyvä ja sen taso on myös hyvä. Jos asia ei ratkea heti soittamisen yhteydessä, niin se ratkeaa nopeasti sen jälkeen. Olemme uusi työyhteisö ja IT-osaaminen on meillä hyvin erilaista henkilökunnassa. Osalla meistä on IT-taustaakin. Olemmekin nyt keskittäneet IT-asioita tietyille henkilöille, näin olemme saaneet tehostettua toimintaamme.
Meille tärkeät erottautumistekijät IT-palveluissa
Aiemmin meidän IT-tukemme tuli muualta suomesta. Heillä ei ollut pakallista tuntemusta ja paikanpäälle oli vaikea saada tukea. Koemme Rauhalan paikallisuuden meille ensiarvoisen tärkeäksi. Rauhala pystyy toimimaan muiden alueen toimijoiden kanssa jouhevasti. Meille on myös tärkeää kasvollisuus ja se, että meitä palvelee tutut henkilöt. Keskustelu tuttujen henkilöiden kanssa on luontevaa ja rentoakin. Rauhalan myyjä haluaa palvella meitä aidosti, meille parhailla ratkaisuilla. Myyjä ei myy meille aina kalleinta, vaan meille sopivinta. Tämän koen todella tärkeäksi. Laitteiden saatavuuksien kanssa on ollut haasteita. Rauhalan myyjä on kyllä kaikkensa tehnyt laitteiden saatavuuksien suhteen. Olemme hyvin tyytyväisiä tähän.
Paikallisuuden ansiosta tietyt asiat ovat nopeampia selvittää alueen tuntemisen ja tuttujen tahojen kanssa toimiessa. Saamme myös tarvittaessa IT-tuen paikanpäälle nopealla aikataululla.
Kanssakäyminen Rauhalan kanssa on luontevaa ihan toimitusjohtajaa myöden. Rauhala on hyvä kumppani, jolla on aito halu selvittää asiakkaan asioita. Meillä on tunne, että emme maksa turhasta.
