Kirjanpito ja palkanlaskenta samassa vai eri järjestelmässä?

Talous- ja palkkahallinnon nykyaikaistaminen on monien yritysten kehityslistalla. Syynä tähän on esimerkiksi se, ettei vanhoihin järjestelmiin tehdä tarpeellisia päivityksiä tai ne ovat hyvin kalliita. Toinen yleinen syy on se, että manuaalisen työn määrää halutaan minimoida ja ns. rutiinityöt automatisoida.

Järjestelmämarkkinoilta on löydettävissä monia ratkaisuja. Osassa ratkaisuista kirjanpito- ja palkanlaskenta ovat saman järjestelmän sisällä. Niiden rinnalla on kuitenkin erittäin kilpailukykyisiä ja nykyaikaisia ratkaisuja, joissa palkanlaskenta ja kirjanpito ovat omissa järjestelmissään. Tämä jälkimmäinen vaihtoehto herättää usein kysymyksen – Eikö tiedonsiirto palkkaohjelmasta kirjanpito-ohjelmaan mene vaikeaksi?

Ei mene. Vaikka yksi järjestelmä sisältäisi sekä palkanlaskennan että kirjanpidon puolen, on palkka-aineistosta on aina muodostettava kirjanpitoaineisto ja siirrettävä se kirjanpidon puolelle. Siirron jälkeen palkat ovat kirjanpidossa valmiiksi tiliöityinä.

Asia ei kuitenkaan ole yhtään vaikeampi, vaikka kyseessä olisi kaksi erillistä järjestelmää. Palkanlaskentajärjestelmässä muodostetaan kirjanpitoaineisto ja raahataan se "drag and drop" -tyylisesti erilliseen kirjanpito-ohjelmaan. Siirron jälkeen palkat ovat kirjanpidossa valmiiksi tiliöityinä. Ylimääräistä manuaalista työtä ei tule.

Kokemuksia ratkaisusta, jossa kirjanpito ja palkanlaskenta ovat erillisissä järjestelmissä

Keliakialiiton talouspäällikkö Eija Leppäkynnäs kilpailutti viisi eri järjestelmätoimittajaa, kun yhdistyksen tavoitteena oli selkeyttää talouden prosesseja ja vähentää turhan tuntuista, manuaalista työtä. Lisäksi vaatimuksena oli, että uusi ratkaisu pysyisi muutosten mukana ja järjestelmää kehitettäisiin aktiivisesti. Laajan kilpailutuksen ja kartoituksen avulla haluttiin varmistua oikeasta valinnasta.

- Taloushallinnon ohjelmalta etsimme rutiinien automatisointia, helppokäyttöisyyttä sekä porautuvuutta aina tositetasolle saakka. Palkanlaskennan ohjelmalta vaadimme myös helppokäyttöisyyttä sekä sitä, että peruspalkkojen maksun lisäksi vaihtuvien vapaaehtoistyöntekijöidemme erilaisten kulujen korvaus on yksinkertaista. Lisäksi laitoimme vertailussa suuren painoarvon palveluntarjoajan asiakas- ja tukipalvelulle, kertaa Leppäkynnäs.

Rauhala kartoitti Keliakialiiton tarpeet ja tarjosi heille Fennoan kirjanpito-ohjelmaa sekä Visma Payrollin palkanlaskentaohjelmaa. 

- Aluksi pohdimme, olisiko paras ratkaisu valita järjestelmä, joka kattaa molemmat, sekä kirjanpidon että palkanlaskennan osa-alueet. Kun Rauhala tarjosi meille kahta erillistä järjestelmää, ei tämän ratkaisun valitseminen ollut meille heti itsestään selvää. Vanha ohjelmamme sisälsi molemmat puolet, mutta myös vanhan ohjelman sisällä palkka-aineistosta piti erikseen muodostaa kirjanpitoaineisto ja siirtää kirjanpidon puolelle. Pian huomasimme, ettei asia ole yhtään monimutkaisempi, vaikka käytössä olisi kaksi erillistä ohjelmaa. Visma Payrollissa palkka-aineiston muodostaminen ja siirtäminen Fennoan kirjanpito-ohjelmaan tapahtuu erittäin kätevästi. Kahden erillisen järjestelmän käyttäminen ei ole ongelma ja se on yksinkertaista! kuvaa Leppäkynnäs ja jatkaa:

- Sekä Fennoa että Payroll nopeuttavat ja helpottavat arjen työtä, kun rutiineihin ei tarvitse käyttää aikaa. Raportit, reaaliaikaisuus ja Fennoaan sisältyvä pankkiohjelma ovat myös työtämme helpottavia ominaisuuksia. Merkittävä vaikutus päätökseen oli Rauhalan asiantuntemuksella ja asiakaspalvelulla, jotka ovat loistavalla tasolla. Rauhalalla on paras tietämys näistä ohjelmista. Asiakasta kuunnellaan ja aina saa apua ja palvelua. Sellainen fiilis minulla on, iloitsee Leppäkynnäs.

Oikean kirjanpito- ja palkanlaskentaohjelman valinta

Rauhala tarjoaa monipuoliset ratkaisut talous- ja palkkahallintoon. Voit olla yhteydessä asiantuntijaamme ja kartoitamme, mikä tai mitkä järjestelmistämme palvelevat parhaiten liiketoimintaasi. Mikäli haluat kuitenkin tehdä vielä itsenäistä selvitystyötä, tässä lisämateriaalia avuksesi:

Katso webinaaritallenne: Digitaalinen vai sähköinen taloushallinto

Löydä yrityksellesi sopiva kirjanpito-ohjelma ja oikea digitaalisuuden aste. Webinaaritallenne on maksuton ja sen lataaminen ei sido sinua mihinkään.

Sähköisen ja digitaalisen taloushallinnon erot - kumpi sopii paremmin yritykselleni?

Lataa opas: Palkanlaskentaohjelman valinta

Onnistu palkanlaskentaohjelman valinnassa, käytännöllisiä vinkkejä päätöksen tueksi. Opas on maksuton ja sen lataaminen ei sido sinua mihinkään.

• Milloin palkanlaskentaohjelma on syytä uusia?
• Millaisia nykyaikaisten ohjelmat ovat?

Myös aiemmista blogiteksteistämme voisi olla apua:

• Automatisoitu kirjanpito-ohjelma - Robotit tulevat, oletko valmis?
• Tiedolla johtaminen istuu myös talouden johtamiseen – kuinka talouden prosessit toimivat ideaalitilanteessa?
• Palkanlaskentaohjelman vaihtaminen – Millaisia uudet ohjelmat ovat?
• Tulorekisteri ja palkanlaskenta - mikä muuttuu?