Rauhalan blogi
14.6.2016 11:34:57

Kokemuksia HR-järjestelmän hankinnasta

Haastattelin LPOnetin* talouspäällikköä, Pirjo Pohjanheimoa, HR-järjestelmän valinnasta ja käyttöönottoprosessista. Käytännönesimerkin kautta saat toivottavasti tietoa HR-järjestelmän käyttöönotosta ja vertaistukea omille pohdinnoillesi.

Miksi HR-järjestelmän hankinta koettiin tarpeelliseksi?

- Palkanlaskenta on meillä ulkoistettu, ja tästä johtuen kaikki HR-asiat olivat meillä jos ei nyt sadoissa niin ainakin kymmenissä Excel-taulukoissa. Halusimme, että kaikki työntekijöihin liittyvät tiedot ovat yhdessä paikassa ja esimiesten käytettävissä. Syntyi tarve HR-järjestelmän hankinnalle.

 

Millaisia vaatimuksia HR-järjestelmän piti täyttää?

- HR-järjestelmän piti olla selkeä ja helppokäyttöinen. Sellainen, ettei se vaadi useamman päivän opiskelua. Lisäksi sen hallinnoinnin piti olla helppoa, ettei se kuormittaisi esimiehiä. Tärkeää oli myös tietojen saaminen yhdenmukaisiksi.

 

Mikä HR-järjestelmä täytti odotuksenne?

- Päädyimme ottamaa käyttöömme Sympa HR -järjestelmän. Tämä siksi, että ohjelma oli erittäin helppokäyttöinen, ketterä ja nopeasti omaksuttava, mutta samaan aikaan kaiken kattava. Sympa HR:ssä myös räätälöinti oli mahdollista, joten saimme ohjelmaan kätevästi esimerkiksi työsopimuksemme ja perehdyttämiseen liittyvät asiat.

 

Mitä hyötyä HR-järjestelmästä on?

- Kolmen vuoden käytön jälkeen voin todeta, että hyötyjä todellakin löytyy! Edellä on jo mainittu, että HR-järjestelmä kokoaa tiedot yhteen. Kun asiat syötetään yhteen järjestelmään, ovat tiedot myös yhteneväiset, sillä kaikki tietävät, mitä tietoja kuuluu syöttää. Lisäksi Excel-taulukoihin ei jäänyt historiatietoja menneistä tapahtumista, jotka HR-järjestelmässä ovat nähtävissä.

Ennen kaikkea hyöty löytyy kuitenkin siitä, että HR-järjestelmän käyttö säästää aikaa. Aikaisemmin kaikki tiedot olivat yhden HR:stä vastaavan henkilön takana, jonka aika kului toisten kysymysten selvittelyyn ja tietojen lähettelyyn eri henkilöille. Nyt jokainen työntekijä voi käydä katsomassa itseään koskevat tiedot ja myös esimiehet näkevät asiat ilman, että heidän pitää varata keskusteluaikaa henkilöstöhallinnosta.

 

Millaisia toimintoja HR-järjestelmästä tulee käytettyä?

- Hoidamme järjestelmällä työsuhteiden hallinnan. Käytännössä siis työsuhteen aloitus, työntekijöiden tietojen ylläpito ja työsuhteen päätös hoituvat yhdessä paikassa. Myös lomat ja liukumavapaat pyörivät meillä HR-järjestelmän kautta. Erilaisten työlupien ja niihin liittyvien voimassaoloaikojen sekä työvälineiden hallinnointi tapahtuu myös järjestelmän avulla.

Lisäksi osaamisen johtaminen onnistuu HR-järjestelmällä helposti, kun esimerkiksi koulutuksista ja kehityskeskusteluista voidaan kirjata tiedot yhteen paikkaan. Voimme myös johtaa suorituksia ja henkilökohtaisia tavoitteita ohjelman kautta.

Sympa HR:ää voidaan käyttää myös rekrytointiin. Tätä ominaisuutta meillä ei ole tällä hetkellä käytössä, mutta ehkä vielä joskus.

 

Miten HR-järjestelmän käyttöönotto sujui?

- Ennakkokäsitys käyttöönotosta oli se, että se veisi kauan ja olisi kovin työläs. Käyttöönotto sujui kuitenkin aivan uskomattoman nopeasti! Aloitimme projektin toukokuussa ja se oli valmis elokuussa.

Projektin onnistumisessa mielestäni oleellisimpia asioita olivat seuraavat:
1) Koska emme alussa tienneet ohjelmasta mitään, oli HR-järjestelmän asiantuntijalla oltava vankka osaaminen ohjelmasta. Hän esitteli meille erilaisia räätälöintimahdollisuuksia ja antoi tietoa erilaisista vaihtoehdoista. Yhdessä hänen kanssaan valitsimme meille parhaan toteuttamismenetelmän.
2) Oli laadittava selkeä aikataulu, jonka etenemisestä HR-järjestelmän asiantuntija oli vastuussa. Hänen täytyi huolehtia myös yhteydenpidosta meihin ja pitää projektin langat käsissään.
3) Käyttöönottojana meidän oli saatava riittävästi opastusta ja ohjeistusta. Jatkoa ajatellen myös lisäkoulutuksen pitää järjestyä helposti. Lisäksi palveluntarjoajan toimiva tukipalvelu takaa sujuvan käytön meillä tänäkin päivänä.
4) Ohjelmasta on kyettävä antamaan palautetta. Olemme antaneet ohjelmasta kehitysehdotuksia ja koen, että ne on huomioitu hyvin ja ohjelma on kehittynyt ajan mukana.

 

Henkilöstöhallinnosta vastaavat ihmiset varmasti ymmärtää HR-järjestelmän tarpeen, mutta miten itse henkilöstö ja esimiehet saatiin omaksumaan ohjelman käyttäminen?

- Henkilöstö omaksui ohjelman todella nopeasti ja hyvin. Henkilöstö näkee, millaista tietoa työnantaja heistä kerää. Lisäksi omien tietojen tarkistus ja asioiden, kuten lomien, hoito HR-järjestelmässä koetaan helpoksi.

Esimiesten puolella osa otti HR-järjestelmän heti käyttöönsä, osalla järjestelmän käyttöönotto vaati hieman pidempää siirtymisaikaa. Kuitenkin lopulta kaikki oli kiinni vain riittävästä ohjeistuksesta ja nyt jokainen esimies on siirtynyt järjestelmän käyttöön.

Omaksumisessa molemmissa tapauksissa auttoi itse HR-järjestelmä, sillä Sympa HR on erittäin ohjaava ohjelma. Se kertoo, mitä pitää syöttää ja minne, joten omalle arvailulle ei jää tarvetta.

 

Kannattiko?

-Kannatti.

 Haluatko kuulla lisää HR-järjestelmistä ja niiden käyttöönottoprosessista?

Jätä yhteydenottopyyntö

 

* LPOnet Oy Ab on itäuusmaalainen tietoliikenneyhtiö, joka tarjoaa internet-, tv- ja puhepalveluja kuluttajille ja yrityksille. Yhtiö panostaa valokuituverkon rakentamiseen ja kuituverkon palveluihin Loviisassa, Porvoossa, Lapinjärvellä ja Myrskylässä. Yritys palvelee asiakkaitaan myymälöissä Loviisassa ja Porvoossa.  Yhtiö kuuluu valtakunnalliseen Finnet-ryhmään. Yrityksessä työskentelee 36 työntekijää.

Takaisin blogiin