Rauhalan blogi
  • Etusivu
  • Blogi
  • Kokemuksia Visma Fivaldista: Sähköinen taloushallinto tukee yrityksen prosesseja 
29.1.2018 10:21:52

Kokemuksia Visma Fivaldista: Sähköinen taloushallinto tukee yrityksen prosesseja 

Olemme Rauhala Yhtiössä vuosi sitten ottaneet käyttöön Visma Fivaldin. Hallintomme asiantuntijat ovat kirjoittaneet tämän järjestelmän käyttöönotosta blogisarjan, jossa käyttäjän näkökulmasta pohditaan uuden ohjelman käyttöönottoa. Blogeissa kuvataan myös pelkoja ja onnistumisia, joita uuden ohjelman käyttöönotossa tulee vastaan. 

Miksi siirtyä sähköiseen taloushallintoon?

Sähköisen taloushallinnon kokonaisratkaisu helpottaa rutiineja, ajantasaisen tiedon saatavuutta ja toimii ajasta ja paikasta riippumattomana selainratkaisuna. Jo tämä lause sisälsi monia hyviä syitä siirtyä sähköiseen taloushallintoon.

Mitä etuja on sähköisen taloushallinnon kokonaisratkaisusta?

  • kaikki tapahtuu reaaliajassa
  • tiedot tallentuvat suoraan pääjärjestelmään
  • käytettävissä missä ja milloin tahansa
  • sisältää pankkiohjelman yrityksen kaikkiin tarpeisiin
  • tiliotteet noudettavissa suoraan ohjelmaan
  • porautumisominaisuudet
  • automaattiarkistointi hyödynnettävissä monipuolisilla kyselyillä
  • hyväksy ostolaskut sähköisesti
  • lähetä myyntilaskut sähköisesti
  • muokattava pilvipalvelu
  • ei tarvita omia eikä ulkoistettuja palvelimia
  • ei tarvita omaa varmuuskopiointia
  • tietosi ovat varmassa tallessa
  • hinnoittelu selkeää, ei piilokustannuksia

Mikä sitten on tämä Visma Fivaldi, joka jo alussa mainittiin? Visma Fivaldi on nykyaikainen pilvipalvelu sekä joustava ja skaalautuva kokonaisratkaisua yrityksen tai yhdistyksen kaikkien taloushallinnon tehtävien hoitamiseen. Myös palkanlaskenta ja varastotoiminnot on integroitu ohjelmaan. 

Lisäksi Visma Fivaldin varastossa tuotteilla voidaan käyttää sarjanumeroseurantaa, varastoja voi olla useita ja ne voidaan inventoida kätevästi muun toiminnan häiriintymättä. Varasto on toimiva lisä sähköiseen taloushallintoon. Sillä voidaan hoitaa yrityksen tai yhdistyksen varastotoiminnot ilman laajaa ERP-hanketta. Ohjelman myynti- ja ostotilaukset täydentävät toimintaa.

Tiedon hyödyntäminen

Pilvipalvelun kautta yritykselle tärkeä tieto on hyödynnettävissä missä tahansa ja milloin tahansa. Visma Fivaldin dashboardit, jotka voidaan määritellä käyttäjäkohtaisesti tuovat eri henkilöille tärkeät tiedot päivittäin helposti nähtäväksi taulukkoina tai graafisina kuvina. Ohjelman monipuolisten porautumismahdollisuuksien avulla päästään tarvittaessa laskun kuvalle asti ja tiedot voidaan tarvittaessa helposti myös viedä Exceliin jatkojalostusta varten.

Käyttöönoton suunnittelu

Kun ohjelma otetaan käyttöön, tärkeää on suunnitella käyttöönotto huolella. Tiedon hyödyntämisen ja raportoinnin kannalta on tilikartan ja laskentakohteiden suunnittelu tärkeää. Visma Fivaldissa on mahdollisuus käyttää valmiita tilikarttapohjia yritykselle tai yhdistykselle ja ne ovat helposti muokattavissa kunkin yrityksen tai yhdistyksen tarpeisiin.

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, vai miten se vanha sanonta meneekään, pätee kuitenkin hyvin myös järjestelmien käyttöönotossa. Me Rauhalassa suunnittelemme käyttöönoton yhdessä asiakkaidemme kanssa ja käyttöönoton hoidamme asiakkaan ympäristössä asiakkaan omalla materiaalilla. Näin yhdessä huolehdimme, että kaikki pohjatyöt on tehty huolella ja järjestelmän käyttö voi alkaa.

Visma Fivaldi on monipuolinen ja muokattava pilvipalvelu, siksi on tärkeää pohtia myös laskentakohteiden tarvetta ja ottaa ne alusta asti käyttöön, jotta läpi koko järjestelmän niitä voidaan parhaiten hyödyntää.

Moniyritysympäristössä mahdollisuus käyttää myös malliyritystä, josta tiedot voidaan kopioida helposti muille yrityksille tai jossa voi vaikeampia asioita testata

Oppeja Visma Fivaldin käyttöönotosta

Meillä Rauhalassa on nyt vuosi käytetty Visma Fivaldia. Käyttöönotto oli ihan samanlaista, kuin missä tahansa yrityksessä tai yhdistyksessä, kaikki uusi jännittää ja miettii, miten ehtii kaiken tehdä ja onko kaikki muistanut ottaa huomioon, oppiiko uutta ohjelmaa käyttämään jne. 

Palkkaohjelman käyttöönoton osalta ajoituksemme oli hyvä, kun voimme aloittaa uudella ohjelmalla vuoden alusta. Se on aina helpoin ajankohta, kun vuosi-ilmoitukset voi ottaa vanhasta ohjelmasta ja aloittaa vuoden alusta uudella. Välttämätöntä se ei ole, kesken vuottakin voi aloittaa. Meillä konkreettisesti huomattiin, että etukäteen on turha liikaa murehtia. Aikataulu kannattaa miettiä tarkkaan ja antaa oppimiselle aikaa. (Lue palkkahallintomme asiantuntijamme Jonnan kokemuksia palkkaohjelman käyttöönotosta)

Samalla, kun uutta ohjelmistoa otetaan käyttöön, kannattaa pohtia myös yrityksen prosesseja, miten asioita kannattaa hoitaa ja onko jotain uudistettavia toimintatapoja. Tämän vuoksi hyvä suunnittelu on myös tärkeää, kaikkea ei kannata tehdä kuten ennenkin. Hienoa on se, että pankkiohjelma sisältyy ohjelmaan ja näin moni perusasia toimii automaattisemmin kuin ennen. Saimme käyttöönotossa myös halutut perusrekisterit voitiin siirtää vanhasta ohjelmastamme Fivaldiin. (Lue hallintovastaavamme Sarin kokemuksia taloushallinnon näkökulmasta)

Laskutuksemme Rauhalassa on monipuolinen, normaalin laskutuksen lisäksi meillä on käytössä monitahoinen sopimuslaskutus. Sopimuksia on todella monia erilaisia ja niitä laskutetaan monilla eri laskutusjaksoilla. Tämä vaati tarkkaa suunnittelua ja määrittelyä ja tietysti myös tilikartan ja laskentakohteiden piti olla kunnossa. Erityisesti tässä sopimuksenlaskutuksen ja laskutuksen käyttöönotossa oli tärkeää etukäteen pohtia nimikkeitä, sopimuakausia ja seurantakohteita. Käyttämästämme malliyrityksestä oli todella hyötyä. (Lue toimistosihteerimme Iian kokemuksia sopimuslaskutuksesta)

Käyttöönotossa kannattaa kääntyä sellaisen kumppanin puoleen, joka huolehtii asiat puolestasi. Mitä jos järjestelmähanke onnistuisi??

Oppiminen on jatkuvaa

Tukipalvelut toimivat sähköisesti ja puhelimella ja meillä on myös tarjota Visman toimesta nykyaikainen ja sähköinen oppimisympäristö Visma Talent, jossa Visma Fivaldista monia lyhyempiä ja pidempiä videoita, mutta myös monista muista ajankohtaisista aiheista koulutuksia.

 

Järjestämme Visma Filvadin ja sähköisen taloushallinnon webinaareja. Tarkista webinaaritarjontamme:

Tutustu webinaareihimme

Voit myös ottaa meihin suoraa yhteyttä:

Jätä yhteydenottopyyntö

Takaisin blogiin