Oikeaoppinen palkanlaskentaprosessi: Huomioi työaika ja kulut

Palkanlaskentaprosessista puhuttaessa viitataan moneen eri aihepiiriin, kuten kirjanpitoon, työajanseurantaan, matka- ja kululaskutukseen sekä henkilöstöhallintoon. Kokonaisuus voi kuulostaa pirstaleiselta ja prosessin kehittämisen aloittaminen voi tuntua työläältä, vaikealtakin. Kehittäminen kuitenkin kannattaa, sillä palkanlaskentaprosessin uudistaminen johtaa yrityksen kaikkien osapuolten kannalta tehokkaampaan lopputulokseen.

Heti alkuun todettakoon, että palkkaprosessin kustannustehokkuuden lisäämisen suurin tekijä on palkka-aineiston oikeellisuus. Oikeellisuus pystytään takaamaan automaatioilla, esimerkiksi nykyaikaisista työajanseurantajärjestelmistä ja matka- ja kuluohjelmista tiedot siirtyvät suoraan palkkahallintoon sekä kirjanpitoon. Oikeellisuus vaatii myös palkkaprosessin asiantuntijaosaamista, jota voi kysyä talon ulkopuolelta omalta järjestelmätoimittajalta tai tilitoimistolta.

Nykyaikainen palkkaprosessi on myös varmin tapa noudattaa lakisääteisiä asioita. Työaikalakihan velvoittaa kaikkia yrityksiä ja työnantajayhteisöjä muun muassa työajanseurantaan ja työaikakirjanpitoon arkistointivelvoitteineen.

Palkanlaskentaprosessin kehittämisestä saatavat hyödyt

Yrityksen prosessit tehostuvat

Turhien työvaiheiden karsinta nopeuttaa prosesseja. Turha manuaalinen työ jää pois, kun vaikkapa TES-tulkintoja ei enää tarvitse tehdä erikseen, vaan järjestelmään rakennetun TES-tulkinnan kautta ylityölisien, työaikojen ja poissaolojen tulkinta tapahtuu itsestään. Talouden suunnittelun kannalta taas on tärkeää, että esimerkiksi myyntikohteita tai yksikön kuluihin liittyviä asioita voi seurata ajantasaisesti.

Ei enää näppäilyvirheitä ja niistä koituvia ylimääräisiä kustannuksia

Kun palkanlaskentaohjelmaan on integroitu siihen linkittyvät ohjelmat, kuten työajanseurantajärjestelmä tai matka- ja kululaskuohjelma, vähenee tiedon manuaalinen tulkinta ja näppäily ja siinä tapahtuvat virheet. Kun liittymät ottavat tarkistetut työaikatiedot sisään itsestään, ei näppäilyä tarvita. Tällöin kullankallista työaikaa ei tarvitse käyttää virheiden korjaamiseenkaan.

Kaikki tiedot ovat saatavilla reaaliaikaisesti samasta paikasta

Yrityksesi käytössä on jatkuvasti reaaliaikaiset tiedot esimerkiksi tehdyistä työtunneista. Myös etätyöskentelyn kirjaaminen ja seuraaminen helpottuu, kun työtunteja ei toimiteta lippulappusilla. Lisäksi yrityksen monenlaisten lisien, bonusten sekä muiden palkanmaksujärjestelyiden hallinta on tehokkainta nykyaikaisessa järjestelmässä.

Tästä koituu hyötyä palkkaprosessin eri osapuolille

Esimies voi seurata alaistensa työtunteja ja reagoida kertyviin ylityötunteihin ja poissaoloihin ajantasaisesti. Työntekijät voivat itse syöttää työajanseurantaohjelmaan työtuntinsa helposti joko mobiilissa tai selaimella. Myös omien tuntikertymien seuraaminen on helppoa. Tämä lisää avoimuutta ja oikeudenmukaisuutta työpaikalla. Lisäksi palkkahallinnon työntekijöillä on aina käytössään reaaliaikaiset työtiedot.

Tietosuoja on taattu

GDPR ja tietoturvallisuus on pidettävä mielessä palkanlaskennasta ja henkilötiedoista puhuttaessa. Työnantajalla on velvollisuus noudattaa säännöksiä esimerkiksi arkistoimisen suhteen. Nykyaikaisissa järjestelmissä myös yrityksesi arkaluonteiset tiedot ovat tietoturvallisessa tallessa GDPR-asetusten mukaisesti.

Kohdistettu kustannusseuranta ja raportointi palvelevat yrityksesi etua

Työaikaa voidaan kirjata projekteille, asiakaskohteille ja kustannuspaikoille, jonka jälkeen tiedot saadaan palkkaohjelmaan ja kirjanpitoon oikeine kustannuspaikkoineen. Tämä auttaa seuraamaan, paljonko työ vie resursseja tai aiheuttaa palkkakustannuksia. Projekteihin käytettyjen tuntitietojen keräämisen avulla herätät myös luottamusta asiakkaissasi. Lisäksi työajanseurantaohjelman raporttien avulla saadaan tietoa viiveettä tämänhetkisistä poissaoloista, ylitöistä ja muusta tarpeellisesta esimerkiksi esimiesten ja palkkahallinnon käyttöön.

Maksatus on selkeämpää ja nopeampaa

Sen lisäksi, että mobiilisovelluksessa voi parilla napsautuksella hyväksyä ja tehdä matka- ja kululaskuja, voi ohjelmistojen avulla myös helposti sopia esimerkiksi maksatuksen hoitamisesta. Voidaan esimerkiksi sopia matka- ja kululaskujen maksamisen tapahtuvan heti niiden saapuessa tai vaikkapa samaan aikaan palkanmaksun kanssa. Maksatus hoituu nykyaikaisten ohjelmien sisäisten pankkiohjelmien avulla automaattisesti.

Automaation myötä mielenkiintoisempia työtehtäviä ja viihtyvyyttä

Palkanmaksajilla ja kirjanpitäjillä on tulevaisuudessakin töitä – nämä työt vain muuttuvat mielenkiintoisimmiksi! Kun aikaa kuluu vähemmän rutiinimaiseen työhön luotettavien ohjelmistojen ansiosta, aikaa jää muun muassa asiakkaiden neuvontaan ja prosessien kehittämiseen. Monimutkaisemmat työtehtävät myös motivoivat ja lisäävät työn mielekkyyttä. Siten ohjelmistojen käyttöönotto tehostaa työntekijöidenkin työnkuvaa.

Myös automaation mukanaan tuoma paperittomuus on samalla sekä työntekijäkokemusta parantava että ympäristöystävällinen seikka. Työntekijöiden viihtyvyys kasvaa, kun työajat voi kirjata varmaan järjestelmään, eikä työtuntilapuista ole enää päänvaivaa.

Mistä lähteä liikkeelle palkkaprosessin kehittämisessä, jos aika ja resurssit eivät riitä kaikkeen?

Palkanlaskentaprosessin kehittäminen on suurelta kuulostava kokonaisuus, mutta asioita palastelemalla monimutkaiseltakin kuulostavasta projektista saadaan varsin yksinkertainen.

Mikäli palkanlaskenta on ulkoistettu ja/tai käytössänne on erilaisia työajanseurannan tai palkanlaskennan ohjelmistoja, voivat palkkahallinnon ja sovellusten asiantuntijat auttaa kehittämisen toteuttamisessa. Asiantuntijat osaavat neuvoa ja kysyä oikeita kysymyksiä yrityksesi prosessien kehittämisen kannalta. Yhteistyön avulla jo pienellä vaivalla voit tehostaa yrityksesi prosesseja huomattavasti.

Haluatko oppia lisää palkanlaskentaprosessista?

• Lataa maksuton webinaaritallenne: Yrityksen toimiva palkanlaskennan prosessi
• Lue blogi: Kirjanpito ja palkanlaskenta samassa vai eri järjestelmässä?
  

Haluatko tietoa palkanlaskentaan liittyvistä järjestelmistä?

• Palkanlaskentaohjelma
• Työajanseurantajärjestelmä
• Matkalaskutusohjelma

Haluatko tietoa palkanlaskennan ulkoistamisesta?

• Tutustu tilitoimisto Priima Yrityslaskennan osaavaan palkkapalveluun