Nykyaikainen palkanlaskentaohjelma pilvessä

Nykyaikaiset palkanlaskentaohjelmat toimivat pääosin pilvessä, jolloin koneelle ei tarvita erillisiä ohjelma-asennuksia ja sinun ei tarvitse huolehtia versiopäivityksistä, vaan ajantasainen ohjelma on aina käytössäsi. Tämä lisää myös työn joustavuutta, koska ohjelma ei ole sidoksissa yhteen laitteeseen, vaan on käytettävissä käyttäjätunnusten turvin selaimessa missä ja milloin vain nettiyhteyden päässä, tarvittaessa jopa mobiilissa.

Voit siis laskea palkat toimistolla, kotona tai vaikkapa kesämökillä ja voit nopeasti tarkistaa/lähettää tarvittaessa palkkalaskelmat myös mobiilisti. Nykyaikasilla ohjelmistoilla myös esimerkiksi sijaistaminen loma-aikoina on helppoa. Käyttöoikeuksilla otetaan kantaa, kuka pääsee ohjelman tietoihin, näin tietoturva säilyy eikä kenenkään tarvitse antaa omia käyttäjätunnuksiaan muiden käyttöön väliaikaisesti.

Automaatiot

Modernit palkanlaskentaohjelmat automatisoivat useita palkanlaskennan työvaiheita, näin ollen virheiden määrä pienenee ja säästetään jopa useita tunteja työaikaa ja kaikki tieto löytyy yhdestä paikasta. Palkanlaskijan työnkuva muuttuu kehittyvän teknologian myötä, kun manuaalisia työvaiheita kuten tiedon keruuta eri järjestelmistä ja ylimääräistä paperien pyörittelyä ei enää tarvita, näin ollen aikaa on enemmän tärkeisiin asiantuntijatehtäviin ja toimintamallien kehittämiseen. Automatisoidut ja joustavat palkanlaskentaohjelmat vähentävät myös palkanlaskennan kustannuksia, koska työvaiheet voidaan hoitaa suoraviivaisemmin ja nopeammin eikä tietoa tarvitse kerätä monesta eri paikasta.

Muokattavat taustamääritykset

Nykyaikaiset ohjelmat sopivat joustavuutensa ja muokattavuutensa ansiosta moniin erilaisiin tarpeisiin niin pienemmissä kuin suuremmissakin yrityksissä ja eri toimialoille. Yrityksen ja tarpeiden muuttuessa, palkka- ja poissaolon lajit sekä laskennan määritykset ovat helposti muokattavissa ja lisättävissä valmiiseen pohjaan. Taustamääritykset automatisoivat palkka-ajoa ja perustiedot tulevat ajolle valmiina, esimerkiksi kuukausipalkkoja maksettaessa, jos ei mitään muutoksia tarvita, on automaattisesti luotu palkka-ajo valmis maksuun. Ohjelmaan voidaan määrittää henkilön taakse esimerkiksi ay-maksu ja ulosottotietoja, jotka tulevat automaattisesti palkka-ajolle. Ennakonpidätyksen ja sivukulujen laskenta tapahtuu automaattisesti taustalla. Palkkalajien taakse voidaan määritellä TES-kohtaisesti erilaisia laskentoja ja näin ollen palkanlaskijan ei tarvitse laskea kertymiä. Näin palkanlaskijan tehtäväksi jää lähes valmiin palkka-ajon tarkistus ja tarvittavat muokkaukset ennen maksatusta ja ohjelma hoitaa sivukulujen uudelleen käsittelyn.

Integraatiot palkanlaskentaohjelmassa

Tunti- ja poissaolotiedot voidaan tuoda moniin ohjelmiin tiedostona suoraan työaikajärjestelmästä, jolloin ohjelma lukee tiedot palkka-ajolle. Tarvittaessa muokkaukset on helppo tehdä kun peruspohja ajolle on valmis eikä kaikkea tarvitse näpytellä alusta asti käsin. Myös kirjanpitoaineistoja voidaan viedä palkanlaskentaohjelmasta integraatiossa talouden - ja toiminnanohjausjärjestelmiin.

Tieto yhdessä paikassa 

Henkilötiedot, palkka- ja poissaolotiedot ovat varmassa tallessa yhdessä ja samassa järjestelmässä, josta saadaan myös tarvittavat raportit seurantaan. Tulorekisterin vaatimat toiminnallisuudet löytyvät ohjelmasta valmiina sekä Tulorekisteri-ilmoitukset lähtevät ohjelmasta suoraan. Kirjanpitoaineistot ovat siirrettävissä taloushallinnon ohjelmistoon ja parhaimmillaan jopa maksatus tapahtuu suoraan palkkaohjelmasta omalla pankkiyhteydellä. Myös Tulorekisterin vaatimissa korjaustilanteissa korjaukset ja aineiston mitätöinnit sekä uudelleen lähetykset voidaan tehdä suoraan ohjelmasta.

Palkkalaskelmat verkkopankkiin ja mobiilisti

Sähköpostia ei enää pidetä riittävän tietoturvallisena tapana välittää palkkalaskelmaa palkansaajalle. Niinpä nykyaikaisista palkanlaskentaohjelmista voidaan toimittaa palkkalaskelmat suoraan ohjelmasta joko verkkopalkkalaskelmana palkansaajan omaan verkkopankkiin tai mobiilipalkkalaskelmana erilliseen sovellukseen, jonne palkansaaja pääsee kirjautumaan henkilökohtaisilla tunnuksilla. Näin tietoturva säilyy ja palkkalaskelmat ovat tallessa ohjelmassa, josta ne tarvittaessa voidaan esimerkiksi tulostaa paperille. Sähköpostitse palkkalaskelmat lähetetään yleensä salattuna sähköpostina, jolloin vastaanottaja pääsee avaamaan viestin ainoastaan salasanan avulla.

Kustannustehokkuus ja nopea käyttöönotto

Usein palkanlaskentaohjelman päivittäminen pilvipalveluun on myös kustannustehokasta. Maksat ohjelmasta vain todellisen käytön mukaan eikä erillisiä konesalipalveluita tarvita ohjelman ylläpitämiseen. Käyttöönotto sujuu nopeasti ja jatkossa mahdolliset muutokset palkoissa on helposti tehtävissä kerran määriteltyyn kantaan, eikä koko ohjelmaa tarvitse uudelleen päivittää. Versiopäivitykset tulevat myös automaattisesti ohjelman toimittajan puolesta ja verottajan määrittämät arvot päivittyvät vuosittain ohjelmaan automaattisesti.

Suosittelemamme palkanlaskentaohjelma

Me Rauhalassa suosittelemme Visma Payrollia. Payroll sopii osana Visma.net taloushallintoa tai erillisratkaisuna erityisesti Pk-yrityksille. Muokattavuutensa ansiosta Visma Payroll toimii kuitenkin niin pienemmille kuin suuremmillekin yrityksille ja monille eri toimialoille. 

Rauhalassa on pitkä kokemus palkanlaskentaohjelmien käyttöönotoista sekä vanhojen ohjelmien päivittämisestä sujuvasti uusiin nykyaikaisiin pilvipalveluihin. Saat uuden palkanlaskentaohjelman käyttöösi kauttamme. Teemme halutessasi puolestasi palkkalajien ja henkilöiden perustamiset ohjelmaan. Hoidamme asianmukaiset koulutukset ja tarjoamme suomalaisen, erinomaiseksi arvotetun tukipalvelun käyttöösi. 

Ota yhteyttä ja kartoitetaan tarpeesi!

"Talous- ja palkkahallinnon prosessien nykyaikaistaminen säästää selkeästi aikaa.
Parasta yhteistyössä Rauhalan kanssa on ollut luottamus."

Tero Luoma | toimitusjohtaja | BSTR Luova Konttori Oy

Katso lyhyt esittelyvideo:

Palkka-ajon luonti Visma Payroll

Lue lisää:

https://www.rauhala.fi/blog/oikeaoppinen-palkanlaskentaprosessi-huomioi-tyoaika-ja-kulut

https://www.rauhala.fi/blog/kirjanpito-ja-palkanlaskenta-samassa-vai-eri-jarjestelmassa

Oletko kiinnostunut palkanlaskennan ulkoistamisesta? Tutustu tytäryhtiömme Priima Yrityslaskennan palveluihin. Priimasta löydät palkkahallinnon asiantuntevan tiimin ja saat luotettavan tilitoimiston kautta palkka- ja kirjanpitoasiat järjestykseen.

Priima - palkanlaskentapalvelut