Rauhalan blogi
  • Etusivu
  • Blogi
  • Rutiininomaisten HR-prosessien ja -kirjausten digitalisointi tuo helpotusta arkeen
31.3.2017 17:09:27

Rutiininomaisten HR-prosessien ja -kirjausten digitalisointi tuo helpotusta arkeen

Matkalaskut, kululaskut, työaikakirjaukset, työajanseuranta, TES-kirjaukset... Huh! Monissa yrityksissä esimerkiksi edellä mainittujen kaltaiset HR-prosessit hoidetaan edelleen manuaalisesti ja se aiheuttaa valtavasti lisätyötä. Mikäli työskentelet näiden HR-prosessien parissa, voit varmaankin tuntea manuaalisten kirjausten aiheuttaman tuskan. Digitalisoinnilla tästäkin kaikesta saadaan jouheva kokonaisuus, ja aikaa vapautuu tärkeämpiin tehtäviin.

Manuaalisen työn heikkoudet

Manuaalinen toimintatapa on hidas ja ennen kaikkea virhealtis. Esimiehet ja palkanlaskenta tulkitsevat merkittyjä tunteja parhaimpansa mukaan ja epäselvien kirjauksien selvittäminen vie aikaa. Kuitit häviävät tai niiden tiedot kuluvat ajan saatossa, jolloin tulkinta on vaikeaa. Myös virheitä sattuu. Virheet ovat inhimillisiä,
mutta voivat aiheuttaa lisätyötä palkkojen korjauserien tai kirjausten korjaamisten muodossa. Jälkikäteen tehtävät korjaukset voivat tuoda myös lisäkustannuksia.

Manuaalisuuden haittapuolena ei ole ainoastaan prosessin hitaus ja virhealttius, vaan se näkyy myös tuottavuuden laskuna. Mikäli henkilöstöhallinnolla tai palkanlaskijalla olisi käytössään ajantasaiset työkalut, manuaalisen työn määrä vähentyisi huomattavasti ja säästetyn ajan voisi käyttää toiminnan kehittämiseen ja säästöjen tuottamiseen.

Digitalisointi tuo jouhevuutta

Kun rutiininomaiset HR-prosessit, kuten kulu- ja matkalaskut, työaikakirjaukset, työvuorosuunnittelu ja palkanlaskenta automatisoidaan ja muutetaan digitaaliseen muotoon, syntyy jouhevasti toimiva kokonaisuus. Tällöin prosessit nopeutuvat, virheiden määrä pienenee tai poistuu kokonaan ja työn mielekkyys lisääntyy.

Digitaalisten työkalujen avulla esimerkiksi työntekijäkohtaiset kulu- ja matkalaskut voidaan siirtää suoraan palkanlaskentaan parilla klikkauksella. Työntekijä ottaa vain kuvan kuitista esimerkiksi älypuhelimellaan ja kuva siirtyy matka- tai kululaskun liitteeksi. Järjestelmä tulkitsee annettujen tietojen perusteella automaattisesti
esimerkiksi sen, maksetaanko työntekijälle matkasta puolipäiväraha, kokopäiväraha vai ulkomaanpäiväraha.

Kuitteja ei tarvitse säilyttää tai lähettää mihinkään erikseen, vaan tiedot ovat säilössä pilvipalvelussa. Myös työaikakirjaukset tapahtuvat täysin digitaalisesti ja korjaukset on helppo tehdä suoraan järjestelmään. Esimiehen
hyväksyttyä tunnit tiedot siirtyvät suoraan palkanlaskentajärjestelmään ja maksuun. Virheiden määrä pienenee oleellisesti ja prosessi toimii jouhevasti.

Digitaalisilla ratkaisuilla ja toimivilla integraatioilla varmistetaan myös tietojen nykyaikaisuus ja lisätään raportoinnin monipuolisuutta. Erilaiset ohjelmistot ja järjestelmät siirtyvät yhä enemmän verkkoon. Osa ohjelmistoista on myös vanhenemassa: kaikkia ohjelmistoja ei enää päivitetä sellaisenaan, vaan niiden rinnalle on kehitetty täysin uudenlaisia, nykyajan tarpeita vastaavia ratkaisuja.

Myös raportointitarve yrityksissä kasvaa: tietoa kaivataan entistä enemmän ja aiempaa tarkemmilta tasoilta. Kaikki ohjelmistot eivät pysty tuottamaan sellaista
tietoa, jota nykypäivän vaatimukset edellyttävät. Uudemmat ratkaisut auttavat esimerkiksi yrityksen johtoa tulkitsemaan aiempaa tarkemmalla tasolla esimerkiksi projektien kannattavuutta ja työn tehokkuutta.

Lisätietoa aiheesta

opaskuva_hr-prosessit.pngOlemme koostaneet aiheesta myös pikaoppaan, "Rutiininomaisten HR-prosessien digitalisointi". Oppaasta saat lisätietoa edellä esitetyistä asioista sekä mm. vinkkejä mahdollisten lisäinvestointien perustelemiseksi yrityksen päättäjille. Opas on suunnattu erityisesti PK-yritysten HR-prosesseista ja palkanlaskennasta vastaaville.

Takaisin blogiin