Tulorekisterin (KATRE) vaatimukset palkanlaskentaohjelmalle

Kertausta tulorekisteristä eli mitä siis tapahtuu?

Tulorekisteriin tehdään kaikki palkkailmoitukset 1.1.2019 alkaen maksetuista palkoista reaaliaikaisesti ja maksukohtaisesti. Myös muutokset näihin palkkailmoituksiin tehdään tulorekisterin kautta.

Tulorekisteri koskee kaikkia palkkaa maksavia tahoja, yrityksiä, yrittäjiä, kotitalouksia, tilitoimistoja, ihan kaikkia tahoja, jotka maksavat palkkaa. Sähköinen tulorekisteri korvaa eläkelaitoksille, Verohallintoon, Kelaan ja työttömyysvakuutusrahastoon tehtävät palkkailmoitukset.

Tulorekisteri ja palkanlaskentaohjelma - Mitä pitää pystyä tekemään?

Muutos on suuri palkanlaskijoille ja kaikille yrityksen työntekijöille. Myös yrityksissä käytössä olevien palkanlaskenta- ja matkalaskuohjelmiin muutokset ovat merkittävät. Ohjelmistotalot ovat kevään ja kesän aikana tehneet muutoksia ohjelmiinsa. Nyt on viimeinen hetki tarkastaa, että oma palkanlaskenta- ja/tai matkalaskuohjelma on tulorekisterikelpoinen. Taipuuhan palkkaohjelmasi tulorekisterin vaatimuksiin!

Palkkajärjestelmissä on sisäänrakennettu sähköinen yhteys tulorekisteriin.

Päivitykset palkanlaskentaohjelmiin ja matkalaskuohjelmiin ovat alkaneet, syyskuu on niiden osalta sesonkiaikaa. Päivitykset nykyaikaisiin pilviohjelmiin tapahtuvat automaattisesti käyttäjille ilmoitettuun aikaan aiheuttamatta katkoksia toimintaan.

Ohjelmistotalot ja palvelutarjoavat järjestävät ilmaisia webinaareja aiheesta. Muutokset ohjelmiin, samoin kuin webinaarit käyttäjille, ovat nykyaikaisilla pilviohjelmilla yleensä ilmaisia. Kannattaa siis osallistua, jotta varsinkin palkanlaskijana olet muutoksen etulinjassa, koska varmasti monessa yrityksessä toimit myös neuvonantajana.

Palveluun kirjaudutaan Suomi.fi -tunnisteella

Tunnistautuminen tulorekisteriin tapahtuu Suomi.fi-palvelun kautta ja nyt viimeistään kannattaa tarkastaa, että nimenkirjoitus yms. asiat ovat palvelussa kunnossa. Palvelun kautta voidaan tehdä myös esimerkiksi tilitoimistolle valtuutus ilmoittaa tiedot tulorekisteriin.

Tulorekisteri on täysin uusi palvelu, joten vanhoja valtuutuksia ei järjestelmään ole, vaan yritysten on annettava valtuudet tulorekisterin rooleihin ”Palkkatietojen ilmoittaminen” tai ”Palkkatietojen katselu”.

Valtuuttaminen tulorekisterin sähköisen asiointipalvelun käyttöön tapahtuu palvelussa Suomi.fi-valtuudet. Tulosrekisteri tarkistaa Suomi.fi-valtuuksien avulla luotettavasti henkilöt tai yrityksen valtuudet, valtakirjat ja oikeuden asioida sähköisesti toisen henkilön tai edustamansa yrityksen puolesta.

Katso-tunnisteet jäävät pois käytöstä, ainoastaan yhdistyksillä on niitä mahdollisuus vielä käyttää 1.1.2019 jälkeenkin.

Palkanlaskennan prosessit muuttuvat

Tulorekisteri keventää yritysten hallinnollista taakkaa, kun tulot voidaan ilmoittaa tulorekisteriin yhteen kertaan. Työnantajat ovat vastuussa antamiensa tietojen oikeellisuudesta ja oikaisemisesta. Tiedot on korjattava ilman aiheetonta viivästystä – heti, kun virhe huomataan.

Reaaliaikaiseen palkkailmoittamiseen siirtyminen muuttaa varmasti yrityksen palkanlaskennan prosesseja ja nyt lomien jälkeen kannattaa heti aloittaa niiden kartoittaminen.

Syksyn aikana on pohdittava monia ilmoittamisen sujuvuuteen liittyviä asioita, vaikka ohjelmat päivittyisivät automaattisesti sovittuun aikaan.

• Mitkä ovat pakolliset tiedot ja vapaaehtoiset tiedot tulorekisteriin?
• palkkalaji = tulorekisterin tulolaji, linkitettävä ennen vuoden vaihdetta
• luontaisetujen ja kustannusten ilmoittaminen?
• Miten palkkaennakot ilmoitetaan?
• yksityiskohtia on paljon

Ohjelmistotalojen järjestämien webinaarien lisäksi Verottajalla on hyviä ohjeita ja tallenteita eri aiheista, kannattaa niihin myös tutustua: https://www.vero.fi/tulorekisteri/

Nyt kannattaa aloittaa tulorekisteriin valmistautuminen, ellet ole vielä aloittanut!

 Lähde: Verohallinto 2018. https://www.vero.fi/tulorekisteri/tietoa-meist%C3%A4/ (viitattu 20.8.2018).

Onko palkanlaskentaohjelman vaihtaminen ajankohtaista?

Lataa maksuton opas palkanlaskentaohjelman valinnasta. Näin valitset kerralla oikein.

Oppaan lataus ei sido sinua mihinkään.

Olisiko muista blogiteksteistämme myös apua?

• Näin kansallinen tulorekisteri eli KATRE vaikuttaa yrityksen arkeen käytännössä
• Tulorekisteri ja palkanlaskenta - Mikä muuttuu?