Rauhalan blogi
  • Etusivu
  • Blogi
  • Uutta aikakautta kohti – uuden ohjelmiston käyttöönotto osa 1, palkanlaskenta
25.9.2017 9:28:00

Uutta aikakautta kohti – uuden ohjelmiston käyttöönotto osa 1, palkanlaskenta

Blogikirjoitus liittyy uuden ohjelman käyttöönottosarjaa, lue mistä kaikki lähti.

 

Aikataulu

Kaikin puolin ajoituksemme ei olisi voinut olla parempi, koska se sijoittui vuodenvaihteeseen. Pystyimme käsittelemään päättyneen tilikauden vanhassa ohjelmistossa loppuun ja aloittamaan uuden tilikauden uudella ohjelmalla ja niin sanotusti ”puhtaalta pöydältä”, kun otetaan huomioon esimerkiksi vuosi-ilmoitukset. Lokakuussa aloimme käydä koulutuksissa uuden ohjelmiston opettelua varten, joksi valikoitui siis Visma Fivaldi. Koulutukset olivat myös ajoitettu niin, että pystyimme jakamaan työtaakkaa hieman uuden oppimisen ja perustamisen kannalta. Halusimme myös tehdä tietojen viennit uuteen ohjelmaan itse, jotta oppisimme kaiken varmasti alusta alkaen. Tarvittaessa saimme tietenkin apua ohjelman kouluttajilta ja asiakaspalvelusta, jotka tulivatkin tutuiksi alkuvuodesta mutkien eteen tullessa. Saimme myös rakennettua ohjelmaan malliyrityksen, jonka kautta kävimme prosesseja läpi koulutuksissa ja tätä kautta osasimme myös rakentaa ne oikein omiin yrityksiimme. Olemme edelleen säilyttäneet tuon malliyrityksen kannassamme, jotta voimme tarpeen tullen käydä kokeilemassa sinne tarvittavia uusia asioita ja katsoa kuinka ne toimivat käytännössä.

Fiilikset

Aluksihan kaikki uusi jännitti, ketäpä ei. Omalla kohdalla suurimmaksi pelon aiheeksi nousi juurikin palkkojen maksu henkilöstölle, koska se oli suurin minun omasta vastuualueestani. Mitä jos en opi uutta ohjelmaa ajoissa? Saanko ensimmäiset palkat varmasti maksuun ajallaan? Mitä jos palkka aineistot eivät siirry pankkeihin? Panikointi oli kuitenkin turhaa, nyt kun näin jälkikäteen asiaa ajattelee. Koulutuksien edetessä kävin omaa kantaamme läpi ja perustin tietoja sinne pikkuhiljaa. Annoin asioiden muhia ja sopivan hetken tullessa palasin taas vaikeiksi kokemiini asioihin ja annoin uuden mahdollisuuden. Jälkikäteenkin onneksi kaikki virheet on korjattavissa, niin kuin monesti itselleni tulee toitotettua. Ja kaikkihan virheitä tekee.

Tuntemuksia käytöstä

Yksinkertaisuudessaan Fivaldissa normaalien kuukausi palkkojen maksu onnistuu alle kymmenellä napin painalluksella. Tämä oli sinänsä minulle outoa ja vaikea käsittää. Onko tämä tosiaan näin nopeaa? Olinhan kuitenkin vanhan ohjelman myötä tottunut useampaan eri vaiheeseen. Ohjelmassa myös esimerkiksi lomapalkkakertymien laskenta ja tämän jälkeen varauksen tekeminen kirjanpitoon onnistuu alle 10 sekunnissa. Ohjelma myös osaa itse luoda purkutositteen aiemmasta kuukaudesta, joten työvaihteet lyhenivät tämänkin osalta huomattavasti, jos vanhaan täytyy verrata.

Jälkipuinti

Faktahan totta kai on se, että jokaisessa ohjelmassa on hyvät ja huonot puolensa. Toiset pitävät rikkautena eri asioita kuin toiset. Muutos on kuitenkin joskus välttämätön ja siihen on asennoiduttava innolla ja oltava valmiina ottamaan vastaan se kaikki, jonka vain irti saa. Vanhaan on kuitenkin loppupeleissä turha jäädä märehtimään, siitä tulee vain raskas tie itselle sekä muille kanssamatkustajille.



Tutustu ladattavaan oppaaseen: Palkanlaskentaohjelman hankinnan ABC

Jos sinulla on vaikeuksia muutoksen tullen, meidän osaava ohjelmistotiimimme auttaa sinua mielellään! Tarjoamme monia eri vaihtoehtoja, joihin voit tutustua verkkosivuillamme tai ottamalla yhteyttä meihin.

Visman Fivaldista tulossa maksuttomat esittely webinaarit, lue lisää ja ilmoittaudu.

 

Takaisin blogiin