Rauhalan blogi
  • Etusivu
  • Blogi
  • Uutta aikakautta kohti – uuden ohjelmiston käyttöönotto osa 3, sopimuslaskutus
21.11.2017 8:54:43

Uutta aikakautta kohti – uuden ohjelmiston käyttöönotto osa 3, sopimuslaskutus

Blogikirjoitus liittyy uuden ohjelman käyttöönottosarjaa, lue mistä kaikki lähti.

 

Aikataulu

Ohjelmiston vaihto ajankohdallisesti tuli parhaaseen mahdolliseen aikaan ajatellen sopimuslaskutusta eli vuodenvaihteeseen. Muutamaa yksittäistä laskutusta lukuun ottamatta sopimuslaskutusten uusi jakso alkaa 1.1., joten vuodenvaihde oli näin ollen paras ajankohta.
Aikataulullisesti oli aikaa varattu sopivasti sopimuslaskutuksen osalta, aikaa oli myös tehdä normaalit työasiat (ottaen huomioon, että kyse oli melko kiireisestä loppuvuodesta).

Alkuvaiheet

Uutta ohjelmaa Visman Fivaldia pääsin testailemaan ennen varsinaista käyttöönottoa sekä osallistumaan perehdyttämiskoulutuksiin. Haastavinta käyttöönotossa oli uuden ohjelman sopimuslaskutuksen erilainen ns. ajatusmaailma verrattuna vanhaan ohjelmaan. Siinä sai oma ajatuskoppa töitä, asioita voi tehdä ja ajatella monella eri suunnalta. Kun sai oman pään koodattua uudelleen, alkoivat asiat loksahdella paikoilleen ja päästiin suunnittelemaan varsinaista käyttöönottoprosessia.

Sopimuslaskutuksen siirto oli koko vaihtoprossien manuaalisin osuus, dataa ei saatu siirrettyä sähköisesti, kuten monet muut asiat esim. asiakasrekisteri. Tämä tiedostettiin, tehtiin huolelliset ennakkosuunnitelmat ja valmistelut mm. luotiin tarvittavat sopimusryhmät, nimikkeet ja seurantakohteet. Itse siirto oli monotonista tietojen kopiointia ja tähän saatiin valjastettua apukäsiä. Toki tästäkin saatiin hyvät naurut aikaiseksi, kun kolme naista eri toimipisteissä samanaikaisesti siirtää tietoja, pystyimme seuraamaan toistemme kulkuja (ja taukoja). Jotta tämä vaihe toimi kitkattomasti, oli huolellinen suunnittelu kaiken a ja o (sekä huumori).

Koko alkuprosessin aikana testiympäristö oli kovassa käytössä. Useampia puheluita tukeen, mistä korostuikin asiakaspalvelun tärkeys!

Ennen vuodenvaihdetta ajettiin testilaskutuksia ja verrattiin vanhan ohjelman lukuihin, tämä oli mainio tarkistusprosessi ja antoi varmuutta, että kaikki oli mennyt oikein ja suunnitelmien mukaisesti.

H-hetki

1.1. Fivaldi käyttöön ja samalla varsinainen tulikoe laskutuksen osalta, kun sopimuslaskutukset lähetettiin. Pari päivää jännitettiin, muutamat laskut eivät olleet tavoittaneet asiakkaita, mutta tämäkin johtui enimmäkseen siitä, että sähköiset osoitteet puuttuivat. Kaikki siis meni hyvin sopimuslaskutuksen osalta.

Jälkipuinti

Nyt ollaan jo miltei vuosi käytetty ohjelmaa, sopimuslaskutuksen logiikka on jo arkea ja kummasti ne aivotkin siihen tottuivat. Pieniä haasteita on ollut, niin varmasti aina kun tulee uutta ja joutuu muuttamaan toimintatapojaan, mutta se on tuonut myös uusia mahdollisuuksia ja eteenpäin pitää elämässä mennä. Kaikkea ei kuitenkaan alussa osattu huomioida ja jotta saamme kaiken mahdollisen tehon irti ohjelmasta, vielä pitää yksi ponnistus tehdä sopimusriveille (josta varmasti selvitään samalla huumorilla kuin aiemmin).

Mielestäni kaiken kaikkiaan kaikki meni loistavasti, tässä vielä listattuna mitkä siihen vaikuttivat kohdallani:

  • uuden ohjelman asiakaspalvelutuki, tärkein pohja koko projektille, asiantuntijuutta ei mikään voita
  • koulutus
  • suunnittelu
  • oma asenne
  • hyvä projektiporukka ja huumori
  • ajankohta
  • aikataulu
  • testausmahdollisuus

 

Suosittelen tutustumaan ilmaiseen tietopankkiimme mm. ERP-järjestelmien valinnasta ja käyttöönotosta.

Jos sinulla on vaikeuksia muutoksen tullen, meidän osaava ohjelmistotiimimme auttaa sinua mielellään! Tarjoamme monia ei vaihtoehtoja, joihin voit tutustua verkkosivuillamme tai ottamalla yhteyttä meihin.

 


 

Takaisin blogiin