Rauhalan blogi
  • Etusivu
  • Blogi
  • Uutta aikakautta kohti – uuden ohjelmiston käyttöönotto osa 2, taloushallinto
23.10.2017 10:16:35

Uutta aikakautta kohti – uuden ohjelmiston käyttöönotto osa 2, taloushallinto

Blogikirjoitus liittyy uuden ohjelman käyttöönottosarjaa, lue mistä kaikki lähti.

 

Aikataulu

Kirjanpidollisesti ajankohta osui jälleen omien mieltymyksien mukaan kohdalleen, vuodenvaihteeseen. Kävimme tiuhaan tahtiin syksyllä koulutuksissa ja mietimme, miten kaikki teknillisesti hoidettaisiin? Muutos tulisi kuitenkin olemaan suuri. Ryhmämme oli ihan ”täpinöissään” uuden ohjelman opettelusta ja perhosia oli myös vatsanpohjassa, että saisimme kaikki ajallaan valmiiksi. Muutoshan on myös mahdollista tehdä, oli ajankohta mikä hyvänsä, joten sen puolesta on turha murehtia.

H-hetki ja tuntemuksia käytöstä

Sitten se päivä koitti, kun saimme uuden ohjelman käyttöömme. Fivaldiin tehtiin malliyritys ja tähän malliyritykseen tehtiin kaikki tarvittavat muutokset ja sen jälkeen kopioimme emon ja tyttäret omiksi yrityksiksi käyttäen pohjana tätä malliyritystä. Nyt jos tulee muutoksia, niin teemme muutokset ainoastaan malliyrityksen kantaan, jolloin kaikki tiedot kopioituvat automaattisesti muihin yrityksiin, jolloin siis korjauksen tekeminen täytyy tehdä vain kerran, kätevää minusta! Samoin tilikartta yms. olivat jo ohjelmassa valmiina, ainoastaan omat osto- ja myyntitilit piti nimetä. Yritysrekisteri on sama sekä asiakkaalla että toimittajalla, mikä on myöskin minusta loistava ominaisuus, näin ei tarvitse moneen paikkaan näitä tietoja tallettaa. Saimme myös siirrettyä asiakkaat toisesta tietokannasta uuden ohjelman yritysrekisteriin CSV-tiedoston avulla. Myös toimittajarekisteri olisi ollut mahdollista siirtää CSV-tiedoston avulla, mutta teimme tietoisen päätöksen olla näin tekemättä, ”pieni” siivous tähän rekisteriin oli paikallaan. Lisäilimme vain toimittajat sitä mukaan kantaamme, kun ostolaskuja saapui.

Pankkitilit on rakennettu ohjelmaan sisälle, joten tiliotteiden ja viitteiden haku menee tosi näppärästi. Olemme määritelleet emoyrityksemme myös pankkiyhteys yritykseksi, joten haku täytyy tehdä vain kerran ja ohjelma jakelee tiedot oikeisiin yrityksiin automaattisesti. Koska ohjelma on pilvessä, niin se on aina mukana joka paikassa, jossa vain netti toimii. Ohjelma myös arkistoi koko ajan reaaliajassa kaikki osto- ja myyntilaskut yms. liitteet, joten arkistommekin on ajan tasalla eikä erikseen tarvitse mitään ajoja ajaa. Tasekirjan saa ohjelmasta ulos valmiina, kunhan on tehnyt tarvittavat muutokset ohjelmaan. Myös esimerkiksi veroilmoitus tulee ohjelmasta suoraan, kunhan on tiliöity kaikki oikeille tileille. Visma Fivaldissa on myös kirjanpidon selailu kohta, josta pääsee pureutumaan tilin kautta osto-ja myyntilaskun kuvaan asti. Loistavaa, mahdollisiin virheisiin tai muuten mieltä askarruttaviin lukuihin pääsee siis helposti käsiksi! Sinulla on myös mahdollisuus rakentaa yritykseesi dashboardeja, joita voit asettaa ohjelmasi pääsivuksi tai useammaksi välilehdeksi. Näin pystyt seuraamaan oikea-aikaista tietoa suoraan järjestelmän pääsivulta esimerkiksi avoimista myyntilaskuista ja pankkitilin saldosta.

Jälkipuinti

Näin jälkikäteen ajatellen vaihto sujui todella mutkattomasti, vaikka välillä tuntuikin, että tästä ei selvitä ajallaan. Monet ongelmat johtuivat meistä itsestä, kun yritimme tehdä asiat niinkuin ennenkin, vaikka ohjelma toimi hieman eri tavalla mihin olimme tottuneet. Onneksi harjoittelu tekee mestarin. Jos henkilökohtaisesti kysyttäisiin, niin taloushallintoa en vaihtaisi mistään hinnasta enää toiseen ohjelmaan, homma toimii meidän konsernissa tällä.

 

Tutustu ladattavaan oppaaseemme: Digitaalinen taloushallinto yrityksen kasvun tukena

Jos sinulla on vaikeuksia muutoksen tullen, meidän osaava ohjelmistotiimimme auttaa sinua mielellään! Tarjoamme monia ei vaihtoehtoja, joihin voit tutustua verkkosivuillamme tai ottamalla yhteyttä meihin.

Visman Fivaldista tulossa maksuttomat esittely webinaarit, lue lisää ja ilmoittaudu.

 

Takaisin blogiin