Rauhala Yhtiöt Oy toimitti SOSTElle koko organisaatiota palvelevan HR-ratkaisun
Ennen Sympa HR:n käyttöönottoa ja Rauhalan yhteistyötä SOSTEn henkilöstöhallinnon prosessit ja toimintatavat eivät palvelleet nykypäivän tarpeita. SOSTElla on 50 työntekijää ympäri Suomea ja vain yksi henkilö on vastuussa koko organisaation HR-prosesseista ja -käytännöistä. Haasteita aiheutti erityisesti toimintojen manuaalisuus ja perinteiseen, paperiseen malliin nojaaminen.
”Esimerkiksi sairauspoissaolojen tai loma-anomusten hallinnointi oli hyvin haasteellista, kun kaikki tehtiin paperilla. Paperilaput pyörivät ensin esimiesten ja päälliköiden pöydillä, jonka jälkeen ne päätyivät johdon tarkistettavaksi ja sitten vasta talousjohtajan tiedoksi. Palkanlaskentaan tiedot päätyivät aina vasta monen mutkan jälkeen. Henkilöstökin alkoi turhautua paperien pyörittelyyn ja jäykkään prosessiin, ja tähän ensisijaisesti lähdimme hakemaan nopeampaa ja joustavampaa ratkaisua”, SOSTEn talousjohtaja Kirsi Anttila kuvailee tilannetta ennen yhteistyön aloitusta.
SOSTElla ei ollut aiempaa kokemusta HR-järjestelmistä, joten hankinta lähti liikkeelle eri järjestelmiin tutustumisella, edustajien tapaamisilla ja vertailemalla järjestelmien ominaisuuksia SOSTEn tarpeisiin. Vasta Rauhalan asiantuntijan esitys lopulta vakuutti Sympa HR –järjestelmän hienoudesta.
”Kun Rauhalan edustaja esitteli meille Sympa HR-järjestelmää, tiesin välittömästi, että tämä meidän pitää hankkia. Olimme jo aiemmin keskustelleet toisen edustajan kanssa Sympasta, mutta vasta Rauhalan esitys vakuutti. Osaan kysyä vaikeita kysymyksiä, mutta Rauhalan edustaja todella tunsi ja tiesi asiansa, olin vakuuttunut hänen vastauksistaan ja ammattitaidostaan. Hän ei tuntenut paitsi työkalua, vaan tunsi todella koko HR-prosessin ja tunnisti juuri meidän tarpeemme. Tunsimme Rauhalan myös jo entuudestaan muiden yhteistyöprojektien kautta, joten luottamus kumppaniin oli vahva heti alusta alkaen.”
Vaikka järjestelmähankintaa oli harkittu ja tarve tunnistettu jo pitkään, sen toteutumista ei oltu lyöty lukkoon täsmällisesti budjettikauteen. Hankinta oli kuitenkin niin tärkeä ja mahtui budjettiin, joten se päätettiin toteuttaa vielä loppuvuodesta. HR-prosessit olivat turhan hitaita ja vaivalloisia, joten pikaista ratkaisua tarvittiin jo henkilöstönkin tyytyväisyyden parantamiseksi.
”Etsimme ratkaisua, joka olisi mahdollisimman yksinkertainen ja helppokäyttöinen, mutta olisi silti suhteellisen valmis paketti meidän tarpeisiimme nähden. Vertailimme eri järjestelmiä, mutta tämä tuntui sopivan meidän tarpeisiimme parhaiten ja oli riittävän ”valmis”. Muut järjestelmät olivat ikään kuin kesken, tai eivät keskittyneet HR-prosesseihin riittävän syvällisesti. Järjestelmän piti hyödyttää koko organisaatiota.”
Käyttöönotto sujui ennätysnopeasti, budjetissa pysyttiin ja odotukset ylitettiin
”Kun olimme tehneet päätöksen järjestelmän hankinnasta, itse käyttöönotto oli historian tehokkain ja nopein prosessi. Halusimme järjestelmän mahdollisimman pian käyttöön ja hyödyttämään prosesseja, joten pyörät laitettiin pyörimään välittömästi. Käyttöönotto tehtiin itse asiassa joulupyhien ohella, jotta järjestelmä olisi valmis heti tammikuussa lomilta palatessa.
Suoritimme käyttöönoton parissa viikossa Rauhalan asiantuntijan kanssa kahdestaan etäyhteyksien avustuksella. Olihan se puristus, mutta se kyllä kannatti. Toki osaltaan käyttöönoton nopeuteen vaikutti myös oma innostukseni ja halukkuuteni saada järjestelmä näin nopealla aikataululla, mutta Rauhalan päähän täytyy antaa kiitosta prosessien joustavuudesta ja ammattitaidosta. Siinä missä en itse osannut vastata joihinkin käytäntöihin liittyviin kysymyksiin tai ominaisuuksiin, Rauhalan asiantuntija osasi tarjota vaihtoehtoja aiempiin asiakaskokemuksiin pohjaten, ja yhteistyömme oli kerrassaan mutkatonta.”
Anttila kuvaa Sympa HR:ää helppokäyttöiseksi työkaluksi, joka mahdollistaa paljon muutakin kuin mitä odotettiin. Alkuperäinen tavoite SOSTElla oli päästä paperirumbasta eroon, mutta Sympa HR:n avulla järjestelmä on saatu tukemaan koko organisaatiota myös laajemmalti.
”Nykyään mm. loma-anomukset, työsopimukset, työtodistukset, sairauspoissaolot, kehityskeskustelut, liukumat ja työajanseuranta hoituvat kaikki Sympan avulla ja henkilöstö voi itse esimerkiksi tarkistaa, paljonko lomapäiviä on jäljellä tai itse peruuttaa vaikkapa loma-anomuksensa. Kaikki siirtyi digiaikaan yhdessä hujauksessa ja Sympa HR on kaiken kaikkiaan nopeuttanut henkilöstöhallintoon liittyviä prosessejamme huomattavasti ja henkilöstökin on todella tyytyväinen. Järjestelmä on ihan aidosti niin helppokäyttöinenkin, että yhtäkään kysymystä järjestelmän käyttöön liittyen ei ole tainnut tähän mennessä tulla keneltäkään. Aiomme vielä ottaa myös muita osioita Sympasta käyttöön lähitulevaisuudessa, esimerkiksi osaamisen kehittämiseen ja henkilöstön koulutukseen liittyvä moduuli on tulossa käyttöön."
Anttilan mukaan Sympa HR:n käyttöönotto on tuonut paitsi ajallista hyötyä, myös kustannussäästöjä. Myös henkilöstö on aiempaa tyytyväisempi.
”Haluamme todella satsata henkilökuntamme tyytyväisyyteen ja myös osaamiseen, jolloin esimerkiksi koulutuspäivien määrä tai kehityskeskustelujen tuloksellisuus ei ole meille yhdentekevää. Sympa HR:n avulla saamme dataa tämän kaiken tueksi. Mitä ideaa olisi panostaa henkilöstön kehittämiseen, jos sitä ei voitaisi millään tapaa mitata tai todentaa toimivaksi? Sympa HR antaa laajan näkemyksen ja työkalun tässäkin suhteessa ja tuo dataa sen tueksi, että teemme oikeita asioita.”
Anttilan mukaan Sympa HR soveltuu kaiken tyyppisille yrityksille, mutta erityisesti sellaisille, joissa on päällikkötason hallinnointia ja asioita halutaan aidosti mitata.
”Tämä on hyvä väline seurantaan ja mittaamiseen. Jos on aidosti kiinnostunut henkilöstöstä ja henkilöstön hyvinvoinnista niin siihen on hyvä olla joku työkalu tukena. Meillä tämä mahdollistaa esimerkiksi koulutusten tarpeen suunnittelun tai vaikkapa henkilöstön kuormituksen mittaamisen. Seurannan avulla esimerkiksi tiedämme, jos joku on vaikkapa ylikuormitettu ja kaipaa kevennystä työkuormaansa.”
Saumaton yhteistyö ja ammattimainen ote mahdollistivat laajat tulokset
Rauhalan ja SOSTEn välistä yhteistyötä Anttila kuvaa ylistävin sanoin:
”Siis tämä oli niin huippu juttu! Emme olisi mitenkään onnistuneet tässä ilman ammattilaista ja käyttöönotto oli oikeasti varmaankin Euroopan nopein. Olen erittäin tyytyväinen Rauhalan toimintaan ja aiomme vastaisuudessakin jatkaa yhteistyötä Rauhalan kanssa. Tällaiset järjestelmähankinnat ovat aina iso ajallinen ja rahallinen satsaus, joten ammattitaitoa pitää löytyä. Luottamus on myös kaiken yhteistyön A ja O ja Rauhalaan minulla todella oli ja on edelleen täysi luotto. Arvostan todella paljon sitä, että heiltä saa aina apua ja vastauksia kysymyksiin ja ovat todella ratkaisukeskeisiä ammattilaisia. Ei tarvitse odotella vastauksia, kun tietää, että on ammattilainen asialla ja minun kysymykseni ja haasteeni aidosti ymmärretään. Rauhalalla asiakasta myös todella kunnioitetaan ja kohdellaan kuin ihmistä. He aidosti osaavat asiansa.”
