Vanhan palkkaohjelman kehityksen ja tuen päättyessä oli aika päivittää palkanlaskennan prosessit nykyaikaan
Koko TaNMKY otti käyttöönsä Visma Payroll -palkkaohjelman elokuussa 2017. Visman ohjelmistot olivat jo entuudestaan tuttuja yhdistykselle. PMO:n toimistopäällikkö Maarit Sierimo ryhtyi pohtimaan yhdistyksen palkanlaskennan kehittämistä:
"Keväällä 2017 mietin, voisimmeko jakaa yhdistyksemme palkanlaskentaa jollakin tapaa. Siihen asti olin hoitanut koko yhdistyksen palkanlaskennan. Työmäärä oli kuitenkin opetustoiminnan laajentuessa kasvanut merkittävästi. Samoihin aikoihin kuulimme, että entisen palkkaohjelmamme, Visma Econetin, kehitys ja tuki päättyvät vuoden 2018 lopussa. Totesimme, että on aika valita uusi ohjelma ja opetella sen käyttö yhdessä toisen palkanlaskijan kanssa".
Vanhaa palkkaohjelmaa Sierimo ehti käyttää jo yli 15 vuotta. Uudelta palkkaohjelmalta haluttiin joustavuutta. Opetusalan palkanlaskennassa käytetään taulukkopalkkoja ja opetusvuosista kertyviä kokemuslisiä. Tuntipalkkioiden lisäksi on paljon muitakin palkkioperusteita. Esimerkiksi sivutoimisten tuntiopettajien matkakorvaukset eroavat muista matkakorvausten käsittelyistä.
"Koska käytimme aiemmin Visma Econet -ohjelmaa ja ohjelma oli palvellut meitä hyvin, olimme jo valmiiksi hyvin Visma-myönteisiä uutta palkkaohjelmaa etsittäessä. Vertailimme Visma Fivaldi- ja Visma Payroll -ohjelmia keskenään. Lopulta Visma Fivaldi olisi tullut meille kustannuksiltaan edullisemmaksi, mutta kiinnostuimme kuitenkin enemmän uudesta Visma Payrollista. Visman partnerina toimiva Rauhala Yhtiöt esitteli meille Payroll-ohjelmaa ja vakuutuimme sen valinnasta", kertoo Sierimo.
Visma Payroll on ollut TaNMKY:lla käytössä jo hetken aikaa. Joka kuukausi ohjelmalla lasketaan noin 120 henkilön palkat. Sierimon kanssa ohjelmaa käyttää myös yhdistyksen toinen palkanlaskija.
"Sähköinen palkkaerittely on ollut selkein hyöty Visma Payrollissa. Palkansaajat saavat palkkaerittelynsä salasanalla suojattuina sähköpostiin. Joka kuukusi arvioilta 1,5-2 tuntia työaikaani sästyy, kun palkkaerittelyjä ei tarvitse laittaa kirjekuoriin ja jakaa tai postittaa niitä", ilotsee Sierimo ja jatkaa "Toinen iso hyöty meille on ollut pilvipalvelun tarjoamasta joustavuudesta, jonka vuoksi etätyöskentely on tarvittaessa mahdollista. Tärkeää on myös se, että kaikki yhdistyksen palkanlaskentatiedot ovat yhdessä, yhteisessä ohjelmassa. Voimme tarvittaessa kollegani kanssa helposti tuurata toisiamme."
Käyttöönotto Rauhalan kanssa oli positiivinen ja sujuva kokemus
Käyttöönottovaiheessa Rauhala pysyi lupaamassaan aikataulussa ja budjetissa. Opetusalalla palkansaajien perustiedot muuttuvat usein lukuvuoden alussa eli elokuussa. PMO:lle oli tärkeää saada ohjelma ennen lukuvuoden alkua käyttöön. Tiukka aikataulu toi hieman lisäjännitystä käyttöönottoon, mutta toisaalta se antoi selkeät raamit aikataululle - käyttöönoton on onnistuttava! Rauhala Yhtiöiden ymmärrys ja vahva osaaminen erikoistarpeistamme toivat uskoa projektiin.
"Käyttöönoton ennakkovalmistelut, Rauhalasta saamani tuki ja oma osaamiseni mahdollistivat sen, että aikataulussa pysyttiin. Kesän aikana perustin henkilöt Payrolliin. Rauhalan kouluttaja piti meille parituntisen etäkoulutuksen ja yhden lähiopetuspäivän. Minun kokemukseni mukaan se riitti alkuun pääsemiseksi. Sain myös tarvittavan avun Rauhalasta, kun ensikertaa lähetin maksutiedot pankkiohjelman", kuvailee Sierimo.
"Visma Payroll on looginen palkkaohjelma, toki vielä opittavaa sen käytöstä ja mahdollisuuksista on. Kollegani kanssa yhdessä pohdimme uuden ohjelman tuomia mahdollisuuksia. Jatkokoulutukset ja muiden opetusalan toimijoiden käyttäjäkokemukset VIsma Payrollista kiinnostavat minua", päättää Sierimo.
"Visma Payrollin sähköinen palkkaerittely on ollut meille selkein uuden palkkaohjelman hyöty. Palkansaajat vastaanottavat palkkaerittelynsä sähköpostiin salasanalla suojattuina. Säästän tässä työaikaani joka kuukausi 1,5-2 tuntia. Enää palkkaerittelyitä ei tarvitse laittaa kirjekuoriin ja sitten jakaa tai postittaa"
Maarit Sierimo | toimistopäällikkö | Pirkanmaan musiikkiopisto
