Rauhala toimitti Genelecille koko henkilöstöä palvelevan järjestelmäratkaisun
Genelec otti Rauhala Yhtiöt Oy:n avustuksella käyttöönsä Sympa HR-järjestelmän alkuvuodesta 2016. Ennen Sympa HR:n käyttöönottoa Genelecin HR-prosessit olivat selkeitä, mutta vaativat paljon manuaalista työtä ja aikaa tuhlautui paperien pyörittelyyn sekä tietojen etsimiseen eri järjestelmistä.
”Ennen Sympa HR:n käyttöönottoa ja yhteistyötä Rauhalan kanssa iso osa henkilöstöhallintoon liittyvistä prosesseista ja toimenpiteistä hoidettiin manuaalisesti, ihan paperitöinä. Tämä on aika iso pala hoidettavaksi, kun toimintoja ja henkilöstöä on ympäri maailmaa. HR-prosessimme oli kuvattu suhteellisen hyvin, mutta ongelmana oli, että henkilöstöä koskevat tiedot olivat hajallaan monessa eri järjestelmässä.
Järjestelmän hankinta lähti liikkeelle eri vaihtoehtoihin tutustumisella ja laajamittaisella vertailulla. Oikean järjestelmän valinta koettiin erittäin tärkeäksi ja tutkimiseen käytettiin paljon aikaa. Lopulta vaihtoehtoja jäi jäljelle vain muutamia, ja harkinnan jälkeen Sympa HR valikoitui hankintalistalle.
”Halusimme helppokäyttöisen järjestelmän, joka kokoaisi kaikki henkilötiedot yhteen ja samaan paikkaan. Järjestelmän tuli myös palvella koko organisaatiota sekä lisätä HR-prosessien läpinäkyvyyttä myös henkilöstölle.”
Rauhalan asiakaspalvelualttius ja asiantuntevuus tekivät vaikutuksen
”Kun valinta itse järjestelmän suhteen oli tehty, tutustuimme järjestelmäntoimittajiin ja pyrimme löytämään meille sopivimman kumppanin. Rauhalan vastaanotto oli ystävällinen ja he ovat todellisia asiantuntijoita. Rauhalan kanssa tämän koko projektin toteuttaminen on ollut suorastaan ilo. He ymmärsivät tarpeemme ja osasivat antaa kekseliäitä ajatuksia ja ideoita järjestelmän toteutukseen.
He ovat todella ammattitaitoista porukkaa ja osaavat asettua asiakkaan asemaan hyvin. Rauhalalla on myös selkeästi laaja osaaminen Sympa HR:stä.”
Ruotsalaisen mukaan Sympa HR on käytössä koko organisaation laajuisesti ja se pyritään ottamaan käyttöön myös tytäryhtiöissä mm. Kiinassa. Järjestelmä tukee kaikkia HR-prosesseja aina työohjeista ja työsopimuksista rekrytointiin saakka.
”Toki sopimukset ja vastaavat täytyy edelleen allekirjoittaa eli osaa paperityöstä ei voi jättää pois, mutta kyllä Sympa HR on tuonut helpotusta kaikkiin rutiinitöihin ja HR-prosesseihin kauttaaltaan. Esimerkiksi pekkasvapaat, loma-asiat, koulutuksiin liittyvät kirjaukset ja anomukset sekä työsuhteisiin liittyvät dokumentit ja kirjaukset löytyvät kaikki nykyisin Sympasta. Sympan käyttöönoton ja automaation myötä rutiinityöt ovat helpottuneet ja nopeutuneet huomattavasti."
Tyytyväisyys sekä järjestelmään, että palveluntarjoajaan
Ruotsalainen on erityisen tyytyväinen Sympa HR:n räätälöitävyyteen, muokattavuuteen ja ylläpidon helppouteen.
”Sympa HR ei vaadi yhtä henkilöä toimimaan järjestelmän pääkäyttäjänä ja se on muokattavissa moniin eri tarpeisiin. Järjestelmä on myös todella helppokäyttöinen ja intuitiivinen. Jos sitten jotain emme ole osanneet tehdä, niin Rauhalalta on aina saatu tukea ja apua nopeasti.”
Ruotsalaisen mukaan Sympa HR sopii kaiken tyyppisille yrityksille sen muokattavuuden ansiosta. Järjestelmä on myös monipuolisesti integroitavissa yrityksen muihin järjestelmiin, mikä helpottaa käyttöä entisestään.
Rauhalasta palveluntarjoajana Ruotsalaisella on pelkästään hyvää sanottavaa. ”Meillä tämän kaltaiset käyttöönotot tehdään aina oman työn ohessa ja pienellä porukalla, niin Rauhala ansaitsee kyllä kiitosta ammattitaidostaan. Yhteistyö heidän kanssaan on toiminut moitteetta ja olemme todella tyytyväisiä. Iso kiitos!”
”Rauhalan kanssa tämän koko projektin toteuttaminen on ollut suorastaan ilo. He ymmärsivät tarpeemme ja osasivat antaa kekseliäitä ajatuksia ja ideoita järjestelmän toteutukseen. Rauhalan asiantuntijat ovat todella ammattitaitoista porukkaa ja ansaitsevat ison kiitoksen.”
Paula Ruotsalainen, Genelec
