Toiminnanohjausjärjestelmä on sinänsä terminä tuttu varmaankin suurelle osalle yrityksistä. Lyhyesti sanottuna kyse on ohjelmistosta, jolla hoidetaan myynti- ja ostoprosesseja, tuotannon- ja työnohjausta, materiaalinhallintaa, varastoa, taloushallintoa jne.
Jokainen yritys ostaa jotain, jotta voi tuottaa myytävät tuotteet, olivatpa ne sitten palveluita tai fyysisiä tuotteita. Tällöin puhutaan osto- ja myyntiprosesseista. Jos kyse on fyysisistä tuotteista, tarvitsee yrityksen ostaa raaka-aineita. Jos on kyse jälleenmyynnistä, pitää myytävät tietysti ostaa esimerkiksi tukusta/tehtaalta. Kumpaankin prosessiin liittyvät tilaukset, tilausten vahvistamiset ja laskut.
Aika usein yrityksen osto- ja myyntiprosessi on hoidettu käsipelillä. Ostotilaus lähetetään sähköpostilla. Laskut ehkä saapuvat postin kautta paperilla tai verkkolaskuna. Sama asia on myyntiprosessissa: tilaukset saapuvat sähköpostilla ja laskut lähtee paperilla tai verkkolaskuna.
Sähköposti on tietysti näppärä väline, mutta osto- ja myyntitilausten käsittely sähköpostilla vaatii paljon käsityötä ja valitettavasti aina silloin tällöin tulee virheitä. Virheiden korjaus vaatii lisää käsityötä = maksaa aikaa = rahaa.
Kun tilausten (osto tai myynti) määrä kasvaa, käsityön määrä kasvaa samassa suhteessa ja samoin käy virheiden määrän kanssa.
Tähän on olemassa ratkaisu. Sähköistetään osto- ja myyntiprosessit! Tämän mahdollistaa EDI/OVT-sanomanvälitys!
Voit lähettää ostotilauksen sähköisesti, saada tilausvahvistuksen ja sähköisen laskun. Sama myyntipuolella: saat sähköisen tilauksen, vahvistat asiakkaalle että tuotteet ovat tulossa ja lähetät sähköisen laskun, kun tuotteet on toimitettu.
Virheiden määrä vähenee ja jos olet toimittajana asiakkaillesi, ehkä voit myös pienentää varastoon sidottua pääomaa, kun tiedät paljonko tilauksia tulee asiakkailtasi.
EDI/OVT-sanomanvälitystä käytetään laajasti keskusliikkeiden toimesta päivittäis- ja käyttötavaroiden tilaamiseen, mutta se soveltuu myös muille toimialoille.
Edellytys sähköisille osto- ja myyntitilauksille on, että yrityksesi kumppani (toimittaja tai asiakas) pystyy käyttämään EDI/OVT-sanomavälitystä. Luonnollisesti myös käyttämäsi toiminnanohjauksen tulee pystyä sähköisten EDI/OVT-sanomien lähettämiseen ja vastaanottamiseen. Onko sinulla käytössä sellainen toiminnanohjausjärjestelmä, johon tarvittaessa saa EDI/OVT-sanomanvälityksen?
Tutustu EDI/OVT-sanomanvälityksen kanssa yhteensopiviin toiminnanohjausjärjestelmiin:
Lataa opas ERP-järjestelmän valinnasta ja käyttöönotosta:
ERP-järjestelmän valinta:
ERP-järjestelmän käyttöönotto:
Sinua saattavat kiinnostaa myös aiemmat blogitekstimme: