Annika Fabritius toimii Ekokumppanien talous- ja henkilöstöpäällikkönä. Neptonissa hän käsittelee palkka- ja raporttiasioita. Arki Neptonin parissa sisältää muun muassa työajanseurannan raportointia, sekä integraatioasioita Neptonin ja muiden ohjelmistojen välille. Erilaiset työajanseurantajärjestelmät ovat tilitoimistotaustaiselle Annikalle tuttuja pitkältä ajalta, niin hyvässä kuin pahassakin.
Elintärkeä työajanseuranta
”Työajanseuranta on meille elintärkeää, sillä useiden hankkeiden maksatuksia haetaan työajanseurantaa vastaan. Työajanseuranta on meille tärkeä maksatuksen dokumentti.”
Ekokumppanien toiminta pyörii vahvasti hankkeiden ympärillä. Hankkeissa työntekijöillä voi olla moniakin eri kustannuspaikkoja, joten Neptonin tarjoama toimiva kustannuspaikkaseuranta tukee Ekokumppanien toimintaa myös tällä saralla. Kustannuspaikkaseuranta on liiketoiminnan tarpeiden ytimessä.
”Käyttämämme AVAINTES on työehtosopimuksena moniulotteinen ja haastava. Jännitin kuinka Nepton siihen taipuu, voin kuitenkin todeta, että jännitys oli turhaa. Nepton on toiminut AVAINTESin kanssa loistavasti esimerkiksi ylityölaskennassa ja työaikasaldojen seuraamisessa. Olen tästä tosi iloinen, sillä kaikki ohjelmat eivät näissä asioissa toimi edes välttävästi.”
Nykyaikainen työajanseuranta selkeyttämään prosesseja ja säästämään aikaa
Ekokumppanit otti Neptonin käyttöön vuonna 2018. Ennen tätä yksi ihminen toimi työajanseurannassa ja TES:n tilastoijana, sekä käsitteli palkkahallintoon liittyviä kustannuksia. Aiemmin työajanseurantaa tehtiin Excel-raportoinnin perusteella. Kun kukin työntekijä täytti kuukausittain Excelin omasta työajastaan eri hankkeiden parissa, oli raporttien läpikäymisessä paljon työtä, mikä vielä kertautui, kun tuli tarve muuttaa jotain. Ekokumppaneilla todettiin, että asian selkeyttämiseksi tarvitaan jokin sovellus, jotta aikaa jäisi enemmän muuhun.
Kasvollinen palvelu asiakastyytyväisyyden perustana
” Käyttöönotto onnistui joustavasti, ongelmitta ja viiveittä – Se oli todella suuri plussa. Rauhalan asiakaspalvelu Neptonin parissa on ollut niin hyvää, ettei ole ollut tarpeen miettiä palveluntarjoajan tai ohjelmiston vaihtamista. On helppo toimia nopeasti reagoivan ja sanansa pitävän kumppanin kanssa.”
Ekokumppaneilta todetaan, että jo ohjelmiston käyttöönotosta lähtien yhteistyö ja kehitystyö Rauhalan asiantuntijoiden kanssa on sujunut hyvin. Fabritius kertoo tyytyväisyyden oikeastaan vain kasvaneen, eli hyvä kokemus ei ole ollut vain alkuhuumaa. Sovituista asioista on pidetty kiinni.
”Kotimainen perheyrittäjyys näkyy toiminnassa kasvollisena ja vastuullisena palveluna, jonka myötä Rauhalaan on aina saanut yhteyden helposti. Viesteihin ja tukipyyntöihin vastataan, ongelmat ratkeavat ja tukea on aina ollut saatavilla. Pidämme asiakaspalvelun kasvoja tärkeinä, Rauhalan kanssa toiminta on ollut selkeästi kasvollista. Tiedämme, kenen kanssa asioimme.”
Kehittyvä ohjelmisto kehittävän kumppanin kanssa
Neptonin laajat integraatiomahdollisuudet on otettu Ekokumppaneilla ahkerasti käyttöön. Viimeisin integraatio on poistanut kirjanpidon manuaalisen työn työntekijän palkkakirjauksien jakamisesta kustannuspaikoille. Fabritius kertoo tämän säästävän parhaimmillaan kuukaudessa jopa useiden työpäivien työn.
”Kun jotain tarvitsee kehittää tai ottaa käyttöön uusia toiminnallisuuksia, tartutaan Rauhalalla välittömästi toimeen. Kun kehityspyyntö tehdään, saadaan vastaus nopeasti, toteuttamisaikatauluineen. Pelkkään sähköpostiin ei Rauhalalla ole tyydytty, vaan asiat halutaan käydä läpi yhdessä asiakkaan kanssa myös suullisesti, ennen kuin aletaan tekemään. Näin molemmat varmasti ymmärtävät missä mennään.”
Neptonin ympärille on tullut ajan myötä uusia toiminnallisuuksia, kuten henkilöstön oppimisalusta Priima ja henkilöstökyselytyökalu Kiva Work, jotka molemmat on Ekokumppaneilla otettu käyttöön ja todettu loistaviksi.
Työajanseuranta Neptonissa on myös pidetty ajan tasalla, mutta suurempia muutoksia siihen ei ole osattu edes kaivata. Kun uusia ominaisuuksia on otettu käyttöön, on niiden käyttöönottoon saatu helpot ja hyvät ohjeet.
”Kun uudet työntekijät alkavat kirjata työaikojaan, voidaan laadun mittarina pitää sitä, kuinka paljon kysymyksiä tulee. Helppolukuisilla käyttöohjeilla on pärjätty pitkälle, käyttäjät pärjäävät järjestelmän kanssa hyvin. Hankalia tilanteita ja lisäkysymyksiä käytöstä tulee vain todella vähän.”
"Asiantuntijuus, nopea apu ja kasvollinen asiakaspalvelu. Rauhalalla on ihminen auttamassa toista ihmistä. Ihmisen tavoittaa suoraan, ilman chattibottikierrosta.”
”Nepton vain on niin toimiva, ettei osaa enempää toivoakaan. Se on helppokäyttöinen sekä ylläpitäjän, että työntekijän roolissa. Järjestelmä on looginen ja yksinkertainen. Nepton on yhtä selkeä kaikista suunnista katsottuna.”
Annika Fabritius | talous- ja henkilöstöpäällikkö | Ekokumppanit Oy
