Kimmoke taloushallinnon prosessien kehittämiseen
Uuden taloushallinnon järjestelmän etsiminen aloitettiin Rengasmestalla keväällä 2023, kun vanhojen ohjelmistojen todettiin tulleen tiensä päähän, eivätkä ne enää palvelleet tarkoituksessaan. Reskontrat, kirjanpito ja palkat olivat kaikki omissa järjestelmissään, minkä seurauksena esimerkiksi tietojen yhdistely eri järjestelmistä tuotti paljon manuaalista työtä. Ostolaskuja jouduttiin eri toimipisteiden välillä esimerkiksi skannailemaan sähköpostitse. Rengasmesta lähti etsimään nykyaikaista, helppokäyttöistä ratkaisua, joka vapauttaisi aikaa tuottavan työn tekemiseen ja kehittämiseen.
Oikean kumppanin ja ohjelmiston löytäminen
"Haimme ohjelmaa, jota ei ole rakennettu moneen kertaan päällekkäin, eli emme halunneet enää yhtään päälleliimattua ratkaisua. Fennoa kehittyy jatkuvasti, moderni ja eritoten aidosti sähköinen. Sähköisyys on erittäin tärkeää, kun meillä on useampi toimipiste, joiden välisen tiedonkulun täytyy toimia."
"Rauhalan perheyritystausta on meille arvokas asia, olemmehan kotimainen perheyritys itsekin. Jo ennen valintaamme Rauhalan toiminta näyttäytyi sujuvana, kun myynnissä tunnettiin tuote hyvin ja tarpeemme selvästi ymmärrettiin. Rauhalalla oli selkeästi halu myydä meille sellainen ratkaisu, joka palvelee nimenomaan meitä mahdollisimman hyvin."
Sovituista asioista on pidetty kiinni, yhteistyö toimii
Kun päätös Fennoaan siirtymisestä tehtiin, aloitettiin välittömästi tiivis yhteistyö Rauhalan sovellusasiantuntijan kanssa. Projekti eteni selkeästi ja aikataulussa. Jos jotain sovittiin, siitä pidettiin kiinni. Asiantuntija tapasi meitä tarpeen mukaan niin paikan päällä, kuin etäyhteydellä. Käyttöönotto tapahtui pala kerrallaan, tukea on ollut saatavilla hyvin. Loppukesästä 2023 saimme käyttöön valmiin ratkaisun.
”Paikallisuus, kasvollisuus, perheyritys - siinä kolme asiaa, jotka olemme huomanneet heti yhteistyön alusta lähtien. Yhteydenpito on selkeää ja oikean ihmisen kanssa pääsee puhumaan aina, kun sille on tarvetta."
Mitä Fennoa on muuttanut?
Fennoa on nykyaikaistanut ja helpottanut Rengasmestan taloushallintoa. Ohjelmiston käyttöönoton myötä toiminta on nykyään tehokasta ja raportointi reaaliaikaista. Nyt laskujen tarkastusprosessi sujuu tehokkaasti ja taloushallinto on sujuvampaa, kun tiedot ovat helposti saatavilla. Kun taloushallinnon prosessit ovat automatisoituneet, on hallinnolta vapautunut aikaa esimerkiksi kehitystoimiin ja muilla työntekijöillä jää enemmän aikaa varsinaisen työn suorittamiseen. Kun tiedon jakaminen on helpompaa, asiat eivät enää ole aina yhden ihmisen takana, mikä tuo joustoa myös esimerkiksi loma-aikoina.
Raportointi on helpottunut ja automatisoitunut. Avainluvut ovat helposti saatavilla, yrittäjäystävällisessä muodossa. Fennoasta saatavat raportit ovat kattavia, aiemmin kaikki raportit jouduttiin rakentamaan Excelin avulla. Vanhasta järjestelmästä sai ulos vain tuloksen ja taseen.
Fennoa Mobiilista lisää ketteryyttä
Fennoan Mobiilisovellus on koettu Rengasmestassa kirsikkana kakun päällä. Laskuja pystytään nykyään tarvittaessa maksamaan myös mobiilin kautta, jos tietokone ei aina ole ulottuvilla. Kuittien käsittely Fennoa Mobiilissa on otettu käyttöön laajasti. Kuitista vain otetaan kuva ja se lisätään Fennoaan, automatiikka tunnistaa kuitin tiedot hyvin, eli käsityötä ei jää paljoa. Rengasmestalta kerrotaankin, ettei kuittien käsittely oikeastaan voisi olla enää helpompaa.
Rengasmestalla on hyviä kokemuksia myös Fennoan matkalaskuista. Kun kuittien lisääminen on näin helppoa, ei niiden perään tarvitse enää lainkaan kysellä. Kuitteja ei tarvitse enää kaivella lompakosta kuunvaihteessa, kun ne saadaan dokumentoitua Fennoalla helposti heti ostohetkellä.
Mobiilin kautta on myös helppo tarkistaa vaikkapa maksettujen laskujen tilanne, eli konetta ei enää tarvitse aina kaivaa esiin, jos jokin jäi mietityttämään.
Miksi suosittelemme Rauhalaa?
”Asiantuntijat todella tuntevat järjestelmät ja asiakaspalvelu on viimeisen päälle hyvää. Olemme myös saaneet hyvät eväät siihen, että voimme itse käyttää Fennoaa mahdollisimman sujuvasti. Rauhalassa puhutaan asiakkaan kanssa samaa kieltä, viestintä on selkeää ja ymmärrettävää. Ongelmatilanteita meillä ei ole juurikaan ollut, siitä voi varmasti kiittää hyvin hoidettua käyttöönottoa.”
Rengasmesta Oy