Rauhalan blogi
  • Etusivu
  • Blogi
  • Automatisoitu kirjanpito-ohjelma - Robotit tulevat, oletko valmis?
22.3.2018 15:22:16

Automatisoitu kirjanpito-ohjelma - Robotit tulevat, oletko valmis?

Robotit tekevät yrityksemme kirjanpidon ja kirjanpitäjää ei enää tarvita. Vai tarvitaanko? Kun robotit ja tekoäly hoitavat rutiinit, ihmisten työnkuva muuttuu ja aikaa vapautuu tärkeämpään kuten suunnitteluun, analysointiin ja ennustamiseen.

Digitaalisuus, digitaalinen taloushallinto ja digitalous – saattavat kuulostaa pelottavilta sanoilta, varmalta muutokselta. Ehkä ajattelet: ”Eivät nämä meitä kosketa tai minua… mutta jos tuo digitaalisuus kuitenkin tulee meille, miten minun sitten käy, loppuvatko työt?” Myös mediassa puhutaan, että monet työt lakkaavat olemasta 2020-luvulla, kun robotit tekevät ne ihmisten puolesta. Joo, sitten ei enää kirjanpitäjääkään tarvita?

Tarvitaanpa kuitenkin, vain työnkuva muuttuu. Muutos vaatii ehkä kouluttautumista uudenlaisiin tehtäviin, uuden oppimista ja astumista pois siitä tutusta tekemisestä. Muutos voi antaa paljon uutta elämään: robotiikan ja koneälyn tekemänä rutiinit hoituvat automatisoituna, kirjanpito on ajan tasalla ja sinulla ei ole paineita tekemättömistä töistä, kirjaamattomista tapahtumista ja tositteista. Näin työhyvinvointi lisääntyy, vapaa-aikaa jää enemmän ja jarrutamme ilmastonmuutoksen etenemistä. Tiesithän, että toimistotyö aiheuttaa 1g/sekunti kasvihuonekaasupäästöjä*?

En tarkoita, että ihmisen tekemä työ muuttuisi osa-aikaiseksi vaan se järkevöityy. Kirjanpitäjistä tulee enemmän kontrolloijia, tarkastajia ja toimintojen ohjaajia. Tarvitsevat robotitkin valvojaa ja ohjaajaa. Kirjanpito-ohjelma sinänsä säilyy edelleen, vaikka aineistot muuttuvatkin digitaaliseen muotoon. Kuitit, laskut, tiliotteet ja tositteet ovat kuvina ja sähköisinä tiedostoina ohjelmassa. Toimintatavat, prosessit ja palvelut muuttuvat koko yhteisössä.

Jos teillä on yrityksessänne useampi toimipiste tai toimitte usealla paikkakunnalla, ajattele: uudet kirjanpito-ohjelmat, joita käytetään pilvestä palveluna ajasta tai paikasta riippumatta, mahdollistavat ”itsepalvelun” työntekijöille. Tällöin ei työnjohtajan tarvitse enää tulla konttoristasi kysymään kopiota jostain ostolaskusta, jolla ostettiin tämä kone X vuonna 2013… vaiko oliko ostotapahtuma sittenkin vasta 2015... Hän voi nähdä ostolaskun tiedot omassa työpisteessään työasemalta, tabletilta tai älykännykästä. Sinun ei tarvitse mennä sitä etsimään arkistosta, kun olet ensin selvittänyt joltain raportilta tai ostoreskontran kyselyllä, mikä se ostovuosi oli ja mikä se tositteen numero oli. Mikä säästö ajassa! No, tässä voit tietysti ajatella, että jää kontaktit työkavereiden kanssa vähiin. Somessa ne hoidetaan pitkälti ystävienkin kanssa, toisinaan jopa perheenjäsenten kanssa.

 

Millainen on automatioistu (digitaalinen) kirjanpito-ohjelma?

Se on reaaliaikainen. Yrityksen johto haluaa nähdä päivän päätteeksi, mikä oli tämän päivän tulos. Halutaan analysoida tuloksia, verrata niitä näppärästi edelliseen vuoteen, edelliseen kuukauteen. Halutaan ennustaa tulevaa. Kun kirjanpito-ohjelma on ajantasainen, saadaan nuo tiedot ja mittarit suoraan ja jopa visuaalisessa muodossa kaavioina tai piirakoina. Tässäkin säästetään aikaa, kun ei tarvitse laskea tilinpäätökseen tunnuslukuja erikseen.

Tällä hetkellä myyntilaskuille joudutaan manuaalisesti syöttämään tietoa, mitä laskutetaan. Puhekäyttöistä laskutusohjelmaa ei ole vielä käytettävissä, mutta sekin on tulossa. Tulevaisuudessa kerrot laskutusohjelmalle ”laskuta asiakasta A, tuotetta X näin monta kappaletta ja hinta on normaali hinnaston hinta”. Kone tekee ehdotuksen ja kun sen hyväksyt, se lähettää laskun asiakkaalle verkkolaskuna, sähköpostilla tai tulostaa sen. Sinun ehkä täytyy varmistaa, että tulostimessa on paperia. Samalla lasku on myyntireskontrassa ja kirjanpidossa.

Nyt siis automatisoiduimmillakin kirjanpito-ohjelmilla joudut laskun osittain tekemään itse, mutta nyt on jo päästy siihen vaiheeseen, että tästä eteenpäin lasku liikkuu automaattisesti itse. Kirjanpito-ohjelmaan sisältyvä täysverinen pankkiohjelma noutaa automaattisesti aamuyöllä viitteet pankista ja suorittaa myyntilaskut sekä kirjaa suoritukset kirjanpitoon. Samoin se kuittaa ostolaskut maksetuiksi noutamansa palautteen perusteella. Tiliote saapuu samalla ja edellä mainittujen osalta se on jo kirjattu valmiiksi. Kun olet määritellyt automaattisia tiliöintisääntöjä pankkitapahtumille, samalla nekin tiliöityvät. Parhaassa tapauksessa sinun ei tarvitse tehdä manuaalisesti yhtään kirjausta kuukaudessa kirjanpitoon. Kirjanpito-ohjelma tekee töitä puolestasi eli hoitaa rutiineja, vaikka olisit viettämässä vapaapäivää, niitä kertyneitä saldoja, tai flunssan kourissa kotona. Etkö usko? Useimmat, joille olen tämän kertonut, eivät tahdo uskoa. Myös alv-ilmoituksen verottajalle saat muodostettua ohjelmasta ja se lähettää sen sähköisesti suoraan verottajalle, muodostaa ostolaskun maksua varten ja kirjaa sen tositteeksi.

 

Miten voin valmistautua automatisoituun tulevaisuuteen?

Aloita ajattelun muutoksesta. Uusi voi olla mahdollisuus ei uhka. Digitalisaatio on koko toimintaympäristön muutos, joka koskee kaikkia prosesseja ja toimintoja ja työntekijöitä yrityksessä. Kaikki alkaa visiosta ja strategiasta.

  • Digitaalisuus tulee kuitenkin, aloittaisinko valmistautumisen jo pikkuhiljaa? Ajattelun muutos on ensimmäinen asia, josta kannattaa aloittaa. Myös yrityksen strategiaan kannattaa sisällyttää digitaalisuus.
  • Toiseksi kuvaa ja piirrä prosessit, joita nyt teette. Piirrä kuvaan myös kaikki käytössänne olevat ohjelmistot ja niiden väliset rajapinnat.
  • Kolmanneksi, selvitä mitä nykyinen taloushallinto-ohjelma maksaa. Onko se omalla palvelimella vai onko se ulkoistettu? Mitä ohjelman ylläpito maksaa? Entä päivitykset? Kuinka varmuuskopiointi on hoidettu, tai onko. Niitäkin tapauksia on, jossa se muka on hoidettu, mutta sitten ei mitään olekaan varmistunut. Tehdään puolen vuoden työ uudelleen, joka maksaa myös. Ja vie ylimääräistä aikaa normaalien rutiinien lisäksi

Ota huomioon myös kustannuksia selvittäessäsi, mitä maksavat tulostin, tulostusväri, paperi, kirjekuoret, mapit ja arkistointitila. Tämän jälkeen voit miettiä, miten haluaisitte asiat jatkossa hoitaa. Mitkä ovat tarpeenne? Kun prosessit on kuvattu ja olette miettineet, mitä voisitte tehdä toisin, on aika siirtyä kartoittamaan ohjelmistoja.

 

Meiltä saat tarvittaessa apua kartoituksen tekemiseen sekä jatkotoimenpiteisiin.

Lataa opas: Tehokkaat talouden prosessit liiketoiminnan ytimessä:

 Lataa opas

 Lataa opas: Digitaalinen taloushallinto yrityksen kasvun tukena:

Lataa opas

 

*Lähde: FK: Selvitys taloushallinnon automatisoinnin ilmastovaikutuksista

Takaisin blogiin