Etätyön johtaminen organisaatiossa

Keskustelin erään asiakkaani kanssa ja tämä ihasteli yrityksessämme käytössä olevaa etätyökulttuuria. Hän pohti, miten kätevää on, että voimme tehdä töitä mistä päin vain ja että on kai jo vanhanaikaista tulla yhteen paikkaan tekemään töitä yhdessä.

Etätyöllä mahdollistetaan työn tuottavuuden ja työtyytyväisyyden lisääntymiseen aloilla, joissa käsitellään tietoa. Onnistuakseen se vaatii johtamiseen näkökulman muutosta ja luottamusta yhteiseen tekemiseen. Monelle henkilökohtaisesti etätyö merkitsee parempaa työtehoa, työtyytyväisyyttä ja motivaatiota sekä se mahdollistaa paremman arjen hallinnan. 

Rauhalassa on etätyötä tehty aina jossain muodossa. Järjestelmien kehittyminen on sitä helpottanut monella tapaa vuosien mittaan. Asiakkaille ja työkavereille pitää jäädä tunne hyvästä palvelusta ja yhteistyöstä riippumatta siitä, missä työ tehdään. Osa liiketoimintamme organisaatioista on etäorganisaatioita. Asiantuntijamme ovat eri paikkakunnilla, joten osa toimii kokonaan etätyössä kotoa käsin ja osa on etänä vain silloin tällöin. Erityisesti ohjelmistoryhmämme asiantuntijat matkustavat paljon asiakkaiden luona ympäri Suomea. Etätyö helpottaa ja tehostaa työtä, joten miksi johto ei olisi tälle työskentelytavalle myötämielinen? Avainasemassa onkin etätyön johtaminen.

Etätyön johtaminen ja toteuttaminen käytännössä

Tärkein kysymys kaiken keskellä on, mitä etätyön johtaminen on käytännössä ja mitä organisaatioiden tulee ottaa huomioon etätyön toteuttamiseksi?

• Työn tekemisen on oltava aina yhtä helppoa ja tietoturvallista

Käyttökokemuksen työtekijälle pitää olla samanlainen, teetpä töitä kotoa, toimistolla, asiakkaalla tai vaikkapa hotellista. Meillä tekniikasta vastaa Rauhalan oma teknologiatiimi. Teknologiatiimi huolehtii, että kaikki toimii helposti, nopeasti ja aina samalla tavalla luotettavasti.

• Luottamus

Usein herää kysymys, voiko etätyöntekijään luottaa. Meillä luotetaan ihmisiin – meillä viihdytään. Etätyön johtaminen ja etätyön tekeminen perustuu luottamukselle. Koskaan ei ole tarvinnut pohtia ja epäillä, tekeekö joku töitä vai onko laiturilla ottamassa aurinkoa. Luottamus on meillä rakentunut jo ennen etätyön aloittamista. Meillä on sääntönä, että etätyötä ei voi tehdä ennen kuin työsuhde on kestänyt vuoden. Näin ehditään rauhassa tutustua yrityksen käytäntöihin, rakentaa luottamusta ja määritellä yhteiset pelisäännöt etätyölle.

• Miten työaikakirjaukset suoritetaan?

Työaikakirjaukset on kätevin hoitaa mobiilisti ajasta ja paikasta riippumatta. Näin ne ovat aina päivälleen ajan tasalla. Meillä on käytössä nykyaikainen Suomen paras järjestelmä, joka tukee etätyöntekemistä ja mahdollistaa myös luottamukseen perustuvan valvonnan.

• Yhteydenpito

Etätyön johtamisessa tärkeää on vuorovaikutus ja viestintä. Nykyaikaiset viestintäjärjestelmät mahdollistavat yhteydenpidon helposti ja nopeasti, tämä helpottaa etätyötä tekevän yhteisöllisyyttä. Edelleen on kuitenkin tärkeää pitää tapaamisia kasvokkain, kahdenkeskisiä tapaamisia ja yhteistapaamisia. Esimiehellä pitää olla ihmistuntemusta, arviointikykyä ja herkkyyttä puuttua erilaisiin tilanteisiin myös etänä. Meillä yleinen tiedottaminen tapahtuu samalla tavalla kaikille, riippumatta siitä tekeekö henkilö etätyötä tai ei.

• Itsensä johtaminen, vastuu

Etätyössä korostuu työntekijän vastuu omista tehtävistä ja tavoitteista. Etätyön johtaminen on tärkeä osa etätyökulttuuria, mutta myös itsensä johtaminen on tärkeä edellytys etätyön onnistumiselle. Etätyöntekijällä on enemmän vastuuta työnsä suunnittelusta, aikatauluttamisesta ja tavoitteissa pysymisessä. Vastuu korostuu myös työajan ja vapaa-ajan erottamisessa toisistaan. Tasapainosta kertoo se, että voi jättää työt odottamaan seuraavaa työpäivää.

• Henkilöstöjohtaminen

Etätyö kannattaa huomioida myös henkilöstöhallinnossa, jotta järjestelmät tukevat koko organisaatiossa yhtäläisiä ja oikeudenmukaisia toimintatapoja ja tavoitteiden seurantaa. Meillä ohjelmistoryhmässä numeeriset ja laadulliset tavoitteet määritellään strategian perusteella yhdessä esimiehen kanssa.  Seuraamme ja käymme keskustelua tavoitteiden toteutumisesta HR-ohjelmiston avulla. Osaamisen seuranta, poissaolojen seuranta, jaksamisen seuranta ja rekrytointi hoituvat nykyaikaisella henkilöstöhallinnon järjestelmällä.

Kaipaako yrityksenne vinkkejä etätyön toteuttamiseksi? Etätyön johtaminen on meillä hallussa, joten mielellämme jaamme käytännön kokemuksiamme, ymmärrystämme ja osaamistamme myös sinulle. Jätä yhteydenottopyyntö