Toukokuussa 2018 astuu voimaan uusi EU:n tietosuoja-asetus, joka vaikuttaa kaikkien yritysten toimintaan. Jokaisen yrityksen tulee käsitellä oman henkilöstön henkilötietoja hyväksyttyjen toimintatapojen ja prosessien mukaisesti. Tästä johtuvana trendinä on, että henkilötietoja tullaan säilyttämään lukumäärällisesti harvemmissa järjestelmissä, jotka ovat huomattavasti turvallisempia. HR-järjestelmän hankkiminen on ajankohtaista jokaiselle yritykselle viimeistään nyt. Jos tavoitteena on hoitaa henkilöstöhallinto tietosuoja-asetuksen mukaisesti kuntoon, mutta mahdollisimman helposti, suosittelen syvästi tämän blogitekstin loppuun lukemista.
Henkilöstöhallinto tietosuoja-asetuksen mukaiseksi kevyellä ratkaisulla
Netti on pullollaan yleisluontoisia tietosuojaohjeita ja materiaaleja. Näiden hyöty on rajallinen. Käytännönläheisiä esimerkkejä ja asiantuntemusta on tarjolla yllättävän vähän. Kun henkilöstöhallintoa tarkastellaan tietosuoja-asetuksen näkökulmasta, oleellisia asioita ovat luottamus, selkeys, varmuus ja helppokäyttöisyys. Tällöin astuu kuvaan HR-järjestelmän hankinta. Ethän säikähtänyt? Kyseessä ei ole pitkä ja kallis, kuukausien hankintaprosessi, vaan nimenomaan se, että henkilöstöhallinto saadaan nopeasti lain vaatimaan kuosiin. Muista vaatia HR-järjestelmältä siis seuraavia asioita:
Luottamus
Sinun pitää täysin luottaa palveluntarjoajan palveluun, johon henkilöstön tietoa tallennetaan. Palvelun pitää olla suunniteltu oikein ja toimia säännösten mukaisesti sekä nyt että tulevaisuudessa.
Selkeys
Sinulla pitää olla selkeästi tiedossa, mitä henkilötietoja palvelussa käsitellään ja kuka yrityksessäsi pääsee mihinkin tietoihin käsiksi. Selkeys ohjaa yrityksesi yksityisyydensuojaa ja tekee henkilötietojen käsittelyä koskevat käytännöt läpinäkyväksi.
Varmuus
Käyttämäsi henkilötietojen käsittelemistavan tulee olla toimintavarma. Tämä edellyttää erilaisiin poikkeustilanteisiin varautumisen ja niistä toipumisen.
Helppokäyttöisyys
Kaiken oleellisinta on kuitenkin palvelun helppokäyttöisyys. Epäselvä ja vaikea palvelu ohjaa ihmiset vääriin käytäntöihin ja EU:n tietosuoja-asetus jää käytännön tasolla toteutumatta.
HR-järjestelmä käyttöön vaivattomasti, nopeasti ja helposti
Olemme miettineet sinulle valmiiksi, miten voit varmistua henkilöstöhallinto- ja työajanhallintaprosessien EU-vaatimuksenmukaisuudesta.
Nepton Easy HR mahdollistaa nämä asiat työsuhteen koko elinkaaren yli. Valtuutetut henkilöt pääsevät heille tarpeellisiin tietoihin käsiksi kaikkialta ja kaikilla päätelaitteilla. Palvelu voidaan ottaa käyttöön nopeasti halutussa laajuudessa. Liitettävyys toisiin palveluihin on sujuvaa. Palvelussa on aina nähtävissä kaikki tiedonhallintaan liittyvät asetukset ja käytänteet. Toimitamme asiakasyrityksille myös henkilötietojen käsittelyyn liittyvän dokumentaation palvelussa olevien tietojen osalta. Lisäksi palvelumme huomioi tietoturvallisen liitettävyyden muihin järjestelmiin, helpot rajapinnat sekä selkeät ja mukautuvat käyttöoikeudet.
Mikäli olet kiinnostunut Nepton Easy HR -palvelusta, tutustu ratkaisuumme: www.rauhala.fi/nepton-easy-hr
Lopuksi henkilöstöhallinnosta ja tietosuoja-asetuksesta
Oli ohjelmistovalintanne mikä tahansa, niin muistettavat asiat ovat onneksi yksinkertaisia:
- Luottamus on kaiken avain
- Prosessit ja käyttöoikeudet kannattaa pitää mahdollisimman yksinkertaisina
- Toimintavarmuus on osa tietosuojaa ja EU-vaatimuksenmukaisuutta
- Viime kädessä helppokäyttöisyys takaa palvelun tarkoituksenmukaisen käyttämisen ja varmistaa tietosuoja-asetuksen toteutumisen käytännössä.
Sinua saattaa kiinnostaa myös:
- Blogi, lue lisää: GDPR - Mitä pitää tehdä?
- HR-palvelut, lue lisää: Järjestä HR yrityksesi prosessien mukaiseksi, toimivaksi kokonaisuudeksi.
Takaisin blogiin
