Hyvä ja turvallinen sähköposti

Hyvä ja turvallinen sähköposti sekä muut yrityksen tietoturva-asiat saattavat hieman hassusti - tai ei itseasiassa hieman, vaan erittäin hassusti - olla yritysten säästökohteita. Oikein toimiessaan nämä palvelut ovat huomaamattomia. Kun esimerkiksi sähköpostijärjestelmä on suojattu ja saapuvat viestit suodattuvat automaattisesti, ei asiaan tarvitse kiinnittää minkäänlaista huomiota. Tästä saattaa syntyä harha, että maksettua palvelua ja lisäturvaa ei tarvita. Kyllä tarvitaan! Tietoturvan laiminlyöminen voi olla oman yrityksesi lisäksi riski kaikille yhteistyökumppaneillesi, jopa asiakkaillesi.

Tarkoitus ei ole pelotella näillä asioilla ketään, mutta jälkiviisaus on huonoa riskien hallintaa. Hyvään ja turvalliseen sähköpostiin panostaminen sekä muista tietoturva-asioista huolehtiminen perustuu nimenomaan ennaltaehkäisevään näkökulmaan, joka takaa liiketoiminnan jatkuvuuden. Jos ennaltaehkäisystä maksaminen tuntuu turhalta, tuntuu tapahtuneiden virustartuntojen tai tietovuotojen korjaaminen vähintäänkin turhauttavalta. Hyvä ja turvallinen sähköposti muodostuu siitä, että käytössäsi on asianmukainen sähköpostin suodatus-, suojaus- ja salausjärjestelmä. 

Sähköpostin suodatus- ja suojaus

Sähköpostisuodatin ja -suojaus pitävät huolen siitä, etteivät sähköpostisi täyty roskapostista tai viruksia sisältävistä viesteistä. Työpäivän aloittaminen sillä, että poistat ensimmäisenä hurjan joukon saapuneita mainos- ja roskaposteja ei välttämättä ole se paras startti päivälle.

Joku saattaa pohtia, mitä sitten tapahtuu, jos suodattimeen jääkin jotakin itselle tärkeää. Tämän välttämiseksi on kuitenkin olemassa tehokkaat keinot, joten suodatusta ei tuon huolen takia kannata jättää ottamatta. Enemmän huolta syntyy varmasti, jos suodatusta ei ole käytössä.

Viruksista puhuttaessa voidaan yhteenvetona todeta, että yrityksillä on oltava käsitys siitä, miten nykyaikaiset haittasähköpostit toimivat ja millaisia vaatimuksia ne asettavat yrityksen sähköpostin tietoturvalle. 

Sähköpostin salaus

Tiesitkö, että salaamattoman sähköpostin lähettäminen on kuin lähettäisit postikortin? Salatun sähköpostin lähettäminen varmistaa sen, ettei sähköpostin sisältö liitteineen joudu vääriin käsiin. Sähköpostin salaaminen tarkoittaa sähköpostiviestin muuttamista salakirjoitetuksi tekstiksi. Tästä syystä myös lainsäädäntö puuttuu sähköpostien salaamiseen ja toukokuussa 2018 voimaan astuva GDPR eli EU:n tietosuoja-asetus koskettaa niin ikään sähköpostien salaamista. Yritysten on tärkeä siis selvittää itselleen, missä tilanteissa sähköpostin tulee olla salattu.

Lisää tietoa aiheesta maksuttomassa oppaassamme:

Näin huolehdit siitä, että yrityksesi sähköposti on teknisesti turvallinen ja sähköpostikäytäntönne ovat hyvät. Käydään läpi sähköpostin salaus, suojaus ja suodatus.