Rauhalan blogi
  • Etusivu
  • Blogi
  • Millainen on nykyaikainen ERP-järjestelmä? Sopisiko se yritykselleni?
31.5.2021 8:45

Millainen on nykyaikainen ERP-järjestelmä? Sopisiko se yritykselleni?

Toiminnanohjausjärjestelmän tarkoitus on varmistaa liiketoimintaprosessien sujuminen: se on kaiken toiminnan ydin. Oikein valittu järjestelmä tukee yrityksesi prosesseja. Järjestelmä on koko organisaation työkalu, sen tulee vastata yrityksen tarpeisiin, tavoitteisiin ja prosesseihin. 

Liiketoimintasi kehittyy maailman mukana. Vanha ERP-järjestelmä vaatii usein manuaalista työtä, moninkertaista kirjaamista ja yksinkertaisesti jää ominaisuuksiltaan suppeaksi. Mutta mikä on nykyaikaa? Mistä tietää, ettei vanhan järjestelmän kanssa kannata enää takuta, vaikka ylimääräisiin klikkauksiin ja syöttöihin on jo rutinoitunut ja tottunut? Tässä blogissa ei ehditä perehtyä yksittäisiin ominaisuuksia, mutta käydään läpi nykyaikaisen ERP-järjestelmän perusperiaatteet.

 

Modernin toiminnanohjauksen tekniikka

Nykyajasta puhuttaessa ensimmäisenä tulee mieleen tekniikka, jolla ERP-järjestelmä toimii. Modernit ERP-järjestelmät eivät ole enää lisenssimuotoisia ratkaisuja, jotka asennetaan yrityksen omille palvelimille ja koneille. Raskaat asennukset ja ylläpidot ovat historiaa ja yksi selvä merkki vanhentuneesta ERP-järjestelmästä.

Nykyaikainen ERP-järjestelmä on aito pilviratkaisu. Kaikki järjestelmät saadaan tekniikan avulla siirrettyä pilvipalveluksi, mutta käytännön toteutus ei välttämättä vastaa odotuksia.

Aitoa pilvipohjaista ERP-järjestelmää voidaan käyttää aika-, paikka- ja päätelaiteriippumattomasti. Esimerkiksi illalla kesämökin laiturilla puhelimella tai vaikkapa myyjä myyntireissullaan autosta käsin. Yhteiskäyttöisyys on näin äärimmäisen helppoa yrityksen eri henkilöiden ja toimipisteiden välillä tai vaikkapa ulkoistuskumppanin, kuten tilitoimiston, kanssa.

Monipuolisten käyttömahdollisuuksien lisäksi pilvipalvelu tuo huolettomuutta järjestelmän käyttöön: Ohjelmistopäivitykset ja varmuuskopioinnit tapahtuvat automaattisesti ja tietoturvallisesti.

Tärkeä tekijä monelle on myös hinta: Pilvipalvelu on kustannustehokas ratkaisu, jossa kulut ovat ennakoitavissa kuukausitasolla. 

 

Kokonaisratkaisu mahdollistaa reaaliaikaisuuden

Vaikka toiminnanohjauksen eri prosessit (logistiikka, taloushallinto, varastotoiminnot, osto- ja myyntiprosessit, tuotannonohjaus, palkkahallinto) muodostavat koko yritystoiminnan, saattaa monilla yrityksillä olla käytössään melkoinen järjestelmien tilkkutäkki, jossa eri osa-alueet eivät keskustele keskenään. Toiminnanohjaus hoidetaan yhdessä järjestelmässä, osto- ja myyntireskontrat ovat toisaalla ja kirjanpito kolmannessa järjestelmässä. Tietoa joudutaan siirtämään järjestelmästä toiseen joko integraatioiden avulla, manuaalisesti siirrellen tai moninkertaisesti kirjaamalla. Apua! 

Nykyaikainen ERP-järjestelmä toimii yhden kirjauksen periaatteella. Kun esimerkiksi tehdään myyntitilaus, myyntitilauksesta syntyy toimitussanoma ja myyntilasku. Kaikki tieto siirtyy samassa järjestelmässä olevaan myyntireskontraan ja kirjanpitoon. Tällöin tieto on vain kertaalleen kirjattua, mutta myös todellista ja reaaliaikaista! 

Järjestelmätilkkutäkin ja moninkertaisen kirjaamisen lisäksi monessa yrityksessä tyydytään vanhaan tietoon. Ajantasainen tieto helpottaa niin johdon kuin työntekijöiden työtä. Ilman ajantasaista tietoa päätökset pohjautuvat vanhentuneeseen tietoon tai mututuntumaan. Näiden pohjalle on hankala kehittää menestyvää liiketoimintaa. 

Jos palataan vielä lyhyesti integraatioihin, on toki modernissa ERP-järjestelmässä avoin rajapinta (API), jonka kautta esim. verkkokauppa tai vaikkapa CRM on liitettävissä kokonaisuuteen. Kokonaisratkaisuun liitettävät integraatiot eivät enää muodosta monimutkaista karttaa, vaan vaivattomasti johdettavan prosessin.

 

Automaatiot

Puhuimme edellä jo yhdenkirjauksen periaatteesta, mutta palataan vielä automaatioihin. Nykyaikainen ERP-järjestelmä hyödyntää toistuvissa rutiinitehtävissä automaatiota: tieto siirtyy itsestään, tapahtumat voivat toteutua automaattisesti tai vähintäänkin ohjelma ehdottaa tärkeitä ja huomioon otettavia toimenpiteitä.

Työnkuva muuttuu rutiinien tekemisestä poikkeamien seurantaan ja prosessien toimivuuden tarkasteluun. Tämä näkyy varmasti paitsi toimenkuvan mielekkyytenä, myös parempana asiakaspalveluna aina asiakkaille asti. 

 

Muita ominaisuuksia

Blogin alussa mainittiin, että pureudumme nykyaikaisen ERP-järjestelmän perustoimintaperiaatteisiin, emmekä yksittäisiin ominaisuuksiin. Tässä silti vielä muutamia asioita, jotka asiakkaamme ovat nostaneet esille erityisenä kiitoksena:

Ajattele rohkeasti uusiksi ja siivoa vanhaa

Monelle yritykselle esimerkiksi asiakasryhmien ja tuoteluokitusten kohdalla olisi suursiivouksen paikka! Uutta ERP-järjestelmää ei tulisi ikinä ottaa käyttöön niin, että siirtää vanhat prosessit samanlaisena uuteen. On rohkeasti uskallettava siivota vanhaa ja virtaviivaistaa prosesseja. Prosessien yksinkertaistamisessa korostuu toki ohjelman ominaisuuksien lisäksi käyttöönotossa mukana olevan järjestelmäasiantuntijan ammattitaito ja osaamistaso. Joka tapauksessa nykyaikaisessa ERP-järjestelmässä asiakkaiden, tuotteiden ja toimittajien tiedot ovat helposti tallennettavissa. Tallennettujen tietojen pohjalta voidaan suorittaa helposti automaatioita ja sääntöjä noudattaen halutut toimenpiteet esimerkiksi hinnoittelun ja myyntitoimenpiteiden osalta.

Excel-tiedostojen vienti ja tuonti 

Monelle johtotasolla on tärkeää, että toiminnanohjaus toimii yhteen myös taulukkolaskelmaohjelman Excelin kanssa.  Nykyaikainen ERP huomioi myös, että Excel on yhä tärkeä työväline yrityksissä ja tästä syystä tiedostojen vienti- ja tuonti on tehty äärimmäisen helpoksi.

Käyttöön vain tarvittavat osa-alueet

Monet nykyaikaisetkin ERP-järjestelmät ovat mammutin kokoisia. Asiakasyritys joutuu ottamaan käyttöönsä koko paletin ja mukauttamaan toimintonsa ERP-järjestelmän vaatimuksiin. Parhaimmat ERP-järjestelmät mukautuvat yrityksesi prosesseihin ja saat ottaa käyttöösi vain tarvitsemasi osa-alueet, jolloin et maksa turhasta ja et huku turhiin ominaisuuksiin.

Käyttäjäystävällisyys ja logiikka

Jälleen todettakoon, että on monia teknisesti nykyaikaisia ERP-järjestelmiä, mutta niissä käyttäjä on unohdettu. Parhaat ERP-järjestelmät toimivat käyttäjäystävällisesti ja loogisesti. Parasta on, jos käyttöperiaate on läpi ohjelman sama. Kun opit käyttämään yhtä osiota, osaat periaatteessa käyttää kaikkia. Näin käyttö on mielekästä, mutta myös järjestelmän opettelu ja käytön aloittaminen tapahtuvat sujuvasti. 

Hakutoiminnot

Kuinka moni on käyttänyt järjestelmää, jossa on hakutoiminto, mutta se toimii kankeasti? Jos esimerkiksi isokirjain tai välilyönti on väärin, ei haku välttämättä toimi ja tuota toivottua tulosta. Älykäs hakutoiminto etsii tietoa järjestelmästä monipuolisesti aina valikoista, tiedostoista, tapahtumista ja raporteista. Hakusanakin saa olla vähän sinne päin, jos esimerkiksi etsit varastonarvoa, riittää, että hakukenttää kirjoittaa "arv var" ja järjestelmä ehdottaa jo oikeaa paikkaa sinulle. Tiedon löydettävyys paranee, työpäivä helpottuu ja aika ei kulu tiedonetsintään.

Omat näkymät ja helposti hallittavat käyttöoikeudet

ERP-järjestelmää käyttävät yrityksessä monet eri henkilöt, kuten johto, taloushallinto ja myynti. Jokainen haluaa tarkastella järjestelmää omasta näkökulmastaan. Muokattavat näkymät mahdollistavat sen, että kun käyttäjä avaa järjestelmän, hänelle tärkeät osiot ovat heti saatavilla ja nähtävillä. Omat näkymät voi tallentaa ja niihin on myös helppo palata. 

Muokattavat käyttöoikeudet lisäävät käytön mielekkyyttä ja tietoturvaa. Kun näet vain sinulle oleelliset osiot, on työskentely tehokasta. Myös tietoturva paranee, kun oikeat ihmiset pääsevät käsiksi heille oleellisiin osioihin ja muilla käyttöä voidaan rajata tarpeelliseksi nähdyn mukaan.

 

Mistä järjestelmästä on kyse?

On kuin onkin olemassa järjestelmä, joka kattaa kaikki yllä mainitut ominaisuudet. Kyseessä on Visma.net ERP -kokonaisratkaisu. Haluaisitko nähdä järjestelmän livenä? Pikaesittelyn saat alla olevasta videosta, mutta voit myös jättää meille livedemopyynnön ja kerromme juuri sinun toiveidesi mukaan järjestelmästä lisää.

Katso webinaaritallenne, jossa kertaamme lyhyesti nykyaikaisen järjestelmän ominaisuudet, näet Visma.net ERP-järjestelmän livenä ja kuulet lisää huippuominaisuuksista:

Visma Community ohje

Lataa webinaaritallenne

TAI

Varaa livedemo

 

"Rauhalan kanssa uuden toiminnanohjausjärjestelmän vaihto oli onnistunut kokemus. Visma.net ERP -järjestelmä oli nopea ja vaivaton käyttöönottaa. Rauhalan asiantuntijat paneutuivat prosesseihimme ja laittoivat asiantuntemuksensa likoon asioiden yksinkertaistamiseksi ja nykyaikaistamiseksi. Rauhala erottuu edukseen erinomaisella asiakaspalvelulla ja laajalla toiminnanohjausjärjestelmien tuntemuksella."

Jari Peuranheimo | toimitusjohtaja | Hardware Group Finland Oy

 

"Visma.net ERP tehostaa liiketoimintamme prosesseja. Järjestelmä on helppokäyttöinen ja siinä integraatiot onnistuvat monipuolisesti. Rauhalan asiantuntijoiden ansiosta meillä on takana positiivinen kokemus toiminnanohjausjärjestelmän vaihtohankkeesta. Rauhalan toimintatapa ajaa asiakkaan etua."

Susanna Mäntyranta | toimitusjohtaja | Sacrum Oy

 

"Visma.net ERP on käyttäjäystävällinen järjestelmä, joka tehostaa yrityksen rutiinien hoitoa. Rauhalan asiantuntijat ovat ERP-ammattilaisia. Palvelu on kasvollista ja asiakasta kuuntelevaa."

Henrik Lindén | toimitusjohtaja | Hydro Extrusion Finland Oy

 

 

Takaisin blogiin