Millainen on pilvipohjainen ERP?

Perinteisesti toiminnanohjaus ja ERP ovat olleet yrityksen omalle palvelimelle asennettuja ohjelmistoja. Muutosta on kuitenkin viime vuosina tapahtunut ja pilvipohjaisia ERP-järjestelmiä löytyy markkinoilta. Käydään läpi pilven ja palvelimen erot:

Pilvi ERP

• Automaattiset päivitykset järjestelmän ja laitealustan osalta. Palvelutuottajan tehtävänä on huolehtia järjestelmän ja laitealustan päivityksistä. Pilvipalvelussa kaikilla yrityksillä on käytössään aina sama ja uusin versio.
  
  
• Automaattiset varmuuskopioinnit. Myös varmuuskopiointi on palvelutarjoajan vastuulla. Tarvittaessa tietojen palauttaminen onnistuu heidän toimestaan.
  
  
• Monipuoliset ja helpot integraatiomahdollisuudet toisiin järjestelmiin. Pilvipohjainen ERP mahdollistaa järjestelmien väliset tiedonsiirrot API-rajapinnan kautta. Erillisiä tiedonsiirtoja ei tarvitse tehdä! Tiedonsiirto on helppoa, reaaliaikaista ja voidaan myös automatisoida tapahtuvaksi haluttuun tahtiin, esimerkiksi kerran minuutissa tai kerran päivässä. 
  
  
• Ajantasaisuus. Integraatioiden ja helpon käytettävyyden takia tiedot ovat aina ajantasaisia.
  
  
• Järjestelmän yhteiskäyttö. Toiminnanohjausjärjestelmää voidaan yhteiskäyttää esimerkiksi oman tilitoimiston kanssa. Kumpikin osapuoli kirjautuu järjestelmään omilla tunnuksillaan. Sekä yritys että kirjanpitäjä saavat ajantasaisesti tietoa omien töiden tekemiseen ja raportoinnin seurantaan. 
  
  
• Käytä järjestelmää missä ja milloin vain, millä tahansa päätelaitteella. Tämä on totta! Tarvitset vain jonkinlaisen päätelaitteet (myös mobiililaitteet käyvät) ja nettiyhteyden. On palkanlaskija Kreetan lomallaankin laittanut aamusella palkat maksatukseen, kun tuuraus ei syystä tai toisesta onnistunut. Pilvipohjainen ERP mahdollistaa joustavat työpäivät ja työntekotavat! 
  
  
• Ennakoitavat käyttökulut. Maksat vain sovitut kuukausimaksut. Pilvipalvelun hinta sisältää kaiken ylläpitoon ja käytettävyyteen liittyvät kulut, usein myös ohjelmiston käyttöön liittyvät tukipalvelun.

ERP-järjestelmä omalla palvelimella

Yrityksen palvelimella toimiva toiminnanohjaus ei ole ongelma, mutta työtä on pilvipalveluun verrattuna enemmän. Jos seuraavat työt hoituvat yrityksessä ongelmitta, voi palvelimelle asennettu järjestelmä olla ihan toimiva vaihtoehto:

• Huolehdi tietojen varmistukset. Sinulla on oltava asiallisesti hoidetut varmuuskopiot kaikista tiedostoista ja dokumenteista. Näin esimerkiksi palvelimen rikkoutuessa tai kyberhyökkäyksessä et menetä tietojasi.
  
  
• Huolehdi palvelimen ja järjestelmän toimivuudesta ja päivityksestä. Päivitykset on tehtävä sekä palvelimen osalta että järjestelmän osalta. Muista huomioida yrityskohtaiset räätälöinnit ja järjestelmien väliset siirrot, kun hoidat päivityksiä. Joskus tässä kohtaa ilmenee ongelma, ettei kaikki päivityksen jälkeen toimi, kuten pitäisi. Kuitenkin jopa laki vaatii joskus päivityksiä järjestelmään.
  
  
• Varmista palvelimen ja järjestelmän tietoturvallisuus. Tosielämän esimerkkinä voin mainita konsernin, jonka verkkoon tehtiin kyberhyökkäys. Rikolliset ilmoittivat, että sisäverkossa olevat palvelimet tuhoutuvat. Uhkauksen seurauksena palvelimet irrotettiin verkosta. Kukaan ei tiennyt, mitä tapahtuu, jos palvelimet olisi yritetty avata uudelleen. Tämän seurauksena järjestelmiä ei voitu käyttää ja yrityksen toiminta lamaantui. Hätätilanteessa turvauduttiin kynään, paperiin ja puhelimeen. Edes sähköpostiviestintä ei onnistunut, sillä sähköpostipalvelin sijaitsi niin ikään yrityksen omassa verkossa.
  
  
• Miten työn joustavuus järjestetään? Miten työnantajana voitte järjestää etätyöt ja liikkuvan työn tekemisen, jos järjestelmä on omalla palvelimella? Sisäisen verkon ulkopuolelta saadaan yhteys omalle palvelimelle, esim Citrix-virtualisointiratkaisulla, mutta nämä tuovat lisäkuluja, jotka on huomioitava budjetissa.
  
  
• Kuinka tietojen reaaliaikaisuus järjestetään? Usein tulee vastaan, että yritys käyttää omaa toiminnanohjausjärjestelmää ja siihen liittyviä järjestelmiä. Yrityksen tilitoimisto taas puolestaan käyttää omaansa taloushallinnon hoitamiseen. Tiedot siirretään toiminnanohjausjärjestelmästä tilitoimiston järjestelmään esimerkiksi kerran kuukaudessa. Vienti vaatii manuaalista naputtelua yhteenvetotulosteista. Tämä vie aikaa, ehkä hermojakin. Myös virheiden mahdollisuus kasvaa. Suurin ongelma lienee kuitenkin se, etteivät tiedot ole ikinä reaaliaikaisesti tarkasteltavissa, vaan koko liiketoimintaa tarkastellaan hyvin jälkijättöisesti. 

Lisätietoa ja apua pohdintojesi tueksi: Katso alla oleva webinaaritallenne:

Toiminnanohjauksen ja taloushallinnon digitaalinen ja saumaton kokonaisuus

• Millaista on nykyaikainen toiminnanohjaus ja taloushallinto?
• Miten toiminnanohjauksesta ja taloushallinnosta luodaan sujuva kokonaisuus?
• Toiminnanohjaus ja tilitoimisto? Miten sovitat yhteen eri osapuolet?
• Pilvipohjainen ERP – Mahdollisuudet ja hyödyt