Mitä jos järjestelmähanke onnistuisi??

Järjestelmähanke yrityksissä ei useinkaan ole se mukavin asia lähteä viemään eteenpäin. Hankkeille on tullut sellainen maine, että ne ovat aina hankalia, eivät koskaan onnistu aikataulussa ja budjetissa. Pitääkö tämän asian olla näin.

Perinteisesti järjestelmän hankinnalla pyritään toiminnan tehostamiseen joko kustannustehokkuutena tai lisääntyvänä liikevaihtona. Ennen kuin järjestelmää lähdetään vaihtamaan tai hankkimaan työkalua jonkin uuden asian suorittamiseen, on hyvä pysähtyä perustelemaan asia itselleen ja organisaatiolleen. Kysymys MIKSI on sellainen, jota kannattaa kysyä toistuvasti ennen kuin varsinaista päätöstä lähdetään tekemään. 

Yritysten hankkimat järjestelmät ovat useinkin varsinaisen liiketoiminnan tukijärjestelmiä, eivät sellaisia tuotannontekijöitä joiden vaikutus voidaan suoraan ulosmitata liikevaihtona tai muun konkreettisen mittarin kautta. Tämän vuoksi hankkeet eivät välttämättä saa sellaista painoarvoa yrityksissä, joka niille kuuluisi. Mikäli hanke ei aidosti ole yrityksen tahtotilassa on sen epäonnistuminen varsin todennäköistä.

Mitä sitten tulisi tehdä, että hankkeet voisivat onnistua?

Kun MIKSI-kysymys on riittävän monta kertaa kysytty ja vastauksiin ollaan tyytyväisiä alkaa hankkeen kriittisimmät osuudet. Tekeekö hanketta ”joku muu” vai tekeekö sitä joku ”otona”.

Kun uutta hanketta lähdetään perustamaan, on muutamia asioita, jotka ovat aivan ratkaisevia onnistumisen kannalta. Hankkeella pitää olla omistaja, joku joka on aidosti sekä kiinnostunut, että huolissaan siitä, että hanke niin sanotusti menee maaliin. Hankkeen omistajalla tulee olla sekä valta, että vastuu viedä hanketta eteenpäin. Omistajalla tulee olla myös riittävät resurssit hankkeen toteuttamiseen.

Toinen keskeinen asia on riittävä määrittely. Perusperiaate lienee se, että määrittelyä ei voi koskaan olla liikaa. Se mitä järjestelmän halutaan tekevän, on pystyttävä kuvaamaan laajasti kaikkien järjestelmään liittyvien viiteryhmien kannalta katsottuna. Tämä on myös kohta, jossa ulkopuolisilla asiantuntijoilla voi ja ehkä jopa tulee olla oma roolinsa. Tässä ei puhuta järjestelmän myymisestä, vaikka se voi sitä tietysti olla ja saattaa hankeen omistajasta tuntua siltä. Hyvät asiantuntijat kuitenkin osaavat kysyä oikeat kysymykset ja siten tuoda lisäarvoa määrittelyyn, heillä kun usein on kokemusta samankaltaisista tilanteista eri toimialoilta ja yrityksistä. Hyvä ja luotettava asiantuntija on painonsa arvoinen kultaa, kun hänet otetaan riittävän ajoissa mukaan määrittelytyöhön.

Oikea kumppani hankkeen tueksi

Kumppanin löytäminen hankkeelle on yksi keskeisimmistä onnistumistekijöistä. Kumppanin valinnassa kannattaa jopa miettiä asiaa niin syvällisesti, että heijastavatko potentiaalisen kumppanin arvot yrityksen omaa arvomaailmaa. Nykypäivänä tilanne on siinä mielessä helpompi kuin ennen, että tietoa potentiaalisista kumppaneista löytyy valtavasti. Tietoa löytyy jopa niin paljon, että sen omaksuminen ja seulominen on vaivalloista. Kuitenkin ensimmäinen vaikutelma potentiaalisesta kumppanista syntyy pääosin jo paljon ennemmin kuin varsinaisia keskusteluja on käynnistetty. Hyvä tapa arvioida kumppania on kysyä toisilta yrityksiltä, että mitä mieltä olette juuri tämän kumppanin kanssa toimimisesta. Kaikilla yrityksillä toki on omat referenssinsä nettisivuillaan. Näihin on toki syytä suhtautua tietyllä varauksella, koska kukapa omille sivuillee epäonnistuneita asiakascaseja luettelisi.

Parhaat kumppanit, joita itse olen kohdannut eri toimialoilla toimiessani ovat sellaisia, jotka uskaltavat haastaa potentiaalisen asiakkaan silläkin uhalla, että kauppaa ei sillä kertaa synny. Kumppani, joka uskaltaa sanoa, että aikataulu on epärealistinen tai määritelty budjetti on ristiriidassa määrittelyn kanssa, on kymmenen kertaa arvokkaampi kuin sellainen kumppaniehdokas, joka on samaa mieltä kaikesta ja valmis lähtemään hankkeeseen jo tietäen, että aikataulu ja/tai budjetti on mahdoton.

Tiivistettynä asia menisi suurin piirtein näin:

• kysy riittävän monta kertaa MIKSI
• määrittele asia puhki
• etsi luotettava kumppani
• haasta kumppanisi ja itsesi rehellisyyteen

Kuulostaa yksinkertaiselta, kummallista kyllä silti netti on täynnä pilakuvia pieleen menneistä projekteista. Itsekin olen sellaisissa toki ollut mukana ja koittanut oppia niistä tulevia hankkeita ajatellen.

Mitä me olemme asiasta mieltä?

Me Rauhala Yhtiössä olemme juuri päivittämässä strategiaamme. Yhdeksi kolmesta keskeisestä tukipilarista nostimme asian, josta meidät jo tunnetaan entuudestaan. Strategisena asiakaslupauksenamme on ei enempää eikä vähempää kuin ”Kasvollinen palvelu ja ylivoimainen laatu”. Se tarkoittaa sitä, että panostamme kaikissa asiakashankkeissamme äärimmäiseen rehellisyyteen, me kerromme suoraan, jos mielestämme määrittely ei ole kohdallaan tai aikataulu tai budjetti ei ole realistinen. Sitä kautta myös mielellämme olemme mukana tekemässä määrittelyä yhdessä asiakkaidemme kanssa. Edelleen hankkeen jälkeen meiltä vastaa puhelimeen ihminen ei järjestelmä tai ulkoistettu asiakaspalvelu. Meille Rauhalassa on kunnia-asia, että asiakkaat ovat tyytyväisiä siihen palveluun, jota he meiltä saavat. Olemme kirjanneet myös strategiaamme, että toimitamme palvelut aikataulussa, budjetissa ja yli asiakkaan odotuksen. Tätä palvelulupausta toteutamme kaikessa tekemisessämme, on nimittäin mukava kulkea kaupungilla ”kun ei tarvitse katsella kengänkärkiään”.