Miten tunnistat yrityksellesi sopivan ERP-järjestelmän?

Todennäköisesti yrityksessäsi on käytössä jokin toiminnanohjausjärjestelmä tai sellaisen hankinnasta on vähintään keskusteltu. ERP-järjestelmiä on kuitenkin tarjolla useita erilaisia sekä erilaisiin tarpeisiin vastaavia. On tärkeä muistaa, etteivät kaikki ERP-järjestelmät sovi kaikille. Tämän vuoksi järjestelmän valinnan tulee aina lähteä liikkeelle yrityksen tarpeista, tavoitteista ja prosesseista.  

ERP-järjestelmä on tavoitteita ja prosesseja tukeva kokonaisuus

ERP-järjestelmän valintaa ei tule tehdä hätiköiden. Kun järjestelmä on valittu oikein (siis siten, että se tukee yrityksesi prosesseja), järjestelmän mahdollisuudet ovat rajattomat. Oikein hyödynnettynä ERP-järjestelmä on yksi kriittisimmistä menestystekijöistä yrityksen kasvun ja kehityksen polulla. Sen vuoksi ERP-järjestelmän vaihtamisessa tulisi aina panostaa huolelliseen vertailuun ja tiedonkeruuseen juuri omalle yritykselle sopivimman ratkaisun löytämiseksi.

Tärkeitä huomioon otettavia asioita sopivan ratkaisun valitsemisessa:

• Järjestelmän ominaisuuksien/toiminnallisuuksien tarkastelu  
• Prosessien mukautuvuus järjestelmään – vai toisinpäin? Näkulman valinta määrittää tarpeen räätälöinnille.
• Valitaanko palvelin vai pilvipalvelu?  
• Miten järjestelmän ylläpito ja päivitykset hoidetaan?
• Kuinka järjestelmätoimittajan asiakaspalvelu on järjestetty ja miten palveluntarjoaja toimii ongelmatilanteissa?  
• Järjestelmäkustannukset

Onko nykyinen järjestelmänne enemmän taakka kuin tuki?

Useasti vanhoista ratkaisuista yritetään pitää kiinni viimeiseen saakka. Joskus toiminnanohjausjärjestelmän vaihto on välttämätöntä kilpailukyvyn varmistamiseksi.

Järjestelmän vaihtoa mietitään usein vasta esimerkiksi vanhan järjestelmän päivityksen tai ylläpidon päättyessä. Yksi merkittäviä syitä järjestelmän vaihtoon voi myös olla sen mukautumattomuus nykypäivän prosesseihin. Järjestelmän vaihtamista uuteen ei kuitenkaan aina kannata odottaa siihen saakka, että vanhasta järjestelmästä ei enää yksinkertaisesti ole jatkamaan. Ei ole syytä tyytyä ratkaisuun, joka ei enää palvele yrityksenne tämän päivän tarpeita. Usein vaihtamisen olisi hyvä lähteä myös puhtaasti uudistumisen ja kilpailukyvyn nostamisen tavoitteesta: halusta saada nykyaikainen järjestelmä, joka palvelee paremmin yrityksen prosesseja.

Pohdi rehellisesti, saatteko nykyisestä järjestelmästänne kaiken toivomanne ja tarvitsemanne irti? Onko nykyinen järjestelmänne tuottanut päänvaivaa tai hankaloittanut toimintaa?  Älkää elvyttäkö vanhaa järjestelmää väkisin, etenkään jos siitä on teille selkeästi enemmän haittaa kuin hyötyä. Satsatkaa sen sijaan uuteen, parempaan ja nykyaikaisempaan ratkaisuun – investointi maksaa itsensä takuulla takaisin sekä ajallisesti että rahallisesti monin eri tavoin. Kun järjestelmän vaihto tehdään huolellisesti, suunnitelmallisesti sekä osaavan kumppanin avulla, järjestelmän vaihto sujuu kuin itsestään.

Haluatko lukea aiheesta lisää? Suosittelen sinua tutustumaan ERP-järjestelmän valinnan pikaoppaaseemme! Oppaasta saat lisätietoa mm. ERP-järjestelmän toiminnallisuuksista, ylläpidosta ja kustannusten muodostumisesta.