Myös Viestintävirasto suosittelee yritystietojen varmuuskopiointia

Me täällä Rauhalalla puhumme paljon varmuuskopioinnin tärkeydestä. Emme kuitenkaan ole ainoita, jotka tästä aiheesta suorastaan paasaavat, sillä tämän vuoden aikana säikäyttäneet kiristyshaittaohjelmat havahduttivat myös Viestintäviraston kertomaan varmuuskopioinnin merkityksestä.  

Mitä Viestintävirasto sanoo varmuuskopioinnista? 

Viestintävirasto suosittelee varmuuskopiointia kultaisen 3-2-1 –säännön mukaisesti: 

• 3 kopiota kaikesta sinulle tärkeästä tiedosta 
• 2 eri fyysistä formaattia ja 
• 1 fyysisesti eri paikassa oleva varmuuskopio. 

Viestintäministeriön sanoin: ”Kun varmuuskopiot ovat ajan tasalla, kiristyshaittaohjelman vaatimien lunnaiden maksua ei tarvitse edes harkita, ja tiedot voidaan palauttaa omalta varmuuskopiolta. Varmuuskopiot suojaavat tärkeät tiedot myös tulipaloilta, varkauksilta ja laiterikoilta.”  

Tämä on täysin totta, joka sana. Asianmukaisesti ja säännöllisesti tehdyt tietojen varmistukset toimivat ikään kuin vakuutuksena liiketoiminnan jatkuvuudelle ja vähentävät huomattavasti tietojen menetykseen liittyviä riskejä.   

Tieto on jopa elinehto nykypäivän liiketoiminnassa. Ilman tietoa ei yksinkertaisesti ole liiketoimintaa. Siksi tietoa täytyy myös arvostaa ja siitä täytyy huolehtia. Vahingon tai virheen sattuessa tietoon on päästävä käsiksi mahdollisimman pian, jotta liiketoiminta ei tyrehdy. 

Tee varmistuksista osa arkea ja suojaa tärkein tieto 

Yritykselle tärkeät tiedot sijaitsevat usein yrityksen palvelimilla, jossa myös tietokannat ja verkkolevyt sijaitsevat. Toisinaan tärkeitä tiedostoja löytyy myös yksittäisten työntekijöiden työasemien työpöydiltä ja omilta kovalevyiltä. Mitäpä jos tämä tietokone varastetaan tai unohtuu taksiin ulkomailla? Tai entäpä, jos koko palvelin kaapataan haittaohjelmalla? 

Varmistuspalvelun avulla tärkeä tieto kopioidaan useampaan fyysiseen kohteeseen, jolloin niihin pääsy on aina taattua. Jos tiedosto esimerkiksi vioittuu tai katoaa, se voidaan noutaa varmistuksesta. 

Varmistus tehdään useimmiten esimerkiksi tiedostoille, dokumenteille ja tietokannoille, joissa sijaitsee yrityksen toiminnan kannalta kriittisin tieto. Tarvittaessa myös muita järjestelmiä tai palveluita, kuten käyttäjienhallinta tai sähköpostipalvelin, voidaan varmistaa. 

Varmistukset voi hoitaa itse, tai ulkoistaa kokonaan siihen erikoituneelle kumppanille. Jos varmistus hoidetaan itse, varmistusten määrästä ja laadusta tulee olla ehdottoman tarkkoja. Usein esimerkiksi varmistusnauhoja ei muisteta vaihtaa tai vahingon sattuessa tiedostoja ei osatakaan noutaa varmistuspalvelimelta. Jos edellinen varmistus on tehty esimerkiksi 2 viikkoa sitten, eilen kadonnutta tiedostoa ei saada palautettua.  

Huomioitavaa on myös, että esimerkiksi tiedostojen varmuuskopiointi ulkoiselle kovalevylle tai pilveen on suhteellisen yksinkertaista, mutta riittääkö yksittäisten tiedostojen varmistaminen? Mitä tapahtuu kokonaisille tietokannoille? Tällöin laadukkaan varmistuksen esteeksi voi muodostua myös tiedostokokorajoitukset esimerkiksi pilvipalveluissa tai kovalevyissä. 

Jos varmistukset ulkoistetaan, yrittäjä, IT-päällikkö tai vaikkapa tuotantopäällikkö saa nukkua yönsä rauhassa. Asiantuntevan kumppanin kanssa asiakkaan ei tarvitse huolehtia edellä mainituista seikoista, kuten tallennustilan määrästä, varmistusten säännöllisyydestä tai laadusta. Kaikki tieto varmistetaan säännöllisin väliajoin, esimerkiksi päivittäin, ja varmuuskopioita voidaan tehdä useampaan kohteeseen. Näin mikään tieto ei koskaan katoa saavuttamattomiin. 

Lisätietoa aiheesta 

Lataa maksuton oppaamme aiheesta: ”Varmistuspalveluiden ostajan opas”. Opas sisältää kattavan tietopaketin varmuuskopiointiin ja varmistuspalveluihin liittyvistä aiheista. Oppaan luettuasi osaat kenties arvostaa yrityksessänne olevaa tietoa entistä enemmän ja tiedät, kuinka päästä alkuun tietojen varmistuksessa.