Ohjelmistolisenssi – Miten organisaatiosi kuuluisi ne hoitaa?

Lisenssejä, käyttöoikeuksia, sääntöjä ja tarkistuksia…

Tietoteknisten järjestelmien ja ohjelmistojen käyttö on aina vaatinut lisenssejä. Tänä päivänä palvelut muuttuvat yhä enemmän kuukausihinnalla myytäviksi. Tämän myötä ohjelmistolisensseistä käytetään usein nimitystä käyttöoikeus.

Käyttöoikeuksia on olemassa runsaasti erilaisia:

• ostettavia
• vuokrattavia
• henkilökohtaisia
• laitekohtaisia
• prosessorikohtaisia
• jne.
  

Tähän kaikkeen vielä lisänä se, että eri ohjelmistot vaativat omanlaisensa lisensointi- tai käyttöoikeusmallin käytön ja nämä mallit eroavat kovasti toisistaan. Ettei asia vieläkään kuulostaisi liian helpolta, muistutan että nämä mallit ja säännöstöt elävät jatkuvasti eikä muutoksilta voida välttyä.

Joka tapauksessa jokaisen yrityksen on noudatettava näitä sääntöjä eli jonkun on yrityksessä omaksuttava ohjelmistolisenssien oikeat käyttötavat. Edes osittainen kärryillä pysyminen vaatii jatkuvaa perehtymistä asiaan. Olen itse toiminut samoissa työtehtävissä Rauhalassa pian kymmenen vuoden ajan ja työni liittyy läheisesti ohjelmistolisensseihin ja käyttöoikeuksiin. Myönnän, että toisinaan minullakin menee hetkeksi sormi suuhun miettiessä, miten palveluratkaisu tuotetaan noudattaen ohjelmistovalmistajien määräyksiä.

Oikeilla ohjelmistolisensseillä selvää säästöä

Kuten jo aiemmin sanottu, jokaisen yrityksen on vastattava määräysten mukaisten käyttöoikeuksien hankinnoista tavalla tai toisella. Näissä asioissa oikeilla valinnoilla tai osaavan kumppanin avulla voidaan säästää huomattavasti rahaa. Eräässä asiakascasessamme saimme tiettyjen palvelujen osalta karsittua asiakkaan vuosittaisia kustannuksia yli 50 %, kun löysimme heille sopivamman lisensointitavan. Näihin tuloksiin voidaan päästä ihan yksinkertaisilla valinnoilla, kun tiedetään, mitä tehdään.

Osaamisen lisäksi palveluntarjoajilla on usein mahdollisuus tarjota käyttöoikeuksien hankintaan joustavia palvelumalleja, jotka voivat lisätä säästöä entisestään. Tällainen malli voi olla esimerkiksi sellainen, jossa käyttöoikeuksista maksetaan kuukausittain käytön mukaan. Etenkin ympäristöissä, joissa käyttäjämäärät vaihtelevat kovasti kuukaudesta riippuen, voidaan tällaisella mallilla paitsi säästää kustannuksissa myös vähentää turhien lisenssiostojen riskiä.

Varauduthan tarkistuksiin?

Ohjelmistovalmistajat tekevät myös auditointeja tai ohjelmisto-omaisuuteen liittyviä tarkistuksia. Nämä tarkistukset voivat olla toisinaan työläitä ja niiden läpimenoaikaan vaikuttaa se, miten hyvin asioista on pidetty huolta.

Oman kokemukseni mukaan vaikuttaa siltä, että tapauksissa, joissa käyttöoikeudet tulevat palvelumallisina palveluntarjoajan kautta, tarkistusprosessien läpimenoaika on lyhempi. Hyvä palveluntarjoaja tietysti hoitaa koko prosessin puolestasi.

Viime kädessä vastuu ohjelmistolisenssien oikeellisuudesta on sinulla.

Rauhala OnCloud tarjoaa IT-palvelut yrityksille. Me autamme sinua!