Sähköinen ja digitaalinen taloushallinto mielletään yleensä samaksi asiaksi. Miksi käytetään kuitenkin eri termejä? Onko rakkaalla lapsella vain monta nimeä vai onko kyse eri asioista?
Sähköisessä taloushallinnossa hoidetaan asioita normaalin tallennustyön ohella osittain sähköpostitse tai verkossa (esimerkiksi sähköiset lomakkeet, internet-asiointi tai digitaalinen tiedon käsittely). Ero sähköisen ja digitaalisen taloushallinnon välillä tiivistyy sanaan "osittain". On olemassa paljon taloushallinnon ohjelmia, jotka väittävät olevansa sähköisiä, vaikka silti edellyttävät paljon manuaalista työtä ja paperien käsittelyä. Nämä ohjelmat ovat niin sanotusti "muka sähköisiä". Digitaalisessa taloushallinnossa kaikki tiedonsiirto ja -käsittely on automatisoitua eri vaiheittain ja materiaali on digitaalisessa muodossa.
Kannattaako valita digitaalinen taloushallinto?
Vaikutuksen työntekoon
Olennaista digitaalisessa taloushallinnossa on, että tieto siirtyy tai syötetään vain kerran järjestelmään ja se on käytössä saman tien muillakin osa-alueilla. Eri sovellusten ja ohjelmistojen integrointi keskenään mahdollistaa automatisoidut siirrot eri taloushallinnon prosessien välillä: laskut reskontraan ja kirjanpitoon, suoritukset tiliotteilta reskontraan ja kirjanpitoon ja niin edelleen. Näin tiedonkulku on tehokasta, toiminta nopeutuu, virheet vähenevät, turhat vaiheet työstä jäävät pois ja tieto on ajantasaista. Myös tiedon sähköinen arkistointi digitaalisen materiaalin myötä helpottuu. Kaikki materiaali kassakuiteista lähtien löytyy digitaalisessa muodossa.
Vaikutuksen johdolle ja työntekijöille
Digitaalinen taloushallinto helpottaa mm. talouden seurantaa johdon päätöksien teossa. Kun voidaan automatisoida toimintoja (mm. tiliotteiden noudot, ostolaskujen siirrot reskontraan, maksatukset, myyntilaskujen lähettäminen) jää työntekijöille aikaa valmiin tiedon analysointiin.
Näin ollen työn luonne muuttuu tallennuksesta tiedon ja prosessin seurantaan ja ohjaukseen. Tämä asettaakin uusia haasteita työntekijöille osaamiseen, muutoksia työhön sekä toimenkuviin.
Sähköinen talousraportointi
Digitaalisen taloushallinnon myötä kehittyy koko ajan myös sähköinen talousraportointi monipuolistaen tiedonsiirtoa eri tahoille, kuten viranomaisille, pankeille ja muille yhteistyötahoille.
Siirtyminen sähköiseen talousraportointiin edellyttää XBLR:n ja raportointikoodiston käyttöönottoa, jolloin esimerkiksi tietojen analysointi ja vertailtavuus helpottuu. Raportointikoodisto on kehitetty yhdessä yksityisen ja julkisen sektorin yhteistyönä. Tilinpäätöstiedot voidaan raportoida XBLR-muotoisena, josta muodostuu tarvittavat tiedot sekä Verohallinnolle että Patentti- ja rekisterihallitukselle (PRH). Kehitystyössä yhdessä viranomaisten kanssa ovat olleet myös muutamat ohjelmistotalot. Ensimmäiset käyttöönotot tapahtuvatkin huhtikuussa 2016. Lisätietoa tästä löytyy mm. Verohallinnon sivuilta.
Mitä suosittelisin?
On ilo työskennellä uuden, aidon digitaalisen Fennoa-ohjelmiston parissa, sen uusien ominaisuuksien ja kehityksen parissa, seuraten samalla käyttäjien innostusta ohjelmaan. Pilvipalveluna tarjottu ohjelmisto mahdollistaa ohjelman käytön ajasta tai paikasta riippumatta. Enää ei tarvitse yrityksessä tehdä ohjelmistopäivityksiä vaan palveluntarjoaja hoitaa sen osuuden.
Haluatko keskustella kanssamme lisää digitaalisesta taloushallinnosta?
Lue lisää taloushallinto-ohjelmasta, joka palvelee niin tilitoimistoa kuin yrittäjääkin
Lue lisää
Takaisin blogiin
Sovellusasiantuntija, mukana talouden ja toiminnanohjauksen sovelluksien käyttöönotoissa, kouluttamassa sekä helpdeskissä asiakkaita auttaen. Vapaa-aikaan kuuluvat mm. koirat, käsityöt, lukeminen, mökkeily ja matkustelu.
