Työajanseuranta on lakisääteistä kaikille työnantajille. Työajanseuranta voidaan järjestää monin eri tavoin, mutta parhaillaan toimiva työajanseuranta tukee yrityksen muita prosesseja yhtenä tiedolla johtamisen työvälineenä ja parantaa työkykyjohtamista.
Nykyaikainen työajanseurantajärjestelmä toimii usein pilvessä ja on helposti integroitavissa myös muihin järjestelmiin kuten HR-master järjestelmään, palkkaohjelmaan sekä taloushallintoon ja laskutukseen. Jotta saatua dataa voidaan hyödyntää, on datan kirjaaminen ja raportointi oltava helppoa niin työntekijälle kuin esimiehelle ja muille tahoille.
Tukea työajanseurantajärjestelmästä
Nykyaikainen työajanseurantajärjestelmä tulkitsee tiedon kirjatusta työajasta ja näin saadaan valmiit raportit, joiden avulla voidaan seurata esimerkiksi työn kuormittavuutta ja kehittää toimintamalleja. Työaikaa voidaan kohdentaa esimerkiksi projekteille, asiakkaille tai muille työ kohdenteille, jolloin saadaan tarvittavaa tietoa esimerkiksi laskutuksen tai projektiseurannan kohteeksi ja toisaalta taas voidaan arvioida työmäärää ja arvioidun ajan riittävyyttä projektille sekä näin suunnitella projekteille käytettävää työaikaa jatkossa paremmin.
Työ järjestetään nykyään entistä joustavammin ja lakimuutoksen myötä myös työpaikan ulkopuolella tehty työ, kuten matka-aika ja etätyö kuuluvat myös työaikalain piiriin ja nykyisin seurataan tehdyn työn kokonaistyöaikaa aiemman ylityöseurannan sijaan. Tämä antaa aiempaa joustavammat ehdot työn tekemiseen sekä työajan sijoitteluun ja työpaikkakohtaisesti sovittujen käytäntöjen mukaan säännöllisen työajan ylittävä aika korvataan esimerkiksi liukuma-, pankki-, jousto tai ylityönä.
Työtä voidaan tehdä joustavammin mikä edellyttää työntekijältä itseltään parempaa itsensä johtamista ja toisaalta taas esimieheltä ja johdolta työkaluja työajanseurantaan. Kun työaikaa voidaan kirjata reaaliajassa, tulee työn tekemisestä läpinäkyvää ja oikeudenmukaista kaikille osapuolille. Hyvät työkalut oman työn johtamiseen ja mahdollisuus vaikuttaa oman työn tekemiseen lisäävät työntekijöiden oma-aloitteisuutta ja työmotivaatiota mikä taas johtaa parempaan työhyvinvointiin, työssä jaksamiseen sekä tuottavuuteen.
Joustava työaika ja sen seuranta
Tietotyössä työaikaa voidaan usein sijoitella oman mieltymyksen mukaan joko ”virka-ajalle” tai jättää joitain tehtäviä hoidettavaksi esimerkiksi ilta-aikaan. Usein nämä ilta-ajalla tehtävät työt saattavat jäädä kuitenkin kirjaamatta excel-taulukoihin eikä työ tule näkyväksi. Toisille sopii esimerkiksi aamulla aikaisin aloitettu työ kun joku toinen taas haluaa tehdä työtä vasta myöhemmin iltapäivästä tai illasta. Kun työajan voi kirjata näppärästi esimerkiksi puhelimella tai selaimessa, tulee kaikki tehty työaika helposti realisoitua. Tämä on sekä työntekijän että työnantajan etu. Vapaampi työajan sijoittelu mahdollistaa työn ja vapaa-ajan yhdistämisen omien tarpeiden mukaan ja kun kaikki tehty työ tulee kirjatuksi, niin esimies voi myös paremmin tarkastella yksittäisen työntekijän työkuormaa ja tarvittaessa voidaan yhteisten keskustelun myötä parantaa työtapoja. Esimerkiksi jos jonkun henkilön kohdalla kertyy paljon säännöllisen työajan ylittävää työtä, niin voidaan pohtia voisiko työtehtäviä priorisoida, jakaa joitain työtehtäviä tiimin kesken tai tehostaa työskentelytapoja. Toimivilla järjestelmillä työhön voidaan tuoda vapautta sekä molemmin puolista luottamusta ja näin päästään eroon turhasta työn kontrolloinnista ja rajoituksista esimerkiksi sellaisen työajan sijoitteluun mitä ei ole välttämätöntä hoitaa johonkin tiettyyn kellonaikaan sidottuna tai tietyssä paikassa.
Työajanseurantajärjestelmä myös automatisoi työnajan kirjaamista ja työaika vapautuu enemmän todelliselle työlle. Työtuntien syöttäminen exceliin, mahdollisesti vielä tuntikohtaisesti eri kohdenteille voi viedä aikaa ja koetaan usein ylimääräistä aikaa vieväksi. Työajanseurantajärjestelmässä kirjaus voidaan tehdä reaaliajassa ja helposti työn alkaessa, päättyessä tai projektia/työtehtävää muutettaessa kesken päivän.
Työajanseurannasta työkalu johtamiseen ja hyvinvointiin
Toimiva työajanseuranta on työkaluna työn ja johtamisen onnistumiseen ja työssä jaksamiseen. Eri tahot hyötyvät työajanseurannasta eri tavoin. Työntekijä itse näkee kätevästi työaikaa kirjatessaan omat työajan kertymät ja työtunnit, näin työntekijä voi itse arvioida oman työnsä kuormittavuutta ja seurata mihin työaikaa menee. Esimies voi hyödyntää työajasta saatavaa raportointia pohjana arviontiin ja keskusteluun esimerkiksi työssä jaksamisesta tai työssä suoriutumiseen ja näin parantaa oman tiiminsä työhyvinvointia ja työn mielekkyyttä, jotta työkuorma olisi kaikille sopiva. HR -master järjestelmiin saadaan tietoa esimerkiksi poissaoloista ja näin saadaan dataa muun muassa pidemmistä ja lyhyemmistä poissaolojaksoista ja varhaisen välittämisen malliin. Johto taas voi hyödyntää raportointia esimerkiksi BI-työkalun avulla, jossa eri järjestelmistä saatavaa tietoa voidaan yhdistää ja näin nähdään työkyvyn vaikutukset tuottavuuteen ja tulokseen.
Toisinaan uudistettu työajanseurantamalli saattaa aiheuttaa työyhteisössä muutosvastarintaa, työajan seuranta saatetaan kokea ”kyttäämisenä”, vaikka todellisuudessa parhaimmillaan se lisää luottamusta, avoimuutta ja joustavuutta työn tekemiseen. Muutosvastarintaan voidaan vaikuttaa tuomalla esiin työajanseurannan hyödyt - mitä ja mihin saatua dataa hyödynnetään ja mikä on kenenkin etu aina työntekijätasolta ylemmäs. Tärkeää on myös nähdä eri vastuualueet, jotta työntekijä saa palkan oikein, on tunnit ja poissaolot oltava järjestelmässä ja näin mikään tehty työ ei jää ”näkymättömäksi” kun myös työajan ulkopuolella tehty työ tulee kirjatuksi. Esimies ja HR- taas hoitavat raportoinnin ja sen perusteella saatavan datan hyödyntämisen kaikkien edun mukaisesti ja johto hoitaa oman osuutensa talouden seurannan näkökulmasta. Laki määrittää työajanseurannan koskemaan kaikkia työantajia ja kaikkien etu on hyvinvoivat ja motivoituneet työntekijät, jolloin työssä jaksetaan paremmin, työtä tehdään joustavasti ja tuottavasti ja työkulttuuri on avointa ja luottamuksellista.
Opas: Näin järjestät työajanseurannan nykyaikaisesti ja kaikille helpoksi
Tässä oppaassa tarjoamme näkökulmia ja ajatuksia työajanhallinnan kehittämiseen.
Sovellusasiantuntija, asiakkaiden ja tiimin kanssa yhteistyössä tehden. Mukana niin ohjelmistoesittelyissä, käyttöönotoissa kuin myös asiakaspalvelun tuessa. Erilaiset palkka- ja työajanseurannan ratkaisut ovat tulleet tutuksi asiakkaiden tarpeita ja toiveita kartoittaen. Innokas oppimaan uutta ja aina valmis uusiin seikkailuihin niin työssä kuin vapaa-ajalla. Vapaa-aika kuluukin erilaisten liikunnallisten harrastusten parissa, koiran kanssa touhuten, mökkeillen ja maailmalla matkustellen.
