Varastonhallinta kaaoksesta järjestykseen helposti – onko se mahdollista?

Kuulostaako tutulta?

• Kukaan ei tarkkaan tiedä mitä varastossa on ja missä tavarat ovat
• Vastaanotto on ruuhkautunut, eivätkä tavarat nouse saldoille päiväkausiin
• Paperiset keräys- ja ostolistat lojuvat pöydillä, eikä kukaan ehdi niitä syöttämään järjestelmään
• Paperisiin listoihin kirjatut epäselvät merkinnät aiheuttavat virheitä tiedonsyötössä
• Inventoinnin jälkeen saldot ovat hetken kunnossa, mutta pian kävellään varmistamaan hyllytilanne paikan päältä
• Varaston työntekijöiden täytyy mennä kesken keräystöiden katsomaan koneelta lisätietoja
• Varasto ei pysty vahvistamaan myyjille varmuudella toimitusmääriä eikä -aikoja, koska tarkkoja saldoja ei ole tiedossa – myyjät varmistelevat itse
• Kaikki keräysrivit on käytävä läpi, huolimatta siitä onko hyllyssä tavaraa vai ei.

Yksinkertainen varastonhallinta

Varastointi on lopulta aika yksinkertaisesta. Siksi tuntuukin kummalliselta, ettei toimintaa saada sujumaan nopeasti ja tarkasti. Maailmassa on laitettu järjestykseen monimutkaisempiakin asioita.

Yllä lueteltu tilanne ei onneksi ole totta jokaisessa varastossa. Osa niistä toimii digitaalisen kellon tarkkuudella ja hallitusti. Yksi merkittävä ero näiden varastojen eduksi on se, miten varastotoimintoihin suhtaudutaan liiketoiminnan osana. Kun varastotoiminnoilta odotetaan tarkkuutta, tehokkuutta ja tulosta, on se hyvä lähtökohta toimivalle ja tuottavalle varastolle. 

Ajatuksella ei pelkästään varastotoimintoja kuitenkaan kehitetä. Tarvitaan toimivat työkalut sekä apuvälineet keräysvaunuista trukkeihin ja päälle toimiva varaston infrastruktuuri. Tarvitaan oikeanlaiset varastopaikkamerkinnät, merkityt alueet eri varastonhallinnan toiminnoille, toimivat mittarit sekä niiden seurannat. Käytännössä sen tarkoittaa sähköistä varastonhallintaa, järjestelmää, joka huolehtii automaattisesti saldoista, varastopaikoista, tuote-eristä jne. Järjestelmän on tuettava älykkäästi mm. vastaanottoa, hyllytystä, keräystä ja inventointia, hallittava varastopaikat ja saldot. Yleisimpien ERP-järjestelmien varastonhallinnan ratkaisut ovatkin pääsääntöisesti riittävän kattavia toiminnoiltaan. Käytännössä tilanne voi olla toinen.

Varastonhallinnan digitaaliset mahdollisuudet 

Käytettävän järjestelmän tulisi sisältää varastotyöntekijöille helppokäyttöinen ja digitaalinen työkalu, jolla varastotyö on mielekästä ja tehokasta tehdä. Yleisesti ottaen, mitä mukavampi ja helpompi työkalua on käyttää, sitä paremmin sitä käytetään. Käytettävän työkalun pitää olla niin hyvä, että sitä on mukava käyttää niin päätyövaiheissa kuin poikkeustapauksissakin. 

Älykäs työkalu myös varmistaa, että jokainen työntekijä tekee työn oikein ja tarkasti. Säästäen näin merkittävästi työaikaa. Näitä työkaluja ei välttämättä löydy valmiista ERP-ratkaisusta, mutta markkinoilla on saatavilla hyviä ERP-systeemeihin integroituvia erillisratkaisuja. 

On kuitenkin muistettava, että hyväkään järjestelmä ei yksin ratkaise ongelmia. Henkilöstöllä on oltava halu huolehtia varastosta, hoitaa poikkeamat, selvittää virheet sekä tahtotila ja valtuudet kehittää prosesseja edelleen. 

Toimiva ja tehokas lopputulos

Kun alussa mainitut ongelmat on ratkaistu, eikä varasto ole enää kaaoksen vallassa vaan tarkasti toimiva yksikkö, niin sen tehokkuus kasvaa. Ei ole lainkaan mahdotonta, että keräilyteho lisääntyy jopa 40 %, vaikka keskimäärin päästäisiinkin 10–20 % tasolle. 

Suurin tehonlisäys saadaan, kun siirrytään paperilla toimivista toiminnoista digitaalisiin ratkaisuihin. Alla oleva esimerkkilaskelma konkretisoi kehityksen: 

• Nykyinen paperiin pohjautuva keräys, 5 tilausta tunnissa, tilauksella 6 tuotetta, 12min keräysaikaa per tilaus:
  • Digitaalinen keräys: keräysaika 25 % nopeampi, 9min vähemmän per tilaus
  • Aikasäästö: 1h 45 min per kerääjä päivittäin.
  • Vuositasolla 49 työpäivää per kerääjä!

Varaston tehokas toiminta on siis kaikkien saavutettavissa, ja mikä parasta, se on nykyisin suhteellisen helppo toteuttaa. Aina on ensin varmistettava, että yrityksellä on riittävä halu kehittää varastotoimintoja. Sen lisäksi tarvitaan oikeat työkalut ja niitä tukeva ympäristö. Työntekijöiden sitouttamista kehittämiseen ei myöskään pidä unohtaa. 

Jokainen varasto on kuitenkin omanlaisensa. Edellä onkin kerrottu yleisellä tasolla, mitä mahdollisuuksia ja ratkaisuja kehittämiseen on tarjolla. Mikäli yrityksen oma tietotaito mahdollisuuksista on rajallinen, tietoa on runsaasti saatavilla alan toimittajilta ja konsulteilta. Varastotoimintojen tehostaminen ei tänä päivänä enää edellytä suuria tai raskaita investointeja, vaan toiminnot voidaan kehittää järkevilläkin kustannuksilla nopeasti. Kehittäminen suhteellisen helppoa, kun tahtotila on oikea ja tiedetään mitä on tehtävä, miten ja millä välineillä. Kun haluat kuulla miten Devoca vastaa tähän, niin ota yhteyttä.

Voit myös kysyä asiasta suoraan asiantuntijoiltamme:

Sinua saattavat kiinnostaa myös aiemmat blogimme:

Varastonhallinta pienissä- ja keskisuurissa varastoissa – toiminnot digiaikaan

Varastonhallinta­ohjelmalla 40 % tehokkaampi varasto: Totta vai tarua?