Matka- ja kululaskut ovat osa yritysten arkea, mutta ne voivat aiheuttaa välillä päänvaivaa. Manuaaliset vaiheet, käsittelyn viiveet sekä virheiden ja selvitysten määrä ovat pahimmillaan melkoinen aikasyöppö. Homma toimii ehkä rimaa hipoen tai ongelmiin totutaan. Välillä on kuitenkin hyvä pysähtyä miettimään, miten käsittelyä voisi parantaa ja millainen hintalappu vanhalle toimintamallille oikeasti kokonaisuutena muodostuu.
Mitä hyötyä hyvästä matkalaskujärjestelmästä on?
✔️ Matka- ja kululaskut tehdään ja raportoidaan lakien ja pykälien mukaisesti
✔️ Virheiden määrä vähenee ja käsittely nopeutuu
✔️ Kustannusseurantaan saadaan ajantasaisempaa tietoa
✔️ Laskujen kirjaajilta ja käsittelijöiltä säästyy aikaa, vaivaa ja hermoja
Aikasyöpöt kuriin
Paljonko talous- tai palkkahallinnon aikaa menee matka- ja kululaskujen selvittelyihin ja virheenkorjauksiin? Matkalaskusäännöt tai kirjanpito eivät välttämättä ole laskun kirjaajien ominta alaa, silti korvaukset ja kulut tulee saada kirjanpitoon ja maksuun ajantasaisesti ja oikein. Hyvä matkalaskujärjestelmä ottaa tässä kohtaa roolia. Selkeä käyttöliittymä ohjaa ja opastaa laskujen kirjausta, taustamääritykset ja automaattilaskennat tekevät työtä kulisseissa, jotta laskut muodostuvat oikein.
Matkalaskujärjestelmän tarjoama automaatio tulee avuksi monessa kohtaa. Laskut voidaan ohjata tarkastettavaksi yrityskohtaisten määritysten mukaan ja esim. loma-aikoina tarkastajille voidaan nimetä sijaisia. Prosessin sujuvuus nopeuttaa laskujen kiertoa ja tiedot päätyvät kirjanpitoon aiempaa ketterämmin. Myös päivärahoja ja kilometrikorvauksia koskeva Tulorekisteriraportointi hoituu rajapinnan välityksellä heti maksatuksen jälkeen, ilman käyttäjän toimia.
Ohjelma kulkee mukanasi
Viime vuodet ovat mullistaneet työntekoa ja matkustamista. Etä- ja liikkuvaa työtä tukemaan tarvitaan hyviä toimintamalleja ja ratkaisuja, niinpä matkojen ja kulujen käsittelyn helppous nousee entistä tärkeämmäksi. Mahdollisuus kirjata tapahtumia ja lähettää kuitit vaikka jo tien päältä helpottaa arkea ja jättää vähemmän tilaa unohduksille. Mikäli yrityksessä on käytössä luottokortteja, jotka on kytketty matkalaskujärjestelmään, saadaan korttiostot ohjattua suoraan ohjelmaan. Ostokuitti voi välittyä myös digitaalisena korttitapahtuman mukana. Mobiilikäyttö mahdollistaa myös esim. laskujen tarkastamisen ajasta ja paikasta riippumatta, kunhan olet nettiyhteyden päässä.
Helppokäyttöinen Visma.net Expense
Visma.net Expense tarjoaa monipuolisen, mutta silti helppokäyttöisen ratkaisun matka- ja kululaskujen käsittelyyn. Vaiheet laskujen syötöstä hyväksyntään, maksatukseen ja kirjanpitoon saakka hoituvat sujuvasti Expensen avulla. Expenseä on helppo käyttää, eikä sen käyttöönotto ole ikuisuusprojekti. Nopeimmillaan käyttöönotto vie muutamia tunteja.
Expense on käytössä Pohjoismaissa, sillä on satojatuhansia käyttäjiä ja viime vuonna sen kautta käsiteltiin noin kolme miljoonaa matka- ja kululaskua. Käyttäjätyytyväisyys on korkealla tasolla, eniten kehuja ropisee helppokäyttöisyydestä ja selkeydestä. Toimintojen kehitys on jatkuvaa ja kehityslistamme kärjessä ovat tänä vuonna muun muassa käytettävyysparannukset, mobiilitoimintojen ja rajapintojen kehittäminen.
Visma.net Expensen kautta kierrätetään yli 2 miljoonaa laskua vuosittain
Varaa itsellesi Rauhalasta ilmainen esittely Expensestä!
Lue lisää Visma.net Expensestä
Sinua saattaisi kiinnostaa myös tämä blogiteksti:
Hukkuuko kululaskujen kuitit taskun pohjalle tai lompakkoon?
Olen Visma.net Expensen tuotepäällikkö Visma Software Oy:ssä. Talous- ja palkkahallinto on ollut aina jollain tavalla kytköksissä työtehtäviini koko työurani ajan. Vapaa-aika kuluu kirjojen, mökkeilyn ja matkustelun parissa.
