Osaako yrityksesi sähköpostin salaamisen käytännöt?

Microsoft 365 (Office 365) -palvelulla voidaan lähettää salattuja sähköpostiviestejä. Salatun sähköpostin lähettäminen vaatii tietyn tasoisen palvelupaketin tai lisenssin, että se on mahdollista. Palvelupaketin määrityksessä sinua auttaa sertifioitu Microsoft-kumppani. Mutta mitä yritysten on tärkeää tietää sähköpostin salaamisesta?

Milloin sähköpostit tulisi minimissään salata?

Pääsääntönä voidaan sanoa, että sähköposti pitää salata aina, kun se sisältää arkaluontoista tietoa, esim.

• henkilötietoja
• potilastietoja
• terveydenhuollon tietoja
• sosiaalihuollon asioita
• salassa pidettäviä viranomaistietoja
• paikkatietoja
• televiestinnän tunnistamistietoa
• televiestin sisältöä
• luottamuksellisia ja salaisia yritystietoja
• palkkatietoja
• pankkitietoja
• muita lain vaatimia tietoja maasta riippuen

Myös lainsäädännössä otetaan kantaa arkaluontoisten tietojen, erityisesti henkilötietojen tietosuojakäytäntöihin. Yritykselläsi on velvollisuus osoittaa, että tietosuoja on huomioitu toiminnassanne. Salattu sähköposti toimii yhtenä osana isoa kokonaisuutta.

Millainen on salattu sähköposti?

Salattu sähköposti tarkoittaa kryptattua sähköpostia. Jos Microsoft 365:n asetukset ovat kunnossa ja käytät työsähköpostinasi Outlookia, oletuksena on, että sähköpostit lähtevät sertifikaattisalattuina vastaanottajille. Kryptaamalla toteutettu sähköpostin salaus tuo kuitenkin tärkeää lisäturvaa viestille. Kryptauksen tarkoituksena on varmistaa, että viestin sisältämä tieto on turvassa ja vain oikea henkilö pystyy sähköpostin avaamaan.

Microsoft 365:n lisäksi on olemassa muita salausjärjestelmiä. Usein näissä viesti lähtee kuitenkin salaamattomana sähköpostipalvelimelle. Vasta palvelin salaa viestin ja lähettää sen salattuna vastaanottajalle. Matka lähettäjältä palvelimelle ei siis ole kryptattu.

Microsoft 365:ssa salaus tapahtuu käyttäjän koneella Outlook-sovelluksessa, jolloin viesti on salattu alusta loppuun eli koko matkan lähettäjältä vastaanottajalle. Jos viesti sisältää Office-dokumentteja (Excel, Word, PowerPoint jne.), salataan myös nämä. 

Miten salattu sähköposti lähetetään?

Microsoft 365:n Outlookissa salatun sähköpostin lähettäminen on helppoa. Avaat vain lähettämistä varten uuden sähköpostiviestin ja valitset avautuvan viesti-ikkunan ylävalikosta "Asetukset" ja tämän jälkeen "Salaus". 

Microsoft 365:ssa voidaan määrittää yrityskohtaisesti erilaisia salaamistapoja, joista valitset kullekin sähköpostille sopivimman. Esimerkiksi tavallisen salauksen lisäksi voisit valita salausvaihtoehdon, joka estää viestin edelleen lähettämisen tai tulostamisen.

Miten salattu viesti avataan?

Salatun sähköpostin vastaanottajan identiteetti pitää aina todentaa, mikä vaatii tunnistautumista. Microsoftissa tunnistautuminen tapahtuu seuraavilla vaihtoehdoilla:

1) Microsoft 365 -palvelu tunnistaa automaattisesti toiset Microsoft-tilit, jos ne ovat oikeilla asetuksilla. Tällöin viesti avautuu vastaanottajalle.

2) Vastaanottaja voi tunnistautua Microsoft-tilin (esim. Outlook ja Hotmail) tunnuksilla tai Google-tilin (Gmail) tunnuksilla. 

3) Jos kirjautumisessa on ongelmia tai sinulla ei ole edellä mainittuja tilejä, tunnistautumisen voi tehdä sähköpostiin lähetettävällä kertakäyttöisellä tunnuskoodilla.

Saat sähköpostiisi ensin ilmoituksen saapuneesta salatusta viestistä ja tunnuskoodin sen avaamiseen. Kun klikkaat sähköpostin mukana tullutta linkkiä, sinulle avautuvat alla olevan kaltaiset ikkunat. Syötä tunnuskoodi ikkunasta avautuvaan kenttään. Tunnuskoodin syöttämisen jälkeen sähköposti on luettavissa selaimessa. 

Lisätietoja

Lisätietoa hyvästä ja turvallisesta sähköpostista saat maksuttomasta oppaasta.

Millainen on hyvä ja turvallinen sähköposti?

Sinua saattavat kiinnostaa myös aiemmat blogimme:

• Office 365 -käyttäjä! Ota käyttöön Microsoft 365 -palvelupaketit
• Moderni todentaminen (Modern Authentication) – Pelkkä käyttäjätunnus ja salasana ei enää riitä