Mietitäänpä hetki. Olet varmaankin saanut jo osasi paperisten matka- ja kululaskujen sekä kuittisekamelskojen kanssa käydyistä taisteluista. Näissä taisteluissa paperisina hoidetut matka- ja kululaskut kuluttavat salakavalasti yrityksesi aikaa ja rahaa, sillä ne sisältävät tarpeettomia työvaiheita ja saavat rahan kulumaan epäolennaisiin seikkoihin. Sananlasku ”vanhassa vara parempi” ei varsinkaan varallisesti ole matka- ja kululaskutuksen suhteen tosi.
Sähköinen matkalaskuohjelma on ylivoimainen perinteisiin, tutuiksi tulleisiin menetelmiin nähden. Nykyaikaisen ohjelman avulla havaitset oitis, miten yrityksesi kuitti- ja laskupinojen kadotessa aikaa vapautuu tärkeämpiin tehtäviin. Lisäksi yrityksesi ottaessa käyttöön sähköisen ohjelman matka- ja kululaskuille, on se kuin lähettäisit sähköpostin kirjeen kirjoittamisen ja postittamisen sijaan. Sama asia voidaan täten hoitaa reilusti tehokkaammin. Tämä oli kuitenkin vasta maistiainen. Seuraavaksi käydään läpi eri näkökulmittain yhteensä 12 välitöntä hyötyä, mitkä yrityksesi saa sähköisestä kulu- ja matkalaskuohjelmasta:
Sähköisen matkalaskuohjelman hyödyt yrityksesi työntekijöille, jotka muodostavat laskuja
1) Helppokäyttöisyys, silti monipuoliset ominaisuudet
Helppokäyttöisyys ja kirjaaminen muutamissa minuuteissa vähentää turhautumista matkailuun ja kaikkeen muuhun, mikä vaatii laskujen pyörittelemistä. Vaivaton prosessi tekee työntekijän arjesta rutkasti helpompaa ja säästää paljon aikaa. Myös yrityksen luottokortti voidaan integroida matkalaskuohjelmaan, jolloin nämäkin kulut siirtyvät automaattisesti. Niin ikään kilometrikorvauksissa automaattiset menetelmät tuovat paljon helpotusta arkeen.
2) Mobiilikäyttö milloin ja missä tahansa on kaivattu etu
Mobiilisovelluksen avulla kuitista voi napata kuvan jo matkalla, ja sen jälkeen sovellukseen kirjataan vain kulun tai matkan lisätiedot ennen laskun lähettämistä hyväksyttäväksi. Prosessi on nopea ja aidosti helppo! Samalla säästytään tunnetulta kuittipinojen kanssa tappelemiselta.
3) Maksatus nopeutuu, tyytyväisyys lisääntyy
Kun matka- ja kululaskujen käsittelyprosessi on kokonaisvaltaisesti sukkela, myös laskujen maksatus on nopeaa. Lisäksi työntekijä voi seurata syöttämiensä laskujen etenemistä käsittelyssä reaaliajassa. Työtyytyväisyys kasvaa pienilläkin muutoksilla.
Hyödyt esimiehille yrityksessäsi
4) Hyväksyminen mobiilisovelluksella on vaivatonta ja työkuorma keventyy
Työntekijöiden matka- ja kululaskujen hyväksyntä on vaivatonta, nopeaa ja ajasta ja paikasta riippumatonta mobiilisovellusten ansiosta. Hyväksyjä saa ilmoituksen uusista hyväksyttävistä laskuista, jolloin niissä pysyy paremmin mukana. Laskujen kirjaamisen sekä hyväksymisen toimiessa ripeästi ja näppärästi, ovat sekä esimies että työntekijä tyytyväisiä.
5) Projektikohtaisten kulujen seuraaminen helpottuu
Projektikohtaiset kulut löytyvät vaivatta, sillä kulut voidaan tarvittaessa kohdistaa projekteittain tai asiakkaittain.
6) Reaaliaikainen tieto auttaa suunnittelemaan
Kokonaisvaltainen kulujen seuraaminen reaaliajassa auttaa esimiestä tarvittaessa puuttumaan kustannuksiin, tekemään suunnitelmia niiden pohjalta ja arvioimaan kustannuksia aina tuoreimman tiedon varassa.
Hyödyt yrityksesi taloushallinnolle
7) Arvoa tuottamattomilta, tarpeettomilta työvaiheilta vältytään
Paperisten matka- ja kululaskujen kirjaamiseen sisältyy paljon arvotonta rutiinityötä. Sähköisellä menetelmällä voidaan luopua näistä tarpeettomista työvaiheista. Samalla katoaa tarve kuittien perään murehtimisesta.
8) Työnteko selkeytyy
Taloushallinnon ei tarvitse tuskailla Excel-tiedostojen kanssa, sillä kaikki tarvittavat dokumentit ovat keskitettyinä yhteen paikkaan. Lisäksi aikaa, joka kuittien kirjaamiseen kuluu, jakautuu selkeämmin pitkin kuukautta. Myös muun muassa eri maksuaineistot ja kirjanpitoviennit löytyvät järjestelmästä automaattisesti.
9) Taloushallinto pysyy ajan tasalla kuluista
Sähköisen matkalaskuohjelman avulla taloushallinnolla on käytössään ajantasaiset ja oikeat tiedot, sillä työntekijä voi itse muokata tekemiään laskuja helposti. Lisäksi inhimillisten virheiden todennäköisyys on suurempi laskujen kulkiessa perinteisesti monien käsien kautta. Lisäksi ohjelma laskee päivärahat ja kilometrikorvaukset automaattisesti voimassa olevien säännösten ja lakien mukaan.
Hyödyt johdolle ja yrityksellesi
10) Tieto kustannuksista on jatkuvasti ajan tasalla
Voit seurata matka- ja kululaskuja reaaliajassa, joten tiedon määrä yrityksessäsi lisääntyy. Siten kuluja koskeva tieto sijaitsee yhdessä paikassa ja se on käytettävissä ajantasaisesti tarpeiden mukaisesti. Näin prosessi yhdenmukaistuu ja matka- ja kuluhallinta on läpinäkyvämpää. Yrityksesi arki helpottuu, kun huomio siirtyy taustarutiineista yrityksen ydinliiketoiminnan pyörittämiseen ja kehittämiseen.
11) Aikaa ja rahaa vapautuu tärkeämpäänkin
Manuaalisen rutiinityön vähentyessä aikaa vapautuu tärkeämpiin tehtäviin – itse kullakin. Tästä seuraa kustannusetuja yrityksellesi, sillä ajansäästö ja resurssien kohdentaminen tehokkaammin merkitsee arvokasta rahallista säästöä. Tiesitkö, että sähköisen matka- ja kululaskuohjelman avulla voit säästää aikaa jopa 75%?
12) Tietosi ovat turvallisesti tallessa
Pilvipalveluna toimivassa ohjelmassa on myös turvallista säilyttää yrityksesi matka- ja kululaskuihin liittyviä arkaluonteisiakin tietoja, kuten henkilötietoja. Lisäksi tietojen kohdistaminen yhteen varmaan paikkaan helpottaa esimerkiksi verotusasioiden hoitamista.
On mainittava vielä yksi extrahyöty…
Modernien ja digitaalisten työkalujen käyttämisellä lisäät houkuttelevuuttasi työnantajana. Sähköisiin ohjelmiin panostamalla voit osoittaa ottavasi huomioon myös henkilöstösi hermot ja tarpeet.
Haluaisitko lisätietoa?
Lataa maksuton opas!
Miten nopea ja selkeä matka- ja kululaskutus toimii?
Voit myös kysyä sähköisestä matkalaskuohjelmasta suoraan asiantuntijoiltamme:
Lue tämä samaistuttava blogi:
Ahdistaako matkalaskun tekeminen? Matkalaskuohjelma helpottaa tekemistä
Takaisin blogiin
Rauhalan HR-tiimiin kuuluvat Niina Pajunen ja Laura Saarinen. Niina ja Laura toimivat palkkojen ja työajanseurannan asiantuntijoina aina asiakkaan tarvekartoituksesta käyttöönottoon ja sovellustukeen asti.
