Tietohallinnon ja IT:n ulkoistaminen - mitä eroa niillä on?

Viimeisen 5-10 vuoden aikana Suomessa IT:n ulkoistamista on tehnyt yksi jos toinenkin yritys. Eikä ihme, ratkaisusta on kiistattomia hyötyjä, mutta aiheen tiimoilta terminologia menee helposti sekaisin. Miten siis tietohallinnon ja IT:n ulkoistaminen eroavat toisistaan?

Käsitteet haltuun: tietohallinnon ulkoistaminen ei ole yhtä kuin IT:n ulkoistaminen

Koska tietohallinnolla ja IT:llä on organisaatiossa kaksi eri roolia, on niiden ulkoistaminenkin täysin erilainen projekti: tietohallinnon ulkoistus kattaa hallinnollisen puolen ja IT:n ulkoistus viittaa konkretiaan ja käytäntöön tekemiseen. Esimerkki IT:n ulkoistuksesta on ostaa ulkopuolisena palveluna työasemat, järjestelmien ylläpito ja help deskin kaltaiset tukitoiminnot. Tietohallinnon ulkoistuksessa taas on kyse henkilöstä, joka toimii ulkoistettuna tietohallintopäällikkönä organisaation johtoryhmässä ja tekee siellä strategisia päätöksiä kehittäen kilpailuetua IT:n avulla.

IT:n ulkoistamisen isoin hyöty on liiketoiminnan kehittämiseen vapautuvat resurssit: kun taustat toimivat ja käyttäjän arki on helpompaa, aikaa jää enemmän olennaiseen. Lisäksi ulkopuolinen tarkastelee organisaation toimintaa tuorein silmin ja pystyy siten tuomaan uusia ideoita toiminnan kehittämiseen. Kirjoitimme ulkoistamisen hyödyistä aiemminkin, käy lukemassa artikkeli täältä.

Ulkoistuksen tyypilliset haasteet

Kun IT-ratkaisuja lähdetään ulkoistamaan, isoimmat riskit piilevät väärinymmärryksissä ja niitä seuraavissa oletuksissa asiakkaan ja kumppanin välillä. On yleistä, etteivät ostaja ja palveluntarjoaja puhu täysin samaa kieltä: esimerkiksi IT:n ulkoistuksen yhteydessä puhutaan toiminnan kehittämisestä yhdessä, mutta matkan varrella yhteistyö saattaa unohtua. Kumppani ei voi kehittää ratkaisuja yksinään ja sokkona, vaan se vaatii myös asiakkaan osallistumista.  

Kumppanuuden alkumetreillä palveluntarjoajan tulee panostaa asiakkaansa liiketoiminnan kokonaisvaltaiseen ymmärtämiseen. Kun pohjatyö on tehty hyvin, ulkopuolisen kumppanin on helpompi tunnistaa kriittiset asiat ja yhteistyötä on mahdollista kehittää oikeaan suuntaan. Yhteistyökumppanin valinta kannattaa siis tehdä huolella.

Joissain tapauksissa ulkoistettua IT:tä on saatettu jo kokeilla, mutta siitä on syystä tai toisesta jäänyt huonoja kokemuksia. Silloin saatetaan hallinnointi ainakin osittain ottaa takaisin talon sisälle. Näissä tapauksissa on usein ollut kyse turhista lupauksista, odotuksista tai muusta vastaavasta tyytymättömyydestä yhteistyön tasoon tai kumppaniin.

Riskien välttäminen – lue lisää!

Kuinka sitten ulkoistushankkeen karikot vältetään? Miten organisaatio voi hyötyä ulkoistuksesta? Mistä tulisi lähteä liikkeelle, kun päätös IT:n ulkoistuksesta on tehty?

Vastauksen muun muassa näihin kysymyksiin löydät maksuttomasta oppaastamme Yrityksen IT:n ulkoistaminen – Mitä se sisältää ja miten se tapahtuu? Lataa opas ja lue käytännön vinkit IT:n onnistuneeseen ulkoistamiseen!