Useimmiten työtehtävät edellyttävät jonkinlaista kollegoiden välistä yhteistyötä ja tiimityöskentelyä. Tiimityöskentelyn onnistuminen vaatii jokaiselta ryhmän jäseneltä sitoutumista, motivaatiota ja taitoa toimia ryhmässä. Myös työpaikan on pyrittävä tukemaan tiimejä tarjoamalla heille työvälineet työskentelyn mahdollistamiseen.
Tiimityöllä voidaan saada aikaan huomattavasti laadukkaampia päätöksiä ja lopputuloksia kuin että asia olisi ollut yhden henkilön mietintämyssyssä. Siksi tiimityöskentelyyn kannattaa panostaa.
Työn monipuolistuminen asettaa kuitenkin haasteita, sillä yksilöiden työskentelytavat ja työrytmi saattavat poiketa toisistaan huomattavastikin. Töitä tehdään liikkuvasti ja joustavan työajan puitteissa. Millaisilla työvälineillä tehokas tiimityöskentely voidaan työn moninaistumisesta huolimatta mahdollistaa? Millaiset työvälineet yrityksen tulisi tarjota työntekijöilleen?
Prosessien tehottomuus tiimeissä
Yrityksesi luultavasti tarjoaa tälläkin hetkellä työntekijöilleen erilaisia ohjelmia, jotka mahdollistavat ryhmätyöskentelyn. Esimerkiksi puhelimet, etäpalaveriohjelmat, chatit, dokumenttien säilytyspaikat tai dokumenttien muokkauspaikat ovat hyviä esimerkkejä tiimityöskentelyn mahdollistavista työkaluista.
Usein kuitenkin näiden työkalujen käyttöön ei ole selkeitä pelisääntöjä. Toinen säilyttää dokumentteja siellä ja toinen täällä. Toinen kommentoi ja keskustelee asioista siellä ja toinen täällä. Oho! Työkaluja kyllä löytyy, mutta niiden käytön sekavuus ja määrittelemättömyys ei loppuviimein palvele ketään.
Tiimityöskentelyn keskittäminen yhteen, kattavaan järjestelmään
Tässä vaiheessa herää ajatus siitä, että eikö olisi kätevää, jos asiat keskitettäisiin. Parhaimmillaan sinun ei siis tarvitsisi siis kirjautua kuin yhteen järjestelmään, josta näkisit kaikki tiimisi. Keskusteleminen (chat, video, puhelu) yksittäisille henkilöille tai koko tiimille olisi helppoa. Tietäisit, mistä löydät yhteiset dokumentit ja niiden yhteismuokkaus olisi järkevää. Nimenomaan järkevää.
Usein ryhmätyöskentelyyn saatetaan hyödyntää työkaluja, joita ei alunperin varsinaisesti ole suunniteltu siihen. Otetaan esimerkiksi sähköposti. Yleistä on, että jokin dokumentti lähetetään sähköpostilla useamman ihmisen kommentoitavaksi. Kukin muokkaa dokumenttia omalla koneellaan. Lopuksi joudut kokoamaan yhteen erikseen muokattuja dokumentteja ja saatat olla aivan sekaisin, mikä on viimeisin versio. Homma voisi toimia kätevämminkin.
Mikä avuksi?
Käytät varmasti Microsoft Officen joitakin ohjelmia. Yleisimpiä ovat Outlook, Word, Excel ja PowerPoint. Office-ohjelmat voidaan ottaa käyttöön myös Office 365 -pilvipalveluna. Ohjelmia ei tarvitse asentaa koneelle, vaan voit käyttää niitä missä ja milloin vain nettiselaimen kautta. Office 365 -pilvipalvelu sisältää myös loistavan työkalun tiimityöskentelyyn - Office 365 Teams. Teams järkeistää yritysten tiimityöskentelytapoja.
Lataa maksuton opas: Hallittu ryhmätyöskentely ja viestintä yrityksessä
- Millaiset järjestelmäominaisuudet helpottavat ryhmätyöskentelyä ja miten?
- Miten hyvällä järjestelmällä voidaan helpottaa johtamista?
- Viestintä työyhteisössä on kulmakivi onnistumiselle!
- Onnistu Office 365 Teamsilla
Myös näistä voisi olla apua:
Takaisin blogiin
Liiketoimintajohtaja, joka johtaa konesali- ja käyttöpalveluiden yksikköä. Insinööripohjalta parantaa asiakkaiden maailmaa teknologian keinoin yhdessä ylivertaisen tiimin kanssa. Vapaa-ajalla löytää itsensä lähes päivittäin jäähallilta joko pelaamassa tai lapsia valmentamassa. Kesä kuluu mökillä veneillessä ja joskus voi jokunen kalakin tulla merestä kyytiin.
