Tulorekisteri on 1.1.2019 käyttöönotettava sähköinen tietokanta tulotiedoille, joka tulee koskemaan kaikkia työnantajia sekä kaikkia palkka- ja etuustulojen saajia. Tulorekisterin avulla vuodenvaihteen palkkailmoituksien hallinnollinen taakka pienenee, koska ilmoitukset tehdään jatkossa kaikista maksetuista suorituksista palkka-ajoittain. Muutoksen myötä myös tulorekisterin keräämiä tietoja tarvitsevat tahot saavat tiedot suoraa tulorekisterin kautta. Tietoja käyttävät vuonna 2019 Verohallinto, Kela, TVR, työeläkelaitokset ja ETK. 1.1.2020 tulorekisteriin ilmoitetaan myös maksetut eläke- ja etuustulotiedot. Tulorekisteri säilyttää tiedot 10 vuotta maksuvuoden päättymisestä.
Yrityksien on ilmoitettava tiedot maksetuista suorituksista tulorekisteriin (5) viiden arkipäivän kuluessa palkanmaksusta. Poikkeuksena on, jos viides päivä osuu arkipyhälle tai viikonlopulle. Silloin ilmoitus täytyy antaa heti seuraavana arkipäivänä. Koska tulorekisteriin voi ilmoittaa tietoja 45 päivää ennen maksupäivää, on suositeltavaa, että tulorekisterin ilmoitus tehdään aina silloin, kun palkanlaskenta tehdään. Näin ilmoittaminen saadaan helposti mukaan rutiineihin.
Tulorekisteriin voi ilmoittaa tulotiedot muutamalla eri tavalla: Sähköisen asiointipalvelun kautta (suomi.fi), verkkolomakkeella tai teknistä rajapintaa käyttäen.
Sähköinen asiointipalvelu Suomi.fi tulee korvaamaan KATSO-palvelun valtuudet kokonaan. Sähköiseen asiointipalveluun kirjaudutaan henkilökohtaisilla tunnistautumisen menetelmillä jokaisella ilmoittamiskerralla. Tunnistautumisen vaihtoehdot ovat mobiilitunnistus (mobiilivarmenne), omat henkilökohtaiset pankkitunnukset, HST-varmenne ja organisaatiovarmenne. Sähköisen asiointipalvelun suhteen on muutamia poikkeuksia käyttöönottoon liittyen, esimerkiksi kuolinpesien ja ulkomaisten yhteisöjen tai henkilöiden kohdalla.
Tulolajit jakaantuvat neljään eri sarjaan.
Suorituksien maksajat saavat valita käyttävätkö ilmoitustapaa 1 vai ilmoitustapaa 2. Ilmoitustapa 1 on pakollinen ja vähimmäistaso ilmoituksille. Tällöin maksaja laskee palkkajärjestelmän rahapalkkojen palkkalajit yhteen ja ilmoittaa ne yhteissummana tulorekisteriin. Ilmoitustavalla 2 ilmoitetaan myös täydentäviä tulolajeja, eli jokainen tulo on eritelty omalle lajilleen. Tämä onkin suositellumpi tapa, koska silloin tulorekisterin tietoja käyttävät tahot voivat hyödyntää tietoja tarkemmin toiminnassaan ja esimerkiksi Kela näkee suoraan sairausajan palkan mahdollista sairausajan korvausta varten. Halutessaan ilmoittaja voi vaihdella ilmoitustapoja eri ilmoituksilla.
Nykyaikaisissa pilviohjelmissa muutokset liittyen tulorekisteriuudistukseen tulevat automaattisesti päivitysten mukana kuuluen ohjelman kuukausihintaan. Huomioithan kuitenkin, että vaikka iso osa muutoksesta hoituisi automaattisesti, on hyvä pohtia tarkasti sekä valmistautua manuaaliseen työhön, jotta jokaisen yrityksen ilmoittaminen onnistuu sähköisesti. Jokainen organisaatio rakenne on erilainen, joten esimerkiksi palkkalajeja on paljon jotka eivät tule ohjelmistosta automaattisesti ja nämä vaatii käsin kohdistuksen tulolajeihin. Muista myös aloittaa jo nyt tutustuminen ilmoituskäytännön muuttumiseen ja tunnistautumiseen sekä valtuuksien luomiseen ja hakemiseen. Ohjelmatoimittajat tarjoavat myös ilmaisia webinaareja syksyn aikana siitä, miten palkkaohjelmissa tuleva muutos toteutetaan. Tarvittaessa voit kääntyä osaavan ohjelmistotiimimme puoleen, he auttavat sinua mielellään!
Lataa huippusuositun webinaarin tallenne:
Webinaarissa kuulet:
Webinaaritallenteen lataaminen ei sido sinua mihinkään. Tallenne on myös maksuton.
Sinua saattavat kiinnostaa myös muut blogitekstimme: