Tulorekisteri ja palkanlaskenta - mikä muuttuu?

Tulorekisteri on 1.1.2019 käyttöönotettava sähköinen tietokanta tulotiedoille, joka tulee koskemaan kaikkia työnantajia sekä kaikkia palkka- ja etuustulojen saajia. Tulorekisterin avulla vuodenvaihteen palkkailmoituksien hallinnollinen taakka pienenee, koska ilmoitukset tehdään jatkossa kaikista maksetuista suorituksista palkka-ajoittain. Muutoksen myötä myös tulorekisterin keräämiä tietoja tarvitsevat tahot saavat tiedot suoraa tulorekisterin kautta. Tietoja käyttävät vuonna 2019 Verohallinto, Kela, TVR, työeläkelaitokset ja ETK. 1.1.2020 tulorekisteriin ilmoitetaan myös maksetut eläke- ja etuustulotiedot. Tulorekisteri säilyttää tiedot 10 vuotta maksuvuoden päättymisestä. 

Yrityksien on ilmoitettava tiedot maksetuista suorituksista tulorekisteriin (5) viiden arkipäivän kuluessa palkanmaksusta. Poikkeuksena on, jos viides päivä osuu arkipyhälle tai viikonlopulle. Silloin ilmoitus täytyy antaa heti seuraavana arkipäivänä. Koska tulorekisteriin voi ilmoittaa tietoja 45 päivää ennen maksupäivää, on suositeltavaa, että tulorekisterin ilmoitus tehdään aina silloin, kun palkanlaskenta tehdään. Näin ilmoittaminen saadaan helposti mukaan rutiineihin. 

Ilmoittamisen kanavat

Tulorekisteriin voi ilmoittaa tulotiedot muutamalla eri tavalla: Sähköisen asiointipalvelun kautta (suomi.fi), verkkolomakkeella tai teknistä rajapintaa käyttäen.

Sähköinen asiointipalvelu Suomi.fi tulee korvaamaan KATSO-palvelun valtuudet kokonaan. Sähköiseen asiointipalveluun kirjaudutaan henkilökohtaisilla tunnistautumisen menetelmillä jokaisella ilmoittamiskerralla. Tunnistautumisen vaihtoehdot ovat mobiilitunnistus (mobiilivarmenne), omat henkilökohtaiset pankkitunnukset, HST-varmenne ja organisaatiovarmenne. Sähköisen asiointipalvelun suhteen on muutamia poikkeuksia käyttöönottoon liittyen, esimerkiksi kuolinpesien ja ulkomaisten yhteisöjen tai henkilöiden kohdalla.

Tulolajit

Tulolajit jakaantuvat neljään eri sarjaan.

• 100-sarjan tulolajit: rahapalkat (ilmoitustapa 1)
• 200-sarjan tulolajit: rahapalkat (ilmoitustapa 2)
• 300-sarjan tulolajit: erikseen ilmoitettavat tulolajit, esim. luontoisedut ja kustannusten korvaukset (päivärahat yms.)
• 400-sarjan tulolajit: tuloista vähennettävät erät, esim. ennakonpidätys ja työntekijämaksut

Suorituksien maksajat saavat valita käyttävätkö ilmoitustapaa 1 vai ilmoitustapaa 2. Ilmoitustapa 1 on pakollinen ja vähimmäistaso ilmoituksille. Tällöin maksaja laskee palkkajärjestelmän rahapalkkojen palkkalajit yhteen ja ilmoittaa ne yhteissummana tulorekisteriin. Ilmoitustavalla 2 ilmoitetaan myös täydentäviä tulolajeja, eli jokainen tulo on eritelty omalle lajilleen. Tämä onkin suositellumpi tapa, koska silloin tulorekisterin tietoja käyttävät tahot voivat hyödyntää tietoja tarkemmin toiminnassaan ja esimerkiksi Kela näkee suoraan sairausajan palkan mahdollista sairausajan korvausta varten. Halutessaan ilmoittaja voi vaihdella ilmoitustapoja eri ilmoituksilla.

Muistilista syksylle

• Varmista palkkahallinnon ohjelmiston tarjoajalta sekä mahdollisen matkalaskuohjelmiston tarjoajalta, käytetäänkö ilmoittamisen välineenä teknistä rajapintaa vai Suomi.fi tunnuksia. Jos rajapintaa käytetään, huolehdi omassa organisaatiossasi, että sopimukset tulee hoidettua ajan tasalle.
• Varmista myös, tarjoaako ohjelmistotalonne palkkalajien kohdistamisen tulolajeihin automaattisesti, ja millaista työtä se organisaationne sisällä vaatii. Joillakin ohjelmistoilla palkkalajien kohdistus tehdään automaattisesti, mutta käsin lisätyt palkkalajit täytyy kohdistaa itse.
• Sopikaa organisaationne sisällä, miten tulette tietoja ilmoittamaan: ilmoitustapa 1 (pakollinen vähimmäistaso) vai ilmoitustapa 2 (täydentävät tulolajit, suositellumpi tapa). Tutustukaa myös tulorekisterin muihin tulolajeihin sekä palkkahallinnon sanastoon: https://www.vero.fi/tulorekisteri/yritykset-ja-organisaatiot/suorituksen-maksajat/palkkatiedot/palkkojen-tulolajit/
• Tarkistakaa, että yrityksenne perustiedot ovat kunnossa.
• Tarkistakaa, että ohjelmassanne olevien palkansaajien tiedot ovat ajan tasalla ja että jokaiselta löytyy ammattitiedot. Apuna on hyvä käyttää tilastokeskuksen ammattikoodistoa. Ammattiluokistus on annettava, jos tulonsaaja on työtapaturmavakuutettu. https://www.tilastokeskus.fi/meta/luokitukset/ammatti/001-2010/index.html
• Olisiko nyt hyvä hetki uudistaa palkanlaskennan rutiineja? On hyvä pohtia esimerkiksi sitä, kannattaako matkalaskut maksaa jatkossa kuinka usein, koska myös niistä on tehtävä ilmoitus.
• Tiedottakaa muutoksesta myös laajasti muuta henkilöstöä (tilitoimisto asiakkaitaan). Ilmoittamisen sykli nopeutuu ja tietojen tarkkuus lisääntyy. Jos virhe tapahtuu se on korjattava välittömästi kun se huomataan. Tärkeässä asemassa on myös palkanlaskijan tietoisuus siitä, jos organisaatiossa tapahtuu muutoksia (esimerkiksi työeläkelaitoksen muutos). Palkanlaskijan ajantasaisuus pienentää virheiden syntymisen riskiä.

Nykyaikaisissa pilviohjelmissa muutokset liittyen tulorekisteriuudistukseen tulevat automaattisesti päivitysten mukana kuuluen ohjelman kuukausihintaan. Huomioithan kuitenkin, että vaikka iso osa muutoksesta hoituisi automaattisesti, on hyvä pohtia tarkasti sekä valmistautua manuaaliseen työhön, jotta jokaisen yrityksen ilmoittaminen onnistuu sähköisesti. Jokainen organisaatio rakenne on erilainen, joten esimerkiksi palkkalajeja on paljon jotka eivät tule ohjelmistosta automaattisesti ja nämä vaatii käsin kohdistuksen tulolajeihin. Muista myös aloittaa jo nyt tutustuminen ilmoituskäytännön muuttumiseen ja tunnistautumiseen sekä valtuuksien luomiseen ja hakemiseen. Ohjelmatoimittajat tarjoavat myös ilmaisia webinaareja syksyn aikana siitä, miten palkkaohjelmissa tuleva muutos toteutetaan. Tarvittaessa voit kääntyä osaavan ohjelmistotiimimme puoleen, he auttavat sinua mielellään! 

Lataa huippusuositun webinaarin tallenne:

Tulorekisteri (KATRE) ja palkanlaskenta - Mitä pitää tietää?

Webinaarissa kuulet:

• Miten yrityksen on valmistauduttava tulorekisteriuudistukseen?
• Mitä muuttuu palkanlaskennan arjessa ensi vuonna?
• Mitä on ilmoitettava?
• Miten ilmoittaminen muuttuu?
• Mitä ovat tulolajien pakolliset ja täydennettävät tiedot
• Milloin ilmoitukset on annettava?

Webinaaritallenteen lataaminen ei sido sinua mihinkään. Tallenne on myös maksuton.

Sinua saattavat kiinnostaa myös muut blogitekstimme:

• Näin kansallinen tulorekisteri eli KATRE vaikuttaa yrityksen arkeen käytännössä
• Tulorekisterin (KATRE) vaatimukset palkanlaskentaohjelmalle

Onko palkanlaskentaohjelman uusiminen ajankohtaista? Tutustu nykyaikasiin ratkaisuihimme:

• Tehosta palkanlaskennan prosesseja helppokäyttöisellä ja modernilla palkanlaskentaohjelmalla