Työaikakirjanpitoa tehdään yhä monessa yrityksessä Exceliin, jopa paperilappusille. Nykyaikaisen työajanseurantajärjestelmän käyttö avaa muiden hyötyjensä ohella raporttien maailman, josta excel-käyttäjä ja paperinpyörittäjä ei osaa edes haaveilla. Kun työaikoja kirjataan ohjelmaan, päästään käsiksi raporttien tarjoamaan aarreaittaan.
Tässä blogitekstissä tutustutaan tiivistetysti siihen, mitä työaikakirjanpidon raportit kertovat yritykselle. Mitä raportteja kannattaa seurata, miksi ja miten?
Miksi ja miten hyödynnät raportteja?
Raporteissa tieto on valmiiksi jäsenneltyä, joten voit nopeasti ymmärtää laajoja kokonaisuuksia joutumatta selaamaan ja keräämään tiedonjyväsiä yksitellen esimerkiksi henkilöittäin. Puhumattakaan siitä, että joutuisit hakemaan tietoa paperisilta lippulapuilta tai Excel-tiedostoista.
Nykyaikaisen työajanseurantaohjelman avulla raportit haetaankin ohjelmasta tietyn ajanjakson, halutun raportin sekä henkilöiden tai projektien perusteella. Useimmat raportit saa halutessaan vietyä Exceliin, joten ne ovat myös helppoja jakaa ja tietojen muokkaaminen tai suodattaminen tätä kautta on mahdollista.
Lisäksi työaikaa koskeva tieto on yrityksissä jo itsessään hyvin relevanttia, mutta erityisen kullanarvoista se on kehitystoimenpiteitä tunnistettaessa ja suunniteltaessa. Raporteilta löytyvän faktatiedon myötä voit esimerkiksi nopeasti huomata, mikäli projekteille asetetut tuntitavoitteet ovat täyttymässä ja pystyt valitsemaan kulloinkin sopivat tavat edetä.
Millaisia tietoja työaikakirjanpito ja raportit tarjoavat?
Raportteja on saatavilla monipuolisesti sekä henkilö- että projektikohtaisesti.
Henkilöraportteja ovat esimerkiksi
- sairausloma-,
- saldo-,
- ylityö-,
- vuosilomaraportit sekä
- poikkeuksellisten kirjausten raportit.
Näistä kukin auttavat seuraamaan työntekijöiden työtunteja. Myös yrityksesi vaihde hyötyy reaaliaikaisesta paikallaolonäkymän raportista.
Raporteilta on kaikista helpointa saada kokonaiskuva vaikkapa kaikkien työntekijöiden tai valitun työntekijäryhmän tarkasteltavista työtunneista tai poissaoloista. Työkirjauksia analysoimalla ja epätavallisuuksiin puuttumalla pidät huolta työntekijöistäsi.
Projekteittain voit hyötyä esimerkiksi
- raporteista, jotka kertovat työtunnit henkilöittäin tietyssä asiakaskohteessa tai
- jotka näyttävät projektin aikana kertyneet ylityötunnit.
Näiden tietojen kautta näät, kuinka työllistävä projekti on todellisuudessa ollut ja sitä kautta työvoiman suunnittelu helpottuu. Samalla seuraat sitä, pysyvätkö projektisi annetuissa tuntitavoitteissaan.
On hyödyllistä saada raporttien kautta kokonaiskuva työajoista. Tämän jälkeen voit tarvittaessa tarkastella tietoja myös yksittäin henkilötasolla. Hyödynnä raporttien tietoja haluamallasi tavalla, sillä esimerkiksi saldokertymien ja ylityötuntien seuraamisen kautta nopea reagointi työn kuormittavuuteen helpottuu.
Samalla työaikakirjanpito on läpinäkyvämpää sekä sinulle että työntekijälle, sillä voit nopeasti pyytää selvennystä työntekijän työaikakirjauksiin ja hän voi itse hallita omia työtuntejaan.
Työaikakirjanpidolla luottamusta ja läpinäkyvyyttä
Joskus virheellisesti ajatellaan, että työajanseurantaohjelman käyttäminen olisi väline ’’kytätä’’ alaisia. Syötettyjen tietojen avulla yritykselläsi on mahdollisuus lisätä tasa-arvoisuutta, läpinäkyvyyttä ja luottamusta molemmin puolin. Työaikakirjanpito on Suomen Laissa asetettu työntekijän oikeus! Lisäksi siitä saat tarkkaa dataa, jolla kehittää toimintaa.
Herätät luottamusta myös asiakkaissasi tai kumppaneissasi, sillä raporttien avulla osoitat seuraavasi kohdennettuja tuntimääriä vastuullisesti. Voit esittää asiakaskohtaisesti käytetyt työtunnit tarvittaessa.
Sokerina pohjalla voidaan lisätä vielä sananen etätyöhön kohdistuvista hyödyistä. Työajanseurantaohjelma, jossa kirjaukset hoituvat vaikkapa mobiilissa, tarjoaa hyvän pinnan vahvistaa ja kehittää etätyökulttuuria yrityksessäsi. Tapahtumaraporttien kautta voit seurata, paljonko etätyötunteja on kertynyt. Samalla pysyt työajoista perillä, vaikka työntekijät eivät fyysisesti sijaitsisikaan toimistolla.
Kokeile nykyaikaista työajanseurantaohjelmaa, Neptonia, kaksi viikkoa ilmaiseksi:
Haluaisitko lukea vielä lisää Neptonista?
Takaisin blogiin
Rauhalan HR-tiimiin kuuluvat Niina Pajunen ja Laura Saarinen. Niina ja Laura toimivat palkkojen ja työajanseurannan asiantuntijoina aina asiakkaan tarvekartoituksesta käyttöönottoon ja sovellustukeen asti.
