Totuus on se, että laki velvoittaa työnantajat ylläpitämään työaikakirjanpitoa. Hyvän työajanseurantaohjelman taakse kätkeytyy paljon muutakin hyvää, kuin pelkkä lainkirjaimen noudattaminen. Näistä hyödyistä nauttivat koko henkilökunta, mutta hyödyt ovat myös liiketoiminnan menestykseksi. Katsotaanpa, millaisia hyötyjä hyvä työajanseurantaohjelma tarjoaa yrityksellesi:
1) Työajanseurannan tarjoamasta tiedosta alkava ketjureaktio auttaa tunnistamaan kehityskohteet
Hyödyt alkavat työajan seuraamisesta ja kirjaamisesta ylös. jolloin niitä voidaan mitata objektiivisesti. Kerätystä datasta selviää kiinnostavia seikkoja, kuten prosessien, projektien tai käytettyjen työtuntien tehokkuutta tai tehottomuutta. Liiketoimintaasi tehostavien ja jarruttavien tekijöiden ymmärtämisen kautta osaat puuttua oikeisiin asioihin. Kehitystoimenpiteet tarvitsevat faktatietoa, jota hyvä työajanseurantaohjelma tarjoaa.
2) Raporttien avulla pysyt ajan tasalla henkilöstöstä ja työn etenemisestä
Nykyaikaisen työajanseurantaohjelman kautta saat käyttöösi raportteja vaikkapa henkilö- ja projektikohtaisesti. Raportit ovat hyödyllisiä henkilöstön kannalta esimerkiksi silloin, kun haluat nähdä työntekijöiden työ- ja ylityötunnit tai kun haluat arvioida niiden kautta työn kuormittavuutta. Näet projekteja tarkastellessasi nopeasti senkin, pysyvätkö projektit tuntitavoitteissaan. Asioihin puuttuminen nopeutuu, sillä raportit tarjoavat ennen kaikkea työkalun reaaliaikaisten lukujen seuraamiseen.
3) Asiakkaasi ja kumppanisi hyötyvät
Toisinaan myös asiakkaat ja muut sidosryhmät tahtovat tietää, missä mennään. Herätät luottamusta ja toimit asiantuntevasti, kun pystyt osoittamaan käytetyt työtunnit reaaliaikaisesti. Asiakkaat hyötyvät tietysti jo siitä, että he tietävät yrityksesi seuraavan asiakaskohtaisia tai kohdennettuja tuntimääriä vastuullisesti.
4) Osoitat luottamusta
Työntekijä on itse kaikista tietoisin työtunneistaan. Kun hän voi itse pitää huolta työaikakirjauksistaan, osoitat suurta luottamusta häntä kohtaan. Molemminpuolinen luottamus on myös pohja esimerkiksi etätyöskentelylle. Toimiva työajanseuranta lisää myös tasa-arvoa ja työhyvinvointia työyhteisössä.
5) Työajankirjaus kaikilla laitteilla
Käytä työaikojen tarkastelemiseen ja syöttämiseen joko puhelinta, tietokonetta tai vaikkapa tablettia. Työajanseuranta on aivan ulottuvillasi! Tarpeelliset asiat voit hoitaa käden käänteessä eikä sinun tarvitse pantata muistin varassa mitään.
/tyoajanseuranta%20jarjestelma.jpg?width=390&name=tyoajanseuranta%20jarjestelma.jpg)
6) Pilvipalvelu toimii milloin ja missä tahansa
Työaikojen merkitseminen pilvessä toimivaan työajanseurantaohjelmaan on luotettavaa ja kätevää. Pääset pilvipalvelun ansiosta tarkastelemaan ja hyväksymään työntekijöiden kirjauksia aikaan tai paikkaan katsomatta, olitpa sitten Singaporessa, Saksassa tai Suomessa.
7) Etätyön seuraaminen mahdolliseksi
Etätyön yleistyessä tärkeäksi nousee etätyötuntien seuraaminen. Kun työntekijät eivät fyysisesti sijaitsekaan toimistolla tai työpaikalla ja he kirjaavat etätyönsä helposti ohjelmaan. Pääset ohjelman kautta seuraamaan suoritettuja työtunteja ja pysyt paremmin selvillä myös poissaoloista.
8) Työtuntien kohdentaminen on helppoa
Ohjelman avulla voit seurata työtunteja joko työntekijöittäin, projekteittain, asiakkaittain tai työlajeittain. Kohdentaminen selkiyttää silloin, kun työt jakautuvat monimutkaisemmin.
9) Valmistaudu tulevaan työvuorosuunnittelun avulla
Työntekijät voivat merkitä työajanseurantansa ohessa ohjelmaan tiedossa olevia lomiaan tai poissaolojaan. Voit myös laatia työvuoroja nämä vuorotoiveet ja poissaolot huomioon ottaen.
10) Pilvessä tiedot ovat tallessa ja käytössäsi on ajantasainen ohjelma
Pilvessä kaikki syötetyt työaikatiedot säilyvät luotettavasti. Tämä vie suuren murheen pois monen asianomaisen harteilta. Pilveen eivät tulipalot, vesivahingot tai paperien katoamiset pääse iskemään. Lisäksi pilvipalveluita ylläpidetään palveluntuottajan toimesta, eikä sinun tarvitse huolehtia ohjelmiston päivittämisestä.
11) Aikaa säästyy ja moninkertainen kirjaaminen vähenee
Kullankallista aikaa tärkeämmälle, kuten strategiselle suunnittelutyölle. Työntekijät voivat kirjaavat omat työtuntinsa ketterästi, esimies hyväksyy kirjaukset nopeasti, tiedot siirtyvät palkanlaskentaan automaattisesti ja sieltä edelleen kirjanpitoon. Prosessi on sujuva kaikille osapuolille.
12) Palkanlaskennan integraation avulla vältytään ylimääräiseltä rutiinityöltä
Hyvä työajanseurantaohjelma voidaan integroida palkanlaskentaohjelmiin, jolloin työaikatiedot siirtyvät tulkittuina suoraan palkanlaskentaan. Näin yrityksesi säästyy ylimääräisiltä vaiheilta palkanmaksuprosessissa. Samalla minimoidaan tiedon siirtämiseen liittyvä inhimillisten virheiden mahdollisuus.
13) Lainmukaisuus on automaattista
Työaikoja kirjatessa on hyödyllistä, että TES-tulkinnat ja muut paikalliset tulkinnat sisältyvät automaattisesti ohjelmassa tehtyihin kirjauksiin työaikalain mukaisten liukumasaldojen ja ylitöiden käsittelyn ohella. Työajanseurantaohjelma kehittyy lainsäädännön ohella ja pysyy aina ajan tasalla uusimmista säädöksistä.
14) Palkkojen maksatus on suoraviivaista
Loppujen lopuksi työajanseurannassa on kyse myös työntekijöiden palkkojen maksamisesta. Palkkojen maksatus etenee hyvän työajanseurantajärjestelmän avulla selkeästi ja palkanmaksuprosessi on mahdollisimman läpinäkyvä kaikille osapuolille. Prosessi on helppo palkanlaskennan kaikille osapuolille, kun tiedot siirtyvät oikein ja automaattisesti.
15) Yrityksen arki on yksinkertaisesti sujuvampaa
Kun työajanseuranta on helppoa, on työarkikin mukavampaa. Vähemmän huolia ja murheita.
Ota seuraava askel: Työajanseurantaohjelma käyttöön
Reaaliaikainen ja hyvä työajanseurantaohjelma kirkastaa yrityksesi prosesseja ja luo selkeyttä arkeen. Mikäli listaamamme hyödyt kuulostivat hyviltä, voi kotimainen ja käyttäjäystävällinen Nepton olla yrityksellesi oikea ratkaisu. Neptonissa yhdistyvät kaikki mainitut hyödyt pilviominaisuuksista monipuolisiin raportteihin.
KOKEILE NYKYAIKAISTA TYÖAJANSEURANTAA ILMAISEKSI 2 VIIKON AJAN:
Olisiko muista blogeistamme apua?
Tutustu asiakkaidemme kokemuksiin työajanseurantajärjestelmistä
Lisäapua
Asiantuntijoihimme voit olla rennosti yhteydessä matalalla kynnyksellä.
Rauhalan HR-tiimiin kuuluvat Niina Pajunen ja Laura Saarinen. Niina ja Laura toimivat palkkojen ja työajanseurannan asiantuntijoina aina asiakkaan tarvekartoituksesta käyttöönottoon ja sovellustukeen asti.
