Taloushallinnon digitalisoinnista ja automatisoitumisesta puhutaan paljon, mutta missä oikeasti tällä hetkellä mennään? Millaisia uusia hankkeita taloushallinnon allalla on menossa?
Monia ennen manuaalisia taloushallinnon osa-alueita on jo nyt automatisoitu (Jos pohdit "mitä?", kurkkaa tänne).
Vielä pitkään kirjanpitäjän ammattitaito on kuitenkin tärkeää esimerkiksi ostolaskujen tiliöinnin, alv-ilmoitusten, käyttöomaisuuskirjausten, aktivointien, jaksotuksien, poistojen, vuosiveroilmoitusten ja tilinpäätösten kohdalla. Kaikki näiden edellä lueteltujen toimintojen automatisointi on nimittäin pitkä ja vaativa prosessi. Pieniä digitaalisia askelia niiden suhteen on kuitenkin jo otettu.
eKuitti -hanke
eKuitti -hankkeen pilotit alkoivat valtionhallinnossa syksyllä 2019. eKuitti eli digitaalinen kuitti saapuu myyjän kassajärjestelmästä suoraan ostavan yrityksen taloushallintojärjestelmään, ostoreskontraan tai matka-/kululaskutukseen. Ei siis enää paperikuitteja tai kuittien kuvaamista puhelimella. eKuitti on askel reaaliaikaiseen talouden seurantaa. Nyt käynnissä olevan pilottihankkeen jälkeen tarkoitus on laajentaa eKuitit osaksi myös yritysten arkea.
Järjestelmien väliset integraatiot ja tilintarkastus
Integraatiolla tarkoitetaan kahden toisistaa erillisen ohjelman yhdistämistä tietojen siirron osalta.
Vanhoissa taloushallinnon järjestelmissä tiedostojen siirto tehdään käsin eli manuaalisesti haetaan tiedosto ja luetaan se toiseen ohjelmaan. Siirto voidaan klikkailla päälle suorittumaan tausta-ajona töiden lomassa.
Nykyaikaiset ja pilvessä toimivat taloushallintojärjestelmät käyttävät useimmiten API-rajapintaa, jossa kaksi pilvipalvelua siirtää tietoa (esim. laskuja tai tositteita) järjestelmästä toiseen ilman ihmiskäyttäjää.
Integroinnit ulottuvat pian myös tilintarkastusprosessiin. Koko tositeaineisto saadaan näin helposti tilintarkastajan järjestelmään. Hyötynä on nopeampi ja luotettavampi tilintarkastus.
Digitalisoitu tilinpäätös
Jos tilinpäätös on tänä keväänä työläs ja jatkat ensi kevään täysin samoilla työkaluilla, on se yhtä työläs myös ensi keväänä. Paljon puhutaan siitä, että taloushallinnon työnkuva muuttuu yhä enenevästi controllerin ja talouden sparraajan tehtäviin. Vanhat, manuaaliset järjestelmät torppaavat kuitenkin tämänkaltaisen työkuvan kehityksen.
Patentti- ja rekisterihallituksen kanssa saatiin ensimmäinen osakeyhtiön digitaalinen tilipäätöskokeilu maaliin 25.4.2019. IXPRL-muotoinen tilinpäätös korvasi kokonaan perinteisen PDF-muotoisen tilinpäätöksen. Tilinpäätös saatiin digitaalisessa IXPRL-muodossa nopeammin PRH:lle sekä tilintarkastajille. IXPR näyttää normaalilta tilinpäätösdokumentilta, mutta sen sisään upotetut rakenteelliset tietokentät mahdollistavat sen, että vastaanottavat järjestelmät pystyvät jatkokäsittelemään tietoa sujuvasti. Tämän johdosta nykyisten PDF-tilinpäätösten skannauksessa tapahtuvia virheitä ei tapahdu ja tilinpäätöksen tulkinnan virheet minimoituvat.
Tiliöinti ja tilastomatematiikka
Tilastomatematiikka luottaa suuresta aineistoista johdettuihin todennäköisyyksiin. Jos tietyn toimittajan ostolasku on tiliöidään toistuvasti samalla lailla, todennäköistä on, että seuraavillakin kerroilla laskun kohdalla toimitaan samoin. Tilastomatematiikkaa hyödyntävät taloushallintojärjestelmät osaavat ehdottaa tiliöintiä ja näin nopeuttaa työtä.
Digitaalinen, pankkiin ja taloushallintoon yhdistetty matkalasku
Matkalaskuohjelmat hyödyntävät jo mobiilipäätteitä ja laskujen kuvia, mutta seuraavat digitaaliset askeleet tulevat. Tulevaisuudessa kehittyneimmissä taloushallintojärjestelmissä on sisäänrakennettuna helppokäyttöinen ja digitaalinen pankkiin sekä kirjanpitoon yhdistetty matkalaskutoiminto. Käyttäjä tekee matkalaskun päätelaiteriippumattomasti. Lasku kierrätetään hyväksyjille automaattisesti ja se siirtyy hyväksynnän jälkeen muusta palkanlaskennasta erillään maksatukseen. Myös raportit tulorekisterille menevät automaattisesti.
Alv-ilmoitus ilman KATSO-tunnuksia ja avainlukulistoja
Lokakuussa 2019 tehtiin ensimmäinen onnistunut alv-ilmoitus ilman KATSO-tunnusta verohallinnon omavero.fi-palveluun uudella varmennepohjaisella rajapinnalla. KATSO-tunnusten ja avainlukulistojen tarve tulee merkittävästi vähenemään tulevaisuudessa.
Lopuksi
Automaatioiden ja digitaalisten toimistojen hyödyntämiseen yritykset voivat siirtyä asteittain. Kaikkea ei tarvitse ottaa kerralla käyttöön. Vinkkinä, että järkevän käyttöönottojärjestyksen löytämiseksi, kannattaa listata omat manuaaliset työt ja pohtia, mitkä näistä haluaisi automaattisemmiksi.
Olisko myös tästä apua?
Lataa maksuton webinaaritallenne, jossa keskustelen taloushallinnon automaatioista Mikko Kalliovaaran kanssa. Mikkoa on leikkisästi tituleerattu "nörtiksi", joka rakastui taloushallintoon.
Kuuntele webinaaritallenne ja tiedät, kannattavatko omat taloushallinnon rutiinit.
Takaisin blogiin
Sovellusasiantuntija, mukana talouden ja toiminnanohjauksen sovelluksien käyttöönotoissa, kouluttamassa sekä helpdeskissä asiakkaita auttaen. Vapaa-aikaan kuuluvat mm. koirat, käsityöt, lukeminen, mökkeily ja matkustelu.
