Nämä rutiinit kirjanpito-ohjelma voi automatisoida

Pysähdy miettimään – kun on tottunut tekemään asiat tietyllä tavalla, on vaikea hahmottaa rutiineihin kuluvaa aikaa. Voisiko asioita tehdä eri tavalla? Miten kirjanpito-ohjelma pystyy auttamaan? Missä vaiheessa taloushallintojärjestelmien digitalisaatio ja automatiikka ovat? Kuinka pitkälle kirjanpitäjä tai yrityksen talousosasto voi automatisoida rutiineja? On myös tärkeää käydä keskustelua siitä, voiko automaatioihin luottaa.

Ostolaskut

• Laskutietojen perusteella ohjelma perustaa toimittajarekisterin sekä lisää puuttuvat maksuehdot automaattisesti.
• Ostolaskut lähtevät hyväksyttäväksi valituille henkilöille automaattisesti. (Ostolaskujen hyväksyminen on helppoa missä ja milloin vain.)
• Ostolaskujen tiliöinti asettaa omat haasteensa automaatiolle. Automaation olisi ymmärrettävä esimerkiksi se, kirjataanko osto taseeseen omaisuutena vai yrityksen omaan käyttöön hankittuna tavarana. Ymmärrettävästi tämä asettaa syvemmän tason tekoälyvaatimukset ohjelmalle. Automaatio voi kuitenkin jo nyt ennustaa ja ehdottaa tiliöintejä perustuen aikaisempiin tiliöinteihin. 
• Ostolaskujen maksaminen – Hyväksynnän jälkeen maksut lähtevät automaationa maksettaviksi eräpäivänä. Ja tämä voidaan myös toimittajakohtaisesti estää.
• Ostovelka kuittautuu suoritetuksi täysin automaattisesti tiliotetapahtuman myötä. 
  
  

Kuittien kuvaaminen ja mobiiliaplikaatio  / e-kuitti

Maksukorttien käyttäjät voivat helposti napata kännykällä kuvan kuitista ja lähettää kuvat suoraan järjestelmään käsiteltäväksi tai Fennoa appin avulla muodostaa uuden kuitin suoraan Fennoaan. E-kuittiautomatiikka on mennyt eteenpäin viime vuosina. Kehitys jatkuu tulevina vuosina nopeasti: tiedot ostoista siirtyvät kassajärjestelmistä suoraan taloushallinnon järjestelmiin. 

Myyntilaskut

• Myyntilaskuja voidaan muodostaa automaattisesti ajastettuna. Esimerkiksi kuukausi- tai sopimuslaskutus on helppo täysautomatisoida.
• Laskutusajot saadaan ajastetusti pyörimään haluttuina päivinä. 
• Sähköiset laskut liikkuvat tarpeen mukaan tulostuspalveluna, sähköpostiliitteenä tai aitona verkkolaskuna vastaanottajille automaattisesti.
• Myös Kuluttajan e-laskut voidaan ottaa käyttöön.
• Erääntyneiden myyntilaskujen maksukehotukset ja siirrot perintään voidaan automatisoida.
• Myyntilaskujen suoritukset kohdistuvat tiliotteilta viitteiden perusteella automaattisesti päivittyen samalla kirjanpitoon.
  
  

Pankkitiliotteet

Pankkitiliotteet valmistuvat öisin pankeissa saapuen sen jälkeen pankkiohjelmaan. Tapahtumat tiliöityvät viitteiden ja tiliöintisääntöjen mukaisesti. Mahdolliset selvitettävät tapahtumat ovat selvittelytilillä ja etusivulla on niihin linkki.

Tilinpäätökset

Tilinpäätökset ovat pitkälle esitäytettyjä ehdotuksia. Työ tehostuu, mutta kirjanpitäjän ammattitaitoa tarvitaan viimeistelyyn. Kyllä kirjanpitäjä on yhä se kirjanpidon ammattilainen, jonka puoleen käännytään, kun tarvitaan apua esimerkiksi ongelmatilanteissa.

Tase-erittelyt

Tase-erittelyt muodostuvat automaattisesti tapahtumista tilille tehtyjen määritysten mukaisesti.

Veroilmoitukset

Veroilmoitukset (alv kuukausittain ja tulovero vuosittain) ovat automaation johdosta pitkälle esitäytettyjä ehdotuksia.

Integraatiot muihin järjestelmiin

Myös integraatiot voidaan automatisoida manuaalisiirtojen sijaan. 

Voiko automatisoituun kirjanpito-ohjelmaan luottaa?

Hyvin rakennettu automaatio kyseenalaistaa itsensä. Ei saa käydä esimerkiksi niin, että ostolaskut eivät mene pankissa läpi, pankkitilin kate ei ollutkaan riittänyt, tai myyntilaskut eivät löydä perille, virheellisen verkkolaskuosoitteen takia. Siksi automaation on ilmoitettava välittömästi ongelmat kirjanpito-ohjelman käyttäjälle. Saatuasi tiedon virheistä, sinun on helppo tarttua niihin ja voit luottaa automaatioon. 

Lisäapua pohdintojesi tueksi

Sovellusasiantuntijamme Elise Alanen haastattelee Mikko Kalliovaaraa automatisoidusta taloushallinnosta. Mikkoa on leikkisästi kuvattu "nörtiksi", joka rakastui taloushallintoon. Kuuntele huippusuositun webinaarimme maksuton tallenne:

Katoaako kirjanpitäjän ammatti? Miten yritykseni löytää oikean digitaalisuuden asteen? Paljon muuta!

Sinua saattavat kiinnostaa myös aiemmat blogimme:

• Kirjanpito ja palkanlaskenta samassa vai eri järjestelmässä?
• Automatisoitu kirjanpito-ohjelma - Robotit tulevat, oletko valmis?
• Tiedolla johtaminen istuu myös talouden johtamiseen – kuinka talouden prosessit toimivat ideaalitilanteessa?