Kun lähdimme Neptonilla kehittämään uutta mobiiliratkaisua työajan kirjaamiseen ja hallintaan, suunnittelun lähtökohtana oli helppokäyttöisyys. Tutkimme käyttäjien prosesseja ja tarvetta työajan kirjaamisessa. Näin syntyi mobiilikirjausratkaisu, joka aidosti helpottaa yrityksen henkilöstön päivittäistä elämää.
Nykyaikainen mobiiliratkaisu työajanseurantaan
Viime vuodet ovat muuttaneet monen yrityksen tarvetta työajanhallinnassa. Perinteisten yrityksen tiloissa olevien kirjauspäätteiden käytettävyys ja toiminnot eivät enää palvele projektikohdennus- ja palkanmaksuprosessia. Etätyön ja liikkuvan työn määrä on kasvanut radikaalisti. Myös monia työajanhallintaan kiinteästi liittyviä merkintöjä tai erilaisia vuosiloma- tai poissaolopyyntöjä ei voi merkitä kirjauspäätteillä.
Asiantuntijayritysten lisäksi monet teollisuus- ja tuotantoyritykset ovat luopuneet kirjauspäätteistä ja siirtyneet mobiiliratkaisuihin. Työajanseuranta on aidosti muuttunut työajanhallinnaksi, joissa henkilöstö tuottaa oikeaa työaikadataa eri prosessien tarpeisiin.
Monessa yrityksessä on käytössä useita ohjelmistoja HR:n ja työajanhallinnan tarpeisiin. Tällöin henkilöstöllä menee paljon aikaa erilaisten ohjelmistojen opetteluun ja käyttöön. Neptonin mobiiliratkaisulla henkilöstö voi työmerkintöjen lisäksi kohdentaa työaikaa kustannuspaikoille, asiakkaille, tehtäville ja/tai projekteille. Erilaisten loma-, vapaa ja poissaolopyyntöjen anominen onnistuu vaivattomasti. Myös matkalaskujen luonti liitteineen sujuu vaivattomasti.
Oikeat työaikamerkinnät ja -tulkinta nopeuttavat palkanmaksua
Nepton mobiiliratkaisulla työmerkintöjä voidaan tehdä kännykällä toki reaaliaikaisesti, mutta myös manuaalisesti etu- tai jälkikäteen. Tällöin mahdolliset unohdukset ja korjaukset työntekijä tekee itse. Työmerkinnät Nepton tulkitsee automaattisesti eri henkilöryhmille TES-tulkituksi aineistoksi. Oikea palkkadata tehostaa palkanmaksuprosessia ja vähentää virheitä. Esihenkilöille jää tehtäväksi tulkitun aineiston hyväksyminen.
Lisä- ja ylityötä voidaan ohjata oletuskertymän sijasta monipuolisesti palkkaan, työaikapankkiin ja ylityökertymään tai niiden yhdistelmiin yrityksen käytäntöjen mukaisesti.
Kohdenna työt asiakkaille, kustannuspaikoille ja/tai projekteille
Työmerkintöjä voidaan kohdentaa reaaliaikaisesti työmerkintä kerrallaan, jolloin päivän merkinnät koostuvat useista tapahtumista. Tällöin jokaisella tapahtumalla on ainoastaan yksi kohdenne. Kohdenteet määritellään asiakaskohtaisesti ja niitä voidaan luoda puurakennemaisesti eli samasta kohdenteesta saadaan tietoa esim. toimipisteestä, asiakkaasta ja tehtävästä. Mobiiliratkaisu näyttää työntekijälle aina viimeksi käytettyjen kohdenteiden listan. Tämä helpottaa ja nopeuttaa kohdevalintaa.
Lisäksi työaikaa voidaan osittaa työpäivän aikana tai sen päätteeksi eri projekteille tunti- tai prosenttiperusteisesti. Työtehtävien osittaminen nopeuttaa kohdentamiseen käytettävää aikaa selvästi.
Kohdenteelle voidaan myös määrittää projektipäälliköitä, jotka hyväksyvät niille merkityt työtunnit.
Hallitse loma- ja poissaolopyyntöjä tehokkaasti
Neptonissa voit jättää loma-, vapaa ja poissaolopyyntöjä kätevästi kännykällä. Poissaolopyyntöön voidaan liittää viesti esihenkilölle. Esihenkilö ja työntekijä saavat pyynnöistä ja niiden käsittelystä sähköpostin.
Loma- ja muut poissaolopyynnöt käsitellään erillisessä tapahtumapyyntö-näkymässä, jossa esihenkilö saa kokonaiskuvan johdettavien eri kertymien tilanteesta. Esihenkilön on helppoa tarkastaa päällekkäiset lomat ja muut poissaolot.
Tapahtumapyyntö-näkymässä näytetään kaikki henkilöstöllä käytössä olevat kertymät, joita voi olla liukumasaldon lisäksi esim. työaikapankki, vuosiloman määrä ja työajanlyhennysvapaa.
Luo, hyväksy ja hallinnoi matkalaskuja
Matkalaskujen lisääminen kännykällä käy vaivattomasti. Käyttäjät voivat lisätä itselleen matkalaskun, johon merkitään matkan aloitus- ja lopetustiedot, reittivalinnat kilometreineen ja kulkuneuvoineen, erityyppiset kulukorvaukset sekä kuittivalokuvat. Nepton ehdottaa reitin kilometrimäärää automaattisesti sekä tulkitsee kotimaan ja ulkomaan päivärahat automaattisesti verottajan tulkinnan mukaisesti.
Matkalaskulle voidaan kuittikuvien lisäksi liittää muitakin tiedostoja, kuten matkasuunnitelma esim. Excel- tai pdf-tiedostona.
Nepton näyttää muodostuneet kulut selkeästi esihenkilön hyväksymisnäkymässä. Muodostuneet korvauslajit voidaan siirtää palkkalajeina yrityksen palkkaohjelmistoon rajapinnan avulla tuloutusta varten.
Kokemuksia mobiilista työajanseurannasta
"Päätimme nykyaikaistaa työaikakirjausmenetelmämme. Neptonin työaikakirjanpito on vastannut kaikkiin niihin haasteisiin ja ongelmiin, joihin halusimme ratkaisun. Rauhala piti siis sen, minkä lupasi. Nepton on helppokäyttöinen. Erityisesti mobiiliominaisuus on liikkuvalle organisaatiollemme oleellinen toiminto."
- Ilkka Harjula, talous- ja hallintojohtaja, Apteekkariliitto
"Nepton-työajanseurantajärjestelmän parhaita ominaisuuksia ovat mobiilikäyttömahdollisuus, helppous, kustannustehokkuus, laajennettavuus, raportointiominaisuudet ja työaikaan liittyvien prosessien yksinkertaistuminen. Rauhalan asiantuntijat palvelevat henkilökohtaisesti, nopeasti ja
asiat hoidetaan loppuun asti sovitusti."
- Outi Kultti, hallintosihteeri (talous ja hallinto), Etelä-Pohjanmaan Korkeakouluyhdistys
"Neptonin edistyksellinen mobiilikäyttö mahdollistaa työaikojen helpon kirjaamisen liikkuvassa työssä."
- Liisa Lindfors, työsuhdepäällikkö, Eltel Networks
"Nepton on helppokäyttöinen, kevyt ottaa myös työntekijöille käyttöön, ja sitä pystyy käyttämään kännykän kautta ja myös päätteeltä."
- Eva-Stiina Lavikainen, Head of HR, Technopolis
Kiinnostuitko? Tässä linkit avuksesi:
- Tilaa tästä itsellesi webinaari yleisesittely nykyaikaisesta työajanseurantaohjelmasta Nepton
- Lue mitä hyötyjä hyvä työajanseurantajärjestelmä tuo yrityksellesi
- Lataa opas nykyaikaisen työajanseurantajärjestelmän valintaan
Suomen suosituimman työajanhallintapalveluita tarjoavan Nepton Oy:n kumppanuuksista vastaava avainasiakaspäällikkö. Intohimona ruokareseptien kehittäminen, keittäminen ja valokuvaus. Mikon reseptejä voit käydä katsomassa osoitteessa www.aromipaja.fi. Nepton on Rauhalan kumppani työajanhallinnanratkaisuissa. Lisää yhteistyöstämme voi lukea osoitteessa: www.nepton.fi/kumppanit/rauhala/
