Nopean ja selkeän matkalaskuohjelman vaiheet

Saatat pohtia yrityksesi kulu- ja matkalastuksen päivittämistä Excel-taulukoista sähköiseen kulu- ja matkalaskuohjelmaan. Sähköisen ohjelman käyttämisestä seuraa rutkasti erilaisia hyötyjä. Mutta tiedätkö, mitä vaiheita sähköiseen kulu- ja matkalaskuprosessiin sisältyy?

Otetaanpa selvää, millainen matkalaskuohjelmaan liittyvä prosessi on ja käydään se läpi yksinkertaisesti:

1) Laskun kirjaaminen 

(Tekee se, kenelle on syntynyt kulu- tai matkalaskuja)

Kaikki alkaa kulu- ja matkalaskujen kirjaamisesta. Se hoituu ohjelman avulla ajasta ja paikasta riippumatta joko selaimella tai mobiilisovelluksella. Lisäksi tarvitaan vain Internet-yhteys. Kuvan kuitista saa liitettyä oheen näppärästi mobiilisovelluksen avulla, mutta kuittikuva voidaan lisätä myös vaikkapa skannattuna.

Tähän vaiheeseen sisältyy monia käteviä lisäominaisuuksia, joihin kuuluvat:

• kalenteri matka-aikojen kirjaamiselle
• vaihtoehtoinen karttatoiminto kilometrien laskemiseksi
• mahdollisuus kirjata matkat mihin tahansa ulkomaahan kohdistuneiksi
• ohjelma laskee päivärahat sekä kilometri- ja ateriakorvaukset automaattisesti syötettyjen tietojen perusteella
  

2) Laskun tarkistaminen ja lähettäminen hyväksyttäväksi

(Tekee se, kenelle on syntynyt kulu- tai matkalaskuja)

Mobiilisovellus analysoi kuittia ja esitäyttää osan tarvittavista tiedoista valmiiksi. Tämän jälkeen täytetään vain loput tarvittavat tiedot. Sitten lasku on valmis lähetettäväksi hyväksyntään.

3) Hyväksyjä saa ilmoituksen uudesta laskusta

(Hyväksyjänä toimii usein kulu- tai matkalaskukirjaajan esimies)

Uuden, hyväksyttävän laskun ilmoitus saapuu hyväksyjälle sähköpostitse. Hyväksyjä tarkistaa ja hyväksyy uuden laskun joko selaimen tai mobiilisovelluksen avulla hyvin nopeasti. Hyväksyjä voi vielä muokata laskua tietyiltä osin tai se voidaan hylätä, jolloin hylkäämistä saa perustella kommentein.

4) Maksatus pankkiohjelmasta, siirto kirjanpitoon ja tulorekisteriin

(Taloushallintovastaava ottaa kopin kirjatuista ja hyväksytyistä kulu- tai matkalaskuista)

Kun kulu- tai matkalasku on hyväksytty, se siirtyy suoraan maksatukseen. Taloushallinto tekee maksuaineistot saatavilla olevista reaaliaikaisista laskutiedoista, lähettää ne pankkiin ja kirjaaja saa rahansa.

Sähköistä matkalaskuohjelmaa käyttämällä yrityksesi hyötyy muun muassa ohjelman tuomasta ajansäästöstä, automaatiosta, helposta käytöstä ja käyttöönotosta, tietojen reaaliaikaisuudesta sekä laskujen maksatuksesta ajallaan. Haluatko kuulla lisää tarjoamastamme ratkaisusta?

Voit tutustua nykyaikaiseen matkalaskuohjelmaan myös itsenäisesti lisää:

Lataa maksuton webinaaritallenne:

Näin matka- ja kululaskut pitää nykyaikana hoitaa – Kaikille helpolla ja nopealla tavalla!

Olisiko aiemmista blogeistamme apua:

• Sähköinen matkalaskuohjelma ja sen 12 välitöntä hyötyä
• Ahdistaako matkalaskun tekeminen? Matkalaskuohjelma helpottaa tekemistä