Työajanseurantaa on monissa yhdistyksissä totuttu hoitamaan manuaalisilla ja vanhentuneilla prosesseilla. Nämä eivät useinkaan vastaa kehittyvän työaikalain vaatimuksia. Uuden työaikalain siirtymäaika päättyi vuoden 2021 alussa, mikä tarkoittaa sitä, että jokaisen työaikalain piiriin kuuluvan niin yrityksen kuin yhdistyksenkin tulisi seurata enimmäistyöajan kertymistä. Käydään enimmäistyöajan seuranta sekä sen nykyaikainen ylläpito ja raportointi läpi seuraavaksi.
Enimmäistyöaika työaikalaissa
Mitä on enimmäistyöaika? Enimmäistyöaikaan lasketaan kaikki työtunnit yhteen, säännöllinen työaika, liukumatunnit, lisä- ja ylityöt, hätätyö ja muu työajan veroinen työaika. Enimmäistyöaika koskee kaikkia työajan järjestämistapoja, oli kyseessä sitten liukuva työaika, joustotyö tai jaksotyö. Esimerkiksi työsuojelutarkastuksissa voidaan kysyä työaikasaldoa ja -kirjanpitoa, jolla osoitetaan, ettei enimmäistyöaika ylity.
Laki määrittää enimmäistyöajalle keskimääräisen raja-arvon 48 tuntia per viikko neljän kuukauden ajanjaksolla, jolloin kaikki tehdyt työtunnit yhteensä eivät saa ylittää keskimääräistä viikoittaista raja-arvoa. Jotkut työehtosopimukset voivat määrittää poikkeuksia tasoittumisjakson pituuteen. Säännös on kuitenkin luonteeltaan pakottava ja jakso on oltava etukäteen määritelty. Laki ei varsinaisesti määritä jakson aloitusaikaa, mutta helpoin tapa lienee aloittaa jakson tarkastelu aina vuoden ensimmäisestä päivästä. Laskennallisesti yhden kokonaisen vuoden aikana työtunteja saisi kertyä noin 2300 tuntia vuodessa, kun huomioidaan myös vuosilomalain määritykset.
Miten nykyaikainen työajanseuranta vastaa yhdistyksen tarpeisiin ja huomioi enimmäistyöajan?
Kirjaamisen helppous, työajan tulkinta ja projektille kirjaus
Ensinnäkin työajan kirjaamisen ja seuraamisen tulisi olla käyttäjilleen helppoa ja vaivatonta. Lisäksi sen tulisi parhaalla mahdollisella tavalla vastata yhdistyksen omia toimintatapoja ja tarpeita.
Olennaista on, että järjestelmässa voidaan eritellä erilaiset työaikatapahtumat, esimerkiksi työtä ja matka-aikaa, joista osa voidaan tulkita työajaksi ja osaa ei, vuosilomia sekä erillisiä palkattomia ja palkallisia poissaoloja. Erilaisten työaikakirjausten perusteella nykyaikainen työajanseurantajärjestelmä pystyy tekemään tulkintaa, mikä näistä kuuluu enimmäistyöajan piiriin ja mikä taas ei. Esimerkiksi yhdistyksissä usein kirjataan matka-aikaa, jolla voi yhdistyskohtaisesti olla hyvinkin erilaisia käsittelytapoja. Järjestelmässa tulisi siis olla mahdollisuus erilaisiin tulkintoihin, jotta voidaan luotettavasti eritellä enimmäistyöaikaan kuuluva aika ja tulkita työaikaa eri työaikatyyppien mukaisesti.
Usein yhdistyksille on tärkeää myös seurata projektikohtaista työaikaa, jolloin työaika tulisi saada kohdennettua oikealle kohteelle työaikaa kirjatessa.
Nepton työajanseurantajärjestelmässä työaikaa voidaan kirjata mobiilisti, työaikapäätteellä ja tietokoneella helposti ja reaaliajassa. Kaikki tavat toimivat ristikkäin ja näin ollen ei tarvitse valita yhtä kirjaamistapaa, vaan voidaan käyttää useampia yhdistyksen tarpeen mukaisesti.
Neptonissa työaika voidaan kirjata täysin reaaliajassa, samoin työajan tulkinta tapahtuu täysin reaaliajassa, jolloin liukumatunnit, ylityöt ja muu tieto on sekä työntekijän että esimiehen nähtävillä saman tien. Työntekijä voi kirjata työtuntinsa myös suoraan tietylle kohteelle tai osittaa työaikansa työpäivän päätteeksi projektikohtaisesti. Työntekijä pääsee myös kätevästi itse korjaamaan aiempia työaikamerkintöjään tai voi merkitä esimerkiksi tiedossa olevia poissaoloja tai lomia jo etukäteen.
Raportointi
Kirjaamisen lisäksi avainasemassa on työajan raportointi. On kovin työlästä, jos työaikaa on kirjattu paperille tai Exceliin, josta täytyy takautuvasti laskea neljän kuukauden jaksolta työaikakirjaukset ja jakaa yhteenlaskettu määrä jakson työviikoilla, josta saadaan tulokseksi jokin desimaaliluku, jota verrataan viikoittaiseen enimmäistyömäärän raja-arvoon. Poissaolojen, liukumasaldojen ja projektituntien seuranta yhdessä paikassa on myös kovin työlästä, jos eri henkilöiden työaikaa kerätään paperilapuilta ja Excelistä omiin Excel-taulukoihin.
Hyvästä työajanseurantajärjestelmästä löytyy puolestaan valmiit raportit niin enimmäistyöajan seurantaan kuin projekteille tehdyistä tunneista ja poissaoloista.
Neptonista on saatavilla valmiit raportit henkilöittäin enimmäistyöajan seurantaan, ylityötunneista, poissaoloista kuin myös projektitunneista. Raportit ovat vietävissä myös Excel-taulukkoon tai tulostettavaan PDF-muotoon, jolloin niitä voidaan toimittaa tarvittaessa eteenpäin esimerkiksi työsuojelutarkastajalle, sairauslomista Kelaan tai projektituntien laskutusta ja seurantaa varten eteenpäin muille tahoille.
Liittymät
Nykyaikainen työajanseurantajärjestelmä mahdollistaa myös liittymät muihin ohjelmiin. Työaika- ja palkkakirjanpito pidetään erillään, mutta nykyaikaisista työajanseurantajärjestelmistä saadaan otettua valmis raportti tulkitusta työajasta palkanlaskentaa varten. Järjestelmästä voidaan rakentaa myös sähköisiä liittymiä. Jos esimerkiksi työsuhdetietoja ylläpidetään isommassa HR-ohjelmassa, voidaan liittymillä tuoda työsuhdetietoja työajanseurantaan ajastetusti. Tieto laskutettavista tunneista saadaan myös taloushallintoon.
Neptonista saadaan tulkittu työaika suoraan palkanlaskentaan joko raporttitietona tai siirrettyä suoraan ohjelmaan liittymän avulla. Esimerkiksi kuukausi- ja tuntipalkkoja varten voidaan tehdä omat liittymäsäännöt. Myös isommista HR-ohjelmista voidaan tuoda henkilöstön tiedot Neptoniin, jottei niitä tarvitse ylläpitää ja päivittää monessa eri paikassa. Projektille kirjatut tunnit voidaan myös eritellä omaan aineistoon.
Kun käytössä on nykyaikainen pilvipalveluna toimiva työajanseurantajärjestelmä, kaikki hoituu saumattomasti työajan kirjauksesta työajan tulkintaan, enimmäistyöajan laskentaan, projektituntien seurantaan sekä aina palkka- ja taloushallintoon saakka. Tällöin niin työajan kuin projektituntien seuranta ja laskenta on vaivatonta, kun järjestelmä tekee tulkintaa taustalla ja virheiden määrä pienenee. Vältyt useilta manuaalisilta työvaiheilta! Tieto on myös avoimesti kaikkien osapuolien nähtävillä.
Nepton työajanseuranta yhdistykselle
Nepton työajanseuranta on täysin toimialariippumaton. Neptonilla on useita tyytyväisiä käyttäjiä erilaisissa ja eri kokoisissa yhdistyksissä.
Vuosien saatossa yhdistystoiminnan erilaiset tarpeet ovat tulleet tutuiksi, joihin Nepton monipuolisena työajanseurantajärjestelmänä pystyy vastaamaan siihen rakennettavien TES- ja paikallisten tulkintojensa ansioista. Työajan tulkintaa voidaan myös yhdistyksen sisällä rakentaa eri työaikaryhmien tarpeiden mukaan.
Työntekijä kirjaa työaikansa mobiilissa, tietokoneella tai päätteellä, järjestelmä tulkitsee työajan reaaliaikaisesti, jolloin sekä työntekijä itse että esimies näkee henkilön liukumasaldon, mahdolliset ylityöt ja työaikaan kuuluvat lisät. Esimies voi tarvittaessa kätevästi hyväksyä tunnit ennen niiden lähettämistä palkanlaskijalle, joka saa jo valmiiksi tulkitun työajan käsiinsä tai suoraan syötettynä palkkaohjelmaan.
Neptonin monipuoliset raportit mahdollistavat niin enimmäistyöajan seurannan omalla raportillaan kuin projekteille kohdistettujen tuntien seurannan henkilö- ja projektitasolla sekä poissaolojen raportoinnin.
Neptonissa saadaan työajan tulkinnassa eriteltyä niin matka-aika, normaali työ kuin esimerkiksi etätyö ja kaikille eri työaikatyypeille voidaan tarvittaessa tehdä omat määritykset. Neptonissa on mahdollista ottaa käyttöön myös matkalaskuosio. Työajan lisäksi voidaan kirjata myös matka- ja kululaskun tiedot, järjestelmässä on taustalla automaattinen päivärahojen ja kilometrien laskenta ja kaikki kulukorvaukset voidaan ohjata omille palkkalajeilleen ja saada maksuun palkkojen kautta.
Nepton koostuu kolmesta eri osiosta: työaika, HR ja vuorosuunnittelu
Työajanseuranta: helppo työajan kirjaaminen ja kohdentaminen projekteille, työajan tulkinta tapahtuu taustalla automaattisesti. Monipuolinen raportointi, matkalaskuominaisuus ja liittymämahdollisuudet.
HR: perustason käyttäjätietojen ylläpito, tarvittaessa laajennettavissa. Roolituksilla otetaan kantaa käyttöoikeuksiin.
Vuorosuunnittelu: voidaan ottaa käyttöön vain tietylle työaikaryhmälle tai koko työyhteisölle, suunnitelma ja toteuma selkeästi eroteltuna.
Miten toimia?
Haluatko yleisesti lisätietoa työajanseurannasta?
- Tutustu työaikalakiin
- Lue lisää: Miksi työajanseurantaa ei kannata järjestää excelissä?
- Katso videotallenne: Miten yhdistyksen työajanseuranta tulisi järjestää?
Haluatko kokeilla Neptonia?
Haluatko kysyä lisää asiantuntijalta?
Takaisin blogiin
Sovellusasiantuntija, asiakkaiden ja tiimin kanssa yhteistyössä tehden. Mukana niin ohjelmistoesittelyissä, käyttöönotoissa kuin myös asiakaspalvelun tuessa. Erilaiset palkka- ja työajanseurannan ratkaisut ovat tulleet tutuksi asiakkaiden tarpeita ja toiveita kartoittaen. Innokas oppimaan uutta ja aina valmis uusiin seikkailuihin niin työssä kuin vapaa-ajalla. Vapaa-aika kuluukin erilaisten liikunnallisten harrastusten parissa, koiran kanssa touhuten, mökkeillen ja maailmalla matkustellen.
