Miksi työajanseurantaa ei pidä tehdä Excelissä?

Laki määrittää työnajanseurannan pakolliseksi kaikille, mutta se ei ole vain velvollisuus, vaan myös jokaisen oikeus. Hyvin hoidettu työajanseuranta lisää työn läpinäkyvyyttä, tasavertaisuutta ja oikeudenmukaisuutta sekä vaikuttaa parhaimmillaan myös työn tehokkuuteen ja kannattavuuteen.

Työajanseurantaan on erilaisia tapoja. Excel on yksi vaihtoehto, mutta ei välttämättä se vaivattomin, tietoturvallisin ja kannattavin tapa. Monia työvaiheita voidaan yksinkertaistaa ja helpottaa nykyaikaisilla työajanseurantajärjestelmillä. Kun erilliset työvaiheet jäävät pois, myös virheiden määrä vähenee. Kaikki tieto säilyy yhdessä paikassa GDPR:n mukaisesti, ja tulkitusta työajasta saadaan valmiita raportteja esimerkiksi enimmäistyöajan seurantaan tai poissaolojen, ylitöiden ja projektien osalta. Katsotaanpa hiukan tarkemmin.

1) Reaaliaikaisuus ja oikeudenmukaisuus

Olipa työ sitten liikkuvaa, etätyötä tai työpisteellä tehtävää, nykyaikaisella työajanseurantajärjestelmällä kirjaaminen onnistuu reaaliajassa paikasta riippumatta.

Entäpä jos ehdit jo sulkea työkoneen? Ei hätää! Voit tehdä työaikakirjauksen yhdellä klikkauksella myös mobiilisti, oli käytössäsi sitten työpuhelin tai oma kännykkä.

Joissain työpaikoilla taas digitaalinen työaikapääte saattaa olla toimiva ratkaisu. Jos jokainen kirjaa työaikansa täysin reaaliaikaisesti, lisää tämä tasa-arvoisuutta ja oikeudenmukaisuutta, kun työajat kirjataan sen mukaan, miten työtä on oikeasti tehty.

Lisäksi esimiehellä kuin työntekijällä itsellään on aina ajantasainen tieto saatavilla esimerkiksi liukumatunneista ja ylitöistä. Seuranta on helppoa niin yksilön tasolla kuin kokonaiskuvan tarkasteluun esimiehen tasolta. Työntekijän itsensä johtamisen taidot kasvavat, kun hän voi seurata omaa työaikatulkintaansa ja näin ollen pohtia, mihin työaikaa kuluu ja mistä ylitöitä on kertynyt. Työntekijä ja esimies voivat yhdessä keskustella voitaisiinko joitain työvaiheita tehostaa tai delegoida, jotta työ olisi tehokkaampaa ja työtehtävät jakaantuisivat tasaisesti tiimin kesken.

2) Virheiden mahdollisuus pienenee

Kun työaikaa kirjataan paperilapuille tai Exceliin, tehdään tämä usein silloin kun ehditään. Näin työaikoja tulee helposti kirjattua vähän sinnepäin muistin varassa. Voi myös olla, ettei työajan kirjaamiseen ole yhtenäistä tapaa, vaan jokainen kirjaa omalla tyylillään, mikä hankaloittaa tulkintaa.

Ensin työajat kirjataan työntekijän toimesta, lähetetään joko sähköisesti tai paperilla esimiehen tarkistettavaksi, joka saattaa koota tunnit vielä yhteiseen Exceliin ennen kuin tieto lähetetään palkanlaskentaan. Monien työvaiheiden myötä virhemerkintöjen ja -tulkintojen vaara kasvaa. Tietoa saattaa myös kadota matkan varrella. Kun työtunnit ovat kirjattuna järjestelmään, tieto on tallessa ja kaikkien osapuolten nähtävillä sekä tulkittu tieto työajoista siirtyy palkanlaskentaankin oikein.

3) Ajan säästäminen

Työajankirjaaminen saattaa myös viedä työntekijän aikaa rutkasti, kun esimerkiksi työviikon lopussa henkilö alkaa kirjata viikon työtunteja muistellen, missä ja milloin työtä onkaan tehty. Mahdolliset paperimuistiinpanotkin ovat saattaneet jo hävitä.

Sen sijaan työajan kirjaamisen voisi hoitaa täysin reaaliajassa yhdellä klikkauksella esimerkiksi mobiilissa (lue lisää mobiilikirjausratkaisusta). Lisäksi työn kohdenteen muuttaminen päivän aikana on helppoa ja nopeaa, eikä näiden merkitsemiseen tarvitse varata erikseen aikaa työpäivän päätteeksi.

Esimiehellä tarkistus saattaa viivästyä, jos hän odottelee tuntikirjauksia työntekijöiltään joko paperisena tai sähköisenä, kun taas työajanseurantajärjestelmässä tunnit ovat lähtökohtaisesti aina ajan tasalla ja hän voisi tarkistaa tunnit silloin kun itselle sopii.

Myös palkanlaskija saa valmiiksi tulkitun tiedon suoraan järjestelmästä ajallaan ja aikaa jää paremmin valmistella palkat oikein maksuun. Kun kirjaaminen on helppoa ja vaivatonta, siitä tulee myös kaikkia osapuolia palveleva rutiini.

4) Automaattinen tulkinta

Excel-taulukko työkaluna tuo jo vähän helpotusta työaikojen, saldotuntien ja ylitöiden laskentaan. Mutta entäpä jos tämä kaikki hoituisi taustalla ihan itsessään?

Nykyaikaiseen työajanseurantajärjestelmään voidaan rakentaa monipuolisesti erilaisia TES-tulkintoja ja paikallisia sopimuksia, jolloin ohjelma laskee kaiken automaattisesti. Esimiehen tarvitsee vain tarkistaa ja hyväksyä tunnit. Valmiiksi tulkittu tieto on myös palkanlaskijan saatavilla, jolloin sekä manuaalisen työn määrä että virheiden mahdollisuus pienenevät, ja työntekijä saa palkan oikein tililleen.

Tarvittaessa työaikaa voidaan kirjata myös projekteille ja kustannuspaikoille, joista saadaan siirrettyä tietoa myös taloushallintoon ja laskutukseen integraatioiden avulla. Näin koko prosessi hoituu suoraviivaisesti.

5) Raportointi

Excelissä voidaan tehdä omia kaavioita ja raportointeja kootuista työajoista. Tämä vaatii kuitenkin aikaa ja perehtyneisyyttä, mitä taas toisaalta voi hektisestä arjesta olla haastavaa löytää.

Työajanseurantajärjestelmästä on näppärästi saatavilla valmiit raportit niin ylitöistä kuin liukumista. Uuden lain velvoittama enimmäistyöajan seuranta onnistuu myös helposti valmiilta raportilta. Raportoinnilla voidaan seurata lisäksi poissaoloja. Valmiit raportit saadaan suoraan järjestelmästä esimerkiksi sairauslomista Kelaa varten.

Mikäli yrityksessänne työaikaa kirjataan projekteille tai kustannuspaikoille, voidaan näistä ottaa myös omaa raportointia. Näin voidaan seurata, kuinka paljon projekti on vienyt työtunteja, onko projektille kirjattu ylitöitä ja paljonko asiakkaalle on tehty laskutettavia työtunteja. Aikaa ei mene turhaan raporttien ja työaikojen kokoamiseen. Halutessasi voit kuitenkin viedä valmiita raportteja myös Excel-tiedostoon ja tehdä niistä omia kaaviota.

6) Tieto säilyy GDPR mukaisesti

Excelissä tieto ei välttämättä säily ja liiku tietoturvallisesti, kun taas pilvipalvelussa kaikki tieto säilyy GDPR:n mukaisesti tallessa vuosienkin päähän. Kaikki raportit sekä työaikakirjaukset ovat edelleen saatavilla esimerkiksi palkanlaskentaan, asiakkaille, työn johdolle, työsuojeluvaltuutetulle, työntekijälle itselleen. Enää ei tarvita paperimappeja tai tietokoneen omia tiedostoja/sähköposteja, jonne tieto saattaa hukkua ja poistua. Työajanseurantajärjestelmässä voidaan myös roolituksien kautta ottaa kantaa, mitä tietoja kukin pääsee tarkastelemaan.

Kiinnostuitko? Lue lisää blogeista:

• Nykyaikainen mobiiliratkaisu työajanseurantaan

• Nykyaikainen työajanseurantajärjestelmä arkea helpottamaan

• Toimiva työajanseuranta tiedolla johtamisen ja työkykyjohtamisen tukena

Tutustu nykyaiksieen ja kotimaiseen työnajanseurantajärjestelmään Neptoniin

Haluatko lisätietoa aiheesta? Lataa maksuton opas toimivaan työajanhallintaan.

Lisäapua

Asiantuntijoihimme voit olla yhteydessä matalalla kynnyksellä.